Кадровое делопроизводство: как избежать споров и штрафов

Что такое бюрократия? Прежде всего это следование определенным правилам, а в кадровом делопроизводстве это следование Трудовому законодательству.

Первоначально термин «бюрократия» не имел негативного оттенка. Он был введён в XVIII веке французским экономистом Гурнэ, который использовал его для обозначения исполнительной власти. В науку он вошёл в XIX веке благодаря немецкому историку, социологу и экономисту Веберу.

Под этим термином Вебер подразумевал:

- Жёсткую организацию властных структур.

- Правила и предписания, которые позволяют работать рационально.

- Эффективный инструмент управления обществом.

Сегодня социологи высказывают мнение о том, что основным минусом бюрократии является факт превращения средств в цель деятельности. В результате, жёсткая иерархия, строгая дисциплина и исполнение инструкций без осмысливания конкретной ситуации становятся тормозом на пути рациональной деятельности.

Читайте также: Что российским HR стоит позаимствовать у японских коллег

Но на практике строгое следование определенным правилам дает возможность чётко обозначить права и обязанности сторон трудового договора, что дает возможность избежать споров в суде. А при помощи правильно оформленных документов предприятие может доказать свою правоту и избежать выплат.

Строгое следование трудовому законодательству при оформлении документации о трудовой деятельности работника является социально значимым.

Для примера - расчёт трудового и страхового стажа (для получения льгот или выхода на пенсию). Данный расчет производится на основании записей в трудовой книжке. И если записи будут оформлены с ошибками или нарушениями, будущему пенсионеру придется восстанавливать данные о своей трудовой деятельности, или, в случае закрытия компании, собирать данные по архивам.

Для организации действующее законодательство строго регламентирует ведение кадровой документации. Нарушения правил ведения караются штрафными санкциями.

В кадровом делопроизводстве присутствует большое количество документов, которые должны обязательно храниться на бумажном носителе.  Работники всегда очень удивляются зачем подписываются документы в таком количестве.

1. При трудоустройстве с работником обязательно нужно:

• подписать соглашение о неразглашении персональных данных;
• под роспись ознакомить с локально-нормативными актами;
• заключить трудовой договор и подписать приказ о приеме на работу.

Все это документы на бумажном носителе, которые должны храниться и в компании, и у работника согласно трудовому законодательству

Основанием для трудовых отношений является трудовой договор.

Если работник допущен к работе уполномоченным лицом, договор считается заключенным. Оформить трудовой договор и приказ о приеме на работу работодатель обязан не позднее трех рабочих дней.

Ситуация : Работник допущен к работе неуполномоченным лицом, отработал некоторое время, но трудовой договор с ним не был заключен, запись в трудовую книжку не внесена, зарплата не выплачена. При обращении в суд гражданин получил отказ в удовлетворении требований.

Что было сделано неправильно?

Трудовой кодекс Российской Федерации, гласит, что трудовые отношения возникают на основании заключения трудового договора или фактического допущения к работе уполномоченным лицом (статья 16 ТК РФ). Работодатель обязан ознакомить работника с локально-нормативными актами и правилами трудового распорядка до подписания договора (статья 68 ТК РФ). Подписать с будущем работником соглашение о неразглашении персональных данных и ознакомить с приказом о приеме на работу под роспись.

Трудовой договор между истцом и ответчиком не заключался, приказ о приёме на работу руководителем организации не издавался, с локальными актами истец под роспись не знакомился. Фактический допуск к работе осуществлён не уполномоченным на то лицом, в то время как работодатель подобных распоряжений не давал. Гражданин лишь периодически приходил в организацию, знакомился с её работой и наблюдал, как работает персонал.

Подтвердить выполнение трудовых обязанностей истец документально не смог. Поэтому его требования об установлении трудовых отношений и взыскании заработной платы являются необоснованными.

2. Оформление отпуска.

Немаловажный момент при трудовой деятельности — отдых работников.

Каждому сотруднику гарантирован ежегодный оплачиваемый отпуск. И если компания большая, спланировать работу поможет заранее составленный график отпусков. Данный документ обязателен к исполнению как работодателем, так и работником.  График отпусков составляется так, чтобы в течение года не было провалов в производстве, и работники могли полноценно отдохнуть.

Обратимся к законодательству:

Согласно ч. 2 ст. 123 ТК РФ, график отпусков – это документ, определяющий порядок предоставления отпусков. В нем отражаются сведения о времени распределения оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника

Пример : За консультацией обратилась сотрудница.

Вопрос : Скажите пожалуйста, как мне перенести ежегодный оплачиваемый трудовой отпуск, если по графику он в июле, а мне надо в мае?

Перенос отпуска возможен только в случаях, определенных трудовым законодательством. В иных случаях отпуск может быть перенесен только по согласованию с работодателем. Работодатель может быть не согласен с переносом отпуска, поскольку есть вероятность сбоя в производстве.

Объяснение : Если работника не устраивает время отпуска, установленное в графике, он может просить работодателя изменить даты отдыха. Для этого работник должен написать заявление о предоставлении ему отпуска в даты, отличные от тех, которые внесены в график отпусков. В этом случае предоставление отпуска является правом, а не обязанностью работодателя.

Судебная практика: Как указал Санкт-Петербургский городской суд в определении от 13.09.2010 N 33-12647/2010, волеизъявление работника, направленное на получение отпуска вне утвержденного графика, не порождает у работодателя обязанности предоставить такой отпуск. А работник, оставивший работу до получения согласия уполномоченного представителя работодателя и до издания приказа об отпуске, может быть привлечен к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения за прогул.

Вывод : Если работник решит перенести свой отпуск, работодатель всегда сможет ему отказать, сославшись как раз на то, что график обязателен не только для компании, но и для работника. Но это правило может сыграть и против компании, если, например, завершение важного проекта совпадет с началом отпуска работника.

Ведение кадрового учета связано с оформлением большого количества документов, поэтому сотрудники, ответственные за его ведение, должны быть точными и соблюдать законодательство.

Все кадровые документы должны быть зарегистрированы: приказы, договоры, дополнительные соглашения к ним, трудовые книжки, уведомления сотрудников, личные дела, справки о работе. Есть возможность не регистрировать заявления, хотя по требованию сотрудника регистрируют и их.

Что можно использовать для регистрации

Это могут быть бумажные или электронные журналы. Но если выбирается электронный учет, нужно защитить его от несанкционированной корректировки присваиваемых номеров. Это поможет в доказательстве последовательности записей.

Смотрите также: Почему сотрудники Kelly Services больше не уходят к конкурентам

На данный момент бумажные журналы более распространены в компаниях, т.к. они более защищены от изменений «задним числом».

Пока законодательно не введен электронный кадровый документооборот достоинства бюрократии в отношении к составлению и ведению кадровых документов неоспоримы.

Они заключаются в четкости, постоянстве, унифицированности, уверенности в предотвращении конфликтов. Что ведет к защите прав и работника, и работодателя.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна