Планы на 2021: ставим цели в условиях неопределенности

2020 год был совсем непростым, но 2021 ожидается не проще. В прошлом году все случилось неожиданно: пандемия, переход на удаленку, отмена отпусков в привычном виде. Много что пошло не так, как планировалось.

Все мы действовали в условиях неопределенности и необходимости экстренно принимать решения. Как известно, в таких случаях мобилизуются скрытые резервы. Но что делать, когда скрытые резервы исчерпаны в прошлом году, а условия неопределенности остались?

Читайте также: 5 правил успеха при реализации крупных проектов

Поговорим о том, как ставить цели на не менее сложный 2021 год.

Расставляйте основные точки

Первое, на что я рекомендую обратить внимание при годовом планировании, – это основные события года. Каким бы ни был год, вне зависимости от бюджета, удаленности сотрудников и прочих моментов неопределенностей, есть события, которые точно случатся .

Например, для компании «Рексофт» и меня лично как сотрудника, отвечающего за развитие персонала и командообразование, это:

• Опросы удовлетворенности сотрудников – мы проводим их дважды в год, в апреле и октябре.
• Вводные курсы для новых сотрудников – ежемесячно.
• Гендерные праздники – февраль и март.
• День рождения компании – конец весны.
• День программиста и тестировщика – сентябрь.
• Новый год.

Может измениться бюджет, отмениться обучение, могут появиться новые вводные, но эти мероприятия обязательно произойдут. В прошлом году мы вынуждены были отменить день рождения «Рексофт», и это произошло только потому, что традиционно мы его празднуем в мае, и тогда еще была надежда на то, что ближе к осени праздник можно будет провести офлайн. Не получилось. Зато в сентябре мы поняли, что не имеем права лишить программистов и тестировщиков (а их больше 70% от общей численности персонала) их профессионального праздника, и провели его онлайн. То же произошло и с Новым годом.

Кроме того, опросов удовлетворенности в прошлом году стало в два раза больше – мы поняли, что этот ценный инструмент незаменим для того, чтобы понять общие настроения в команде, а также оценить наши сильные стороны и области для развития. К слову, в нашем случае опрос не требует дополнительного бюджета. И именно в прошлом году мы решили, что нужно проводить его каждые полгода, а не ежегодно, как было раньше. Причины такого решения, я поясню ниже на конкретных примерах.

Расставляйте приоритеты

Что делать, за что хвататься? Задач и идей много, но с чего начать?

Матрица Эйзенхауэра – отличный инструмент, помогающий расставить приоритеты. При планировании года важно помнить, что есть обязательные задачи (важные), а есть те, которые только кажутся обязательными.

Например, вам нужно срочно провести неформальный клуб по интересам – потому что каждый год вы проводите его именно в феврале. Сроки поджимают, начинается суета, кажется, что все в огне.

По факту же  – перенос мероприятия на март практически не повлияет на корпоративную культуру, особенно если вы не забудете предупредить о переносе всех заинтересованных лиц.

При грамотном использовании матрицы Эйзенхауэра задачи из окна «Важное и срочное» могут частично перейти в окно «Важное и несрочное». То есть уйдет суета и останется время для планирования – такой позитивный замкнутый круг.

Обсуждайте бюджет

Очень трудно планировать, когда бюджета почти нет или он не известен. Но существуют и такие активности, которые не требуют финансовых вложений.

Опрос удовлетворенности – отличная отправная точка для планирования. Часто сотрудники пишут, что им не хватает каких-то совершенно простых и не затратных вещей. Например, по результатам одного из прошлогодних опросов мы поняли, что сотрудникам не хватает информации о том, как мы развиваем людей (а мы это делаем достаточно осознанно и много – поэтому, надо сказать, что очень удивились результатам опроса).

В итоге, мы создали рабочую группу под названием «Обмен знаниями» и стали больше внимания уделять информированию и коммуникациям по этой теме.

Итоги следующего опроса показали, что ситуация изменилась в лучшую сторону. Впрочем, не буду голословной – посмотрите сами на нашу статистику.

Конечно, наличие активностей, которые не требуют затрат, не говорит о том, что бюджет не нужен совсем. Как ни крути, а построить сильную корпоративную культуру совсем без вложений невозможно. Но в условиях неопределенности, на мой взгляд, бюджет выглядит не всегда конкретно, и это, пожалуй, правильно.

Я бы рекомендовала закладывать статьи расходов «на обучение»,«на корпоративную культуру», «на развитие HR-бренда». А уже конкретику и детали прописывать ежеквартально. Потому что, например, на данный момент «Рексофт» почти в полном составе находится на удаленке – пока официально до конца февраля. И сказать точно, будем ли мы в мае и сентябре проводить офлайн мероприятие или онлайн, на данный момент совершенно невозможно. А вот заложить в бюджет необходимую сумму нужно было уже в декабре.

Не забывайте про SMART

Принцип SMART знаком, пожалуй, каждому, кто хоть раз ставил себе цели и планировал. Но, как ни крути, без него в планировании сложно. Даже в условиях неопределенности стоит проверять себя на предмет того, конкретную ли задачу мы ставим, сможем ли через год измерить результат, достижима ли и значима ли та или иная цель.

Не бойтесь быть гибкими

В современном мире гибкость – это один из важнейших навыков. Умение перестроиться и спланировать так, чтобы не зацикливаться на результате, умение поменять вектор в пути – ценнейшая компетенция. Да, это гораздо сложнее и очень подрывает базовую потребность в безопасности. Но это лишь на первый взгляд. На самом деле, если заложить изначально маневр для гибкости, то безопасность потеряна не будет.

Например, в прошлом году это было празднование Нового Года. Еще в январе 2020 мы были абсолютно уверены, что сделаем традиционный банкет с развлекательной программой, в апреле еще надеялись, что самоизоляция закончится , в сентябре уже наделись слабо, но дату 25.12 все-таки попросили наших постоянных поставщиков забронировать за нами. В ноябре стало очевидно, что ни о каком офлайне и речи быть не может.

Было ли нам страшно проводить праздник в онлайн-формате? Конечно, было. Зато теперь мы понимаем, что можем делать крутые мероприятия не только офлайн, но и онлайн. Как показала практика – бюджет мероприятий по факту практически не отличается, отличаются лишь статьи расходов – мы совсем не потратили деньги на питание, зато значительно увеличили призовой фонд, сумев таким образом, одарить большое количество сотрудников. С топ-менеджментом начали обсуждать, что такой вариант возможен уже в сентябре, так что и финансовый, и исполнительный директоры были готовы гибко подойти к вопросу.

Именно поэтому рекомендуем не забывать оставлять место для этих маневров – и в бюджете, и в собственной голове. Иногда второе даже гораздо более важно, потому что, когда мы зацикливаемся на конкретном результате, когда уже нарисовали себе идеальный итог со всеми мельчайшими подробностями, наш мозг с большим трудом принимает другой результат, даже если он в разы лучше изначально запланированного. Так уж мы устроены.

Смотрите также: Век живи – век коучись

У людей, практикующих медитацию, есть правило «Не привязываться к результату». Порой вселенная лучше знает, что нам нужно. И, разумеется, это совсем не значит, что нужно отпустить бразды правления и тихо плыть по течению – это слишком опасно. Это означает лишь, что всегда есть варианты сценариев, даже если на старте вы видите только один из них. И какой из них лучше всего – время покажет. Как говорится «Делай, что должно, и будь, что будет» – на мой взгляд, это самый мудрый девиз для планирования в условиях неопределенности.

Помните про принцип Парето

В продолжении темы плавания по течению вспоминается закон Парето. С пониманием этого закона связано много курьезов. Например, однажды на консультации по профориентации один довольно эрудированный подросток сказал мне: «Если использовать принцип Парето, я вообще могу почти ничего не делать, ну а на 20%-то я уж как-нибудь наработаю».

Пришлось объяснить ему, что хитрость этого правила заключается в том, что когда он работает лишь на 20%, то для него это не 20%, а все 100%. И в итоге он придет к гораздо меньшему результату. Так уж вышло, что для того, чтобы активно заработали те самые 20%, мы все-таки должны приложить усилия на все 100%, пусть даже 80% из них будут не очень успешными. Как относится это правило к теме планирования в условиях неопределенности? Это совет перфекционистам: помните, что даже если у вас что-то не получается или идет не по плану – выдохните и вспомните, что 80 неуспешных попыток приближают вас к результату не меньше, чем 20 успешных.

В заключении хочется сказать следующее: планирование – важная составляющая жизни любого человека. Хотим мы того или нет, мы планируем ежедневно, кто-то осознанно, кто-то не очень. И так уж вышло, что мир и время, в котором мы живем, постоянно меняются, и если говорить о нюансах планирования в условиях неопределенности – то это относится к каждому новому году. И 2021 не так уж сильно отличается от каких-то других.

Поэтому давайте выдохнем, улыбнемся и пойдем получать удовольствие от процесса, всей душой надеясь на позитивный результат.

Фото Unsplash

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна