Складские игры «ОлимпПЭК». Масштабный проект для сотрудников и клиентов компании

Складские игры «ОлимпПЭК» вовлекают в азартные состязания тысячи сотрудников и клиентов компании. Участники игр и зрители прямого эфира борются за медали, ценные призы и оказываются на складе – в святая святых ПЭК – где знакомятся с ключевыми операциями производства. На «ОлимпПЭК» в поля выходят директора филиалов, топ-менеджеры и руководство компании. Только такие лидеры – досконально понимающие складские процессы – помогут своим подопечным достичь лучших результатов!

Проект претендует на победу в номинации Play Hard бизнес-премии WOW!HR 2022 .

О реализации проекта рассказывает Жанна Ерёмина , руководитель направления по корпоративной культуре.

Читайте также: Как геймификация учит персонал генерировать идеи

Предпосылки к реализации проекта

Цель проекта – в игровой, соревновательной форме провести обучение сотрудников, определить уровень их профессионализма, развить потенциал. И вывести сплочённость, командный дух и качество совместной работы на новую высоту!

Вот мотивы, побудившие нас задумать и реализовать «ОлимпПЭК».

Каждый человек в нашей компании — от сотрудников склада до директоров и топ-менеджеров — эксперт логистики. Но ведь кто-то должен быть лучшим из лучших?! Мы решили провести масштабное, запоминающееся событие, которое ответит на этот вопрос.

Кроме того, нам хотелось взбодрить и вдохновить нашу многотысячную команду. Устроить классный праздник для сотрудников и клиентов. Однако, благих намерений и яркой концепции для проведения события – недостаточно! И мы добавили в кейс важные бизнес-задачи.

Так родилась окончательная концепция события, в котором есть и игра, и спортивный азарт, и несомненная польза для бизнеса. На момент релиза главную идею мы сформулировали так:

Глобальные изменения в социальной, культурной, экономической жизни и дефицит очных мероприятий в пандемию ставят новые, более сложные задачи перед внутренней системой профобразования сотрудников, внутренней коммуникацией и корпоративной культурой.

В связи с этим сформулированы задачи проекта:

• оценить уровень знаний и поднять уровень профподготовки участников,
• обучить и адаптировать новых сотрудников,
• проанализировать обратную связь по действующей программе обучения,
• мотивировать сотрудников на повышение эффективности рабочих процессов,
• выявить самых активных и профессиональных коллег для принятия кадровых решений,
• познакомить сотрудников всех подразделений с ключевыми процессами склада,
• укрепить HR-бренд и репутацию компании,
• сплотить коллектив.

Команда проекта

Проект был реализован командой HR-департамента вместе с производственными и административными службами ПЭК. Мы ещё раз убедились в том, какие профи нас окружают. Вся команда работала слаженно и со стопроцентной отдачей.

Внешнего подрядчика привлекли только к организации видеотрансляции, церемонии награждения и выпуску сувенирной продукции.

К запуску «ОлимпПЭК» оргкомитет приступил 28 августа 2021 года. Состав HR-команды – 6 человек, производственных подразделений – 7, контролеров и помощников департамента складской логистики – 57, дополнительного персонала – 90 человек.

Проект был направлен на HR- и бизнес-цели компании. Поэтому мы получили максимальную поддержку от всех, к кому обращались за помощью. Основной объем вопросов решался HR-командой и производственными службами.

Р еализация проекта

Рождение и реализация проекта стали для нас большим вызовом. В нём было настоящее творчество и аптекарски точный расчет, драйв и слаженная работа оргкомитета, который несколько недель жил в режиме 24/7. Хотелось предусмотреть всё. Подарить коллегам и клиентам душевный и классный проект.

Фидбэк от участников подтвердил, что мы старались не зря. Фраза: «Кажется, рабочей группе можно поручить и подготовку Олимпийских игр» - наша лучшая награда.

При этом, организационная часть – лишь одна сторона медали. При яркой фактуре не должна была пострадать и «смысловая» часть проекта.

Резкий рост географии ПЭК, появление новых бизнес-юнитов, пополнение команды топ-менеджеров и линейных сотрудников призывали нас найти инструмент быстрого «погружения» и адаптации новичков к производственным процессам. А также транслировать всем сотрудникам культурный ДНК-код компании.

Соревнования и подготовка к «ОлимпПЭК» помогли оценить директоров филиалов и топ-менеджеров, определить актуальный уровень знаний, создать базу для корректировки программ обучения и развития.

Бизнес-задачи мы реализовали с помощью геймификации  –  через состязания и «активное наблюдение» за играми. Командообразование, рутинные операции и процесс обучения мы превратили в игру. В событие, энергия которого будет ещё долго питать участников и зрителей.

На подготовительном этапе мы сформировали категории участников, определили «спортивные» дисциплины (приёмка, выдача, погрузка, разгрузка, изготовление защитной упаковки и поиск груза), разработали систему судейства, подготовили учебные материалы, провели оценку знаний участников.

Для «прогрева аудитории» и вовлечения в проект большего числа сотрудников и зрителей, в структуру «ОлимпПЭК» были интегрировали тематические конкурсы и челленджи.

Подводящие PR-мероприятия начались за месяц до старта события.

Главным «стадионом» складских игр «ОлимпПЭК» стал комплекс «Москва Бутово», где участникам предстояло поработать и головой, и руками. Весь день 9 октября (от рассвета до заката) олимпийцы в составе своих бригад постигали премудрости складских операций и сражались с неподдельным азартом.

В сражении за обработанные «кубометры» (участники имели дело с реальными грузами клиентов) судьи оценивали скорость и качество выполнения операций. А на этапе «решения кейсов», олимпийцам пригодились знания и смекалка.

Онлайн-трансляция «ОлимпПЭК» велась на всю филиальную сеть (206 отделений компании) и внешний мир. На хостинге YouTube за ходом игр наблюдали клиенты ПЭК и зрители из 8 стран мира. Это был настоящий эфирный марафон с новостями, конкурсами, гостями в студии, «битвой болельщиков» и репортажами с места событий.

Сложности в реализации проекта

Мы поставили себе цель –  кроме участников (директоров филиалов и топ-менеджеров), вовлечь в «ОлимпПЭК» тысячи сотрудников в качестве фанатов и зрителей. Для этого разработали PR-кампанию, реализовали множество вовлекающих челленджей и прямой эфир с интерактивом и ценными призами.

Глобальных трудностей при запуске «ОлимпПЭК» не было. Хотя иногда мы жалели, что в наших сутках всего 24 часа. Оргкомитет поставил перед собой высокую планку и сделал всё, чтобы получить на выходе событие, к которому все стремились. Да, в ходе подготовки случались нестыковки, но они воспринимались как часть игры. И помогли прокачать нашу гибкость, умение действовать «от ситуации».

Реакция персонала

Реакция участников, болельщиков и зрителей была максимально теплой и позитивной. Мы увидели, насколько все соскучились по большим событиям, живому общению.

Азарт, высочайшая конкуренция и неподдельные эмоции — главные спутники этого насыщенного дня.

После 12-тичасовой «смены» на ногах, после грандиозного приключения, пережитого плечом к плечу, эмоции ещё долго не отпускали участников. Несмотря на усталость, никому в тот день не удалось «лечь пораньше»! Нашим героям было, что обсудить. Вот несколько отзывов:

«Полгода назад я и представить не мог, что познакомлюсь с терминалом приемки, взгляну на «светофор» под другим углом, пройду пешком 19 км с грузом и окажусь внутри фуры, в деталях понимая, что там происходит».

«Для офисных сотрудников, которым не хватает спорта, можно выпустить «Абонемент на склад» вместо фитнеса! После игр чувствуются 2/3 мышц».

«Сегодня мы вернулись во времена «Братства директоров». Это особенное чувство! Его нельзя посчитать никакими баллами».

Целевая аудитория проекта была широка. Но мы смогли «коснуться» всех, кого изначально планировали.

• Директора филиалов и топ-менеджеры получили глубокое понимание всех складских процессов, которое позволит выдвигать полезные инициативы по улучшению работы склада. Выросло качество взаимодействия между руководителями, филиалами, департаментами и эффективность управления кросс-процессами. Также отметим рост доверия к руководящему составу.
• Линейные сотрудники – участники конкурсов, болельщики, зрители «ОлимпПЭК» – познакомились с основными процессами компании. В ходе эфира узнали о её ключевых проектах, новостях и достижениях. Это повысило вовлеченность сотрудников в корпоративную жизнь, желание лично участвовать в реализации проектов. После игр многие захотели стать «амбассадорами компании», в том числе – для внешней аудитории.
• Клиентам и партнёрам мы транслировали свою открытость. Показали, что за прозрачными и понятными процессами, стоят не абстрактные «люди-функции», а живые, вовлеченные профи! И, конечно, клиенты с интересом наблюдали, как в «святая святых» ПЭК их грузы обрабатывают топ-менеджеры и руководство компании.

Результаты проекта

Мы понимали, что у такого необычного ивента, есть серьёзный потенциал влияния на целый ряд показателей. «ОлимпПЭК» – комплексное решение, которое работает с бизнес- и HR-целями холдинга на нескольких уровнях. Как в момент реализации проекта, так и на этапе подготовки к нем.

Проект повлиял на 3 сферы, где мы наблюдаем значимые сдвиги:

- оценка и аудит внутренней программы обучения,
- погружение персонала в производственные процессы,
- вовлечение сотрудников в корпоративную жизнь компании.

Смотрите также: Развитие сотрудников через геймификацию в Dentsu Aegis Network

В привязке к цифрам и задачам проекта результаты таковы:

• Проведена оценка теоретических и практических знаний/навыков (178 человек прошли обучающие курсы – директора, топ-менеджеры, контролёры игр).
• Тесты успешно завершили 60% участников, ещё 40% получили обратную связь по зонам роста, углубили знания и справились с заданием на 100%.
• Оптимизирован уровень профподготовки участников. В сжатые сроки олимпийцы «загрузили в себя» большой объем знаний и закрепили их на практике (были разработаны новые учебные курсы и тесты в формате геймификации, для новых сотрудников проведены обучение/адаптация/стажировка).
• Получена обратная связь для развития программы обучения (пересмотрен подход к обучению, создана модульная учебная программа, разработана страница на HR-портале с материалами на 3-х языках, скорректированы и направлены в филиалы обучающие программы).
• Повышен уровень организации рабочих процессов (наблюдается рост числа идей сотрудников по линии бережливого производства и улучшения складских операций на 33%).
• Выявлены самые активные и профессиональные участники, приняты кадровые решения (определен кадровый резерв, лидеры игр привлечены к трансляции лучших практик в другие филиалы, оптимизирована оргструктура компании, создан институт региональных директоров).
• Укреплены HR-бренд и репутация компании (через YouTube-трансляцию для 13 000 сотрудников, а также клиентов и партнеров холдинга). Почти 1 500 человек участвовали в интерактивной части эфира, а среди стран-зрителей оказались Россия, Китай, Израиль, Испания, Германия, Казахстан, Таджикистан и Узбекистан.
• Произошло погружение сотрудников в единую культурную среду, которое помогло постичь ДНК-код компании. Через яркое событие в формате ивента коллегам транслированы ценности, миссия и стандарты корпоративной коммуникации (заложена база для большей вовлеченности, лояльности и сплоченности команды).

«ОлимпПЭК» достиг заявленных HR- и бизнес-целей. А в чём-то превзошел ожидания. Проект вдохновил всех участников и зрителей. Сделал нас более крутыми и глубокими профи. Зажег новые звезды! Мы увидели неподдельные эмоции и рождение «братства директоров».

А ещё поняли, что такого сочетания дисциплин, как на «ОлимпПЭК», нет больше нигде. У проекта есть все атрибуты крупных состязаний, включая церемонию открытия и подъема флага, уникальные упражнения и медали, набор очков и судейство... В каком-то смысле мы можем считать лидеров нашего проекта «чемпионами мира по складским играм»!

Благодаря «ОлимпПЭК» мы убедились в огромной силе «общего делания», которое ещё крепче объединило всех, кто и так осознает значение команды.

Фото ООО «Первая экспедиционная компания»

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Если в вашей компании были реализованы не менее интересные и эффективные проекты, расскажите о них на конференции WOW!HR 2022 .