Спортмастер: Отпуск сотрудника розничной сети. Миссия выполнима

Компания «Спортмастер» автоматизировала систему планирования и контроля отпусков для 14 000 сотрудников розничной сети по всей России.

Кейс «Отпуск сотрудника розничной сети. Миссия выполнима» претендует на победу в номинации Digital Solutions бизнес-премии WOW! HR 2021 .

Проект представляет Дарья Волкова , начальник отдела HR-эффективности Департамента персонала розничной сети Спортмастер Россия.

Читайте также: Платформа hrhelp! — автоматизация офисной рутины

Предпосылки создания проекта

Основные проблемы, с которыми столкнулись:

• Планирование графика отпусков в розничной сети занимало от 3 до 6 месяцев;
• К его разработке и актуализациипривлекалось значительное количество сотрудников разных подразделений, включая управленческий состав;
• Формат Excel не справлялся с большим объемом данных, что приводило к ошибкам и потерям информации.

В результате  сбоя графика, более 50% отпусков приходилось в «коммерческие месяцы». Отсутствовал контроль за неиспользованными днями . Это приводило к нарушению баланса в жизни сотрудников, влияло на их эмоциональное (выгорание, стресс, баланс работы и жизни) и когнитивное здоровье (внимание, память, способность принимать решения).

Суть проекта

Вышеуказанные проблемы можно было преодолеть, достигнув результатов по 4 целям:

1. Создать единое цифровое пространство для работы подразделений, осуществляющих поддержку процесса.

2. Управлять системой отпусков:

• Своевременно планировать отпуска всех сотрудников розничной сети в соответствии с сезонностью;
• Контролировать планирование, расход и накопление отпусков с минимальными отклонениями от графика не более 30%;
• Настроить контроль расхода фонда оплаты труда на отпуска.

3. Снизить трудозатраты HR-подразделений, а также транзакционные издержки всех сотрудников.

4. Повысить эффективность сотрудников розничной сетичерез баланс жизни и работы.

Масштаб – это вся розничная сеть «Спортмастер» в России, а именно 558 магазинов и более 14 000 сотрудников. При таких объемах и поставленных целях подходит только IT-инструмент и слаженная командная работа.

Этапы реализации проекта

Проект занял 4 месяца и был реализован силами команды компании «Спортмастер».

• Необходимо было проанализировать текущую ситуацию, найти слабые места процесса;
• Продумать алгоритм изменений, определиться с IT-возможностями, установить сроки;
• Организовать продвижение изменений и культуры отдыха среди сотрудников розничной сети;
• Разработать и протестировать новую систему;
• Обучить пользователей и организовать поддержку на время внедрения.

Состав команды определился исходя из этапов реализации проекта. В него вошли сотрудники отдела кадров, IT и HR-специалисты, аналитики, тренеры и менеджеры по внутренним коммуникациям.

Преодоление сложностей

Для внедрения новой системы необходимо было уделить особое внимание культуре отдыха и обучению пользования системой.

Для этого мы:

1. Отменили заявления на отпуск;
2. Запустили серию видеороликов (планирование жизни, планирование отпуска, расчет отпускных, куда поехать в отпуск, как подготовиться к отпуску);
3. Разработали подробный отпускной гайд с roadmap по составлению графика  в разных форматах;
4. Организовали поддержку пользователей в онлайн-режиме.

Технические недочеты устраняли в режиме реального времени.

Сотрудники были готовы к нововведениям, проявили искренний интерес и помогли в достижении поставленных целей.

Результаты проекта

Все сотрудники розничной сети запланировали свой отпуск в 2021 году в новой IT-системе. Сюда включены накопленные отпуска за предыдущие периоды в размере 15,28% от общего числа «копилки».

Сбор данных для Графика отпусков занял в 4 раза меньше времени по сравнению с прошлым годом.

За январь и февраль график был соблюден на 75%.

Менее 1% отпусков пришлось на «коммерческие месяцы».

Налажена статистика и аналитика по количеству отгулянных дней отпуска и остатков, а также настроен контроль расходования и планирования фонда оплаты труда в части отпусков по различным параметрам.

Смотрите также: В PERI автоматизировали систему управления персоналом

Трудозатраты HR-сотрудников снизились в 2 раза. В 4 раза уменьшилось время на сбор данных.

По результатам выборочного тестирования баланс работы и жизни вырос на 25% за первые два месяца 2021 года.

В перспективе планируется расширение и масштабирование функционала новой системы.

Также, погрузившись в изучение проблематики в рамках проекта, было принято решение о разработке и реализации полноценной Wellbeing-программы, которая повлияет на благополучие сотрудников (физическое, эмоциональное и когнитивное здоровье, финансовое, социальные взаимоотношения и экология).

Фото «Спортмастер»

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Если в вашей компании были реализованы не менее интересные и эффективные проекты, расскажите о них на конференции WOW!HR 2021 .

{@ tpl tpl="feedback-form.tpl"}