Точность - вежливость королей

Пунктуальность во встречах, соблюдении договоренностей, выдерживании сроков – маркер сегодняшнего бизнес-времени. Это проявление ответственности и уважения. К себе и другим. Как говорится, точность – вежливость королей.

Давайте рассмотрим последствия некоторых неточностей в HR-работе и обсудим, что с этим делать.

При подборе персонала мы часто встречаемся с непунктуальностью соискателей - опаздывают, приходят раньше (да-да, это тоже непунктуальность), переносят встречу бесконечное число раз или не приходят вовсе. Все это показатель отношения соискателя к процедуре поиска работы, к предстоящим  переговорам,  к потенциальному работодателю.

Как с этим быть? Все зависит от контекста. Если соискатель заранее предупредил вас об опоздании или невозможности присутствия – это нормальный деловой формат. Если это происходит «молча», то целесообразно занести соискателя в blacklist и не рассматривать больше его кандидатуру.

Читайте также: Запах булочек с корицей, или 4 метода борьбы с опозданиями

Непунктуальность может демонстрировать и рекрутер . Например, на этапе просмотра откликов соискателей. Один из ведущих job-порталов ввел понятие «индекс вежливости» - сводный показатель, включающий в себя процент просмотренных откликов на вакансии и скорость ответов рекрутера на них. Высокий «индекс вежливости» говорит о внимательном отношении компании-работодателя к потенциальным сотрудникам, что повышает доверие соискателей.

Этот же принцип работает и при предоставлении обратной связи по результатам интервью. Соискателю крайне важно получить ответ – положительный или отрицательный, чтобы понимать, куда двигаться дальше, на какие предложения ориентироваться. Автоматизация процесса – рекрутеру в помощь.

Есть еще один временной интервал, на котором происходят сбои, - период ожидания выхода нового сотрудника на работу. Например, соискатель получил job offer и должен отработать положенные по законодательству 2 недели или завершить текущий проект. В день выхода на работу он сообщает вам (нужное подчеркнуть): изменились планы, нашел другую работу, возникли семейные обстоятельства, остался на прежнем месте, т.к. сделали предложение, от которого невозможно отказаться и т.п.

Такое поведение говорит о несоблюдении договоренностей, неготовности принимать взвешенные решения и нести за них ответственность, о непонимании последствий своих действий как для работодателя (упущенное время для поиска нового специалиста), так и для соискателя (реноме испорчено - информация в профессиональном сообществе распространяется быстро).

Принятие решения по результатам прохождения испытательного срока также требует своевременности. Как правило, в компании ведется учет таких сотрудников, фиксируются договоренности на период испытания, обсуждаются критерии и процедура оценки успешности его прохождения. Подразделение по управлению персоналом должно держать этот процесс на контроле: заранее информировать руководителей профильных отделов о грядущих сроках принятия решения, предлагать инструменты для фиксации результатов испытания, инициировать процедуру обмена обратной связью между новым сотрудником и лицом, принимающим решение. На практике руководитель зачастую откладывает принятие решения как важную, но несрочную задачу.

При этом в первые месяцы он не говорит с новым специалистом о своей удовлетворенности/неудовлетворенности его работой. В итоге сотрудник находится в ситуации неопределенности, начинает нервничать, не понимает: все хорошо или ему нужно искать новую работу. Поэтому крайне важно находиться на связи с новым специалистом и корректировать его работу с первого рабочего дня, не дожидаясь окончания испытательного срока. А при понимании, что что-то пошло не так, не тянуть с принятием решения.

Опоздания на деловые встречи и мероприятия – еще один бич нашего времени. Систематические опоздания говорят о неумении планировать свое рабочее  время и на деле имеют весомые последствия. Например, для оптимизации обучения руководителей вместо стандартного дня  тренинг проводится в 4-часовом формате, чтобы минимально отрывать участников от производственного процесса.

По сути, перед тренером стоит непростая задача - уложить материал 8-часовой программы в половину этого времени без потери эффективности обучения. И если часть группы регулярно опаздывает, то на реальную работу остается совсем ничего. И еще один важный момент: если руководитель сам не пунктуален, какой пример он подает своим подчиненным? Помимо тренинга по time management, здесь нужно серьезное осознание ответственности, которую на руководителя возлагает его должность.

Другой пример неточности – выход за временные рамки при проведении совещаний, планерок, встреч проектных групп. Эти мероприятия крайне важны для постановки задач, промежуточного контроля результатов, разбора сложных нестандартных ситуаций, обмена обратной связью. Их необходимо проводить на регулярной основе – ежедневно, раз в неделю, раз в месяц и даже раз в год (если речь о подведении итогов года).

Каждое мероприятие должно быть строго регламентировано по времени, повестке, формату проведения: четко, по делу, в продуктивном ключе. На практике совещания превращаются в многочасовые встречи, где обсуждаются точечные вопросы, не касающиеся всех участников процесса, или вопросы, решение которых невозможно в данном формате. В целом участники начинают воспринимать такие мероприятия в негативном ключе, как лишнюю трату времени – самого дорогого сейчас ресурса.

Еще один пример – несоблюдение трудовой дисциплины . Внедряя дисциплину в компанию, важно помнить, ради чего это делается. Подход «дисциплина ради дисциплины» предполагает использование этой техники как инструмента для устрашения и наказания. Штрафы за опоздания на работу, перерывы строго по расписанию, объяснительные записки по каждому отклонению от правил, депремирование за несоблюдение дресс-кода и т.п. Создается атмосфера постоянного напряжения, инициатива подавляется, сотрудники испытывают стресс, начинают отслеживать друг друга.

В такой обстановке ждать от коллектива творческого подхода, созидательных проектов и сотрудничества не приходится. Мы получаем четко работающий механизм, выполняющий поставленные задачи только в рамках обязанностей, прописанных в должностной инструкции, и… строго до 18.00. «Шаг вправо, шаг влево – расстрел».

Подход «дисциплина как проявление ответственности» - это переход на качественно новый уровень взаимодействия с коллективом. Каждому сотруднику предоставляется большая квота доверия и к ней негласно прилагается высокий уровень ответственности за результат. Здесь вопрос дисциплины не уходит на второй план, просто регуляторами ее соблюдения выступают не внешние, а внутренние факторы. Умение четко спланировать свою работу, распределить ресурсы, придерживаться согласованных сроков, мобилизоваться в случае необходимости – за все это отвечает сам специалист.

Смотрите также: Global Renumeration Professional: драйв, учеба и работа

Точность - вежливость королей, но обязанность для их подданных - так звучит полная версия фразеологемы, которой озаглавлена статья. То есть король вовсе не обязан быть точным, строго придерживаться распорядка дня, соблюдать часы приема; его точность - это только любезность, знак внимания к кому-то, а отнюдь не обязательный атрибут королевского статуса. Так было во времена Людовика XVIII. В наше время важно помнить: точность начинается с себя. Особенно это справедливо для руководителей и HR-специалистов, на которых ориентируются сотрудники, выбирая корпоративную модель поведения.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна