«С любовью, Учи.ру» — программа заботы о сотрудниках на период пандемии и удаленной работы

«С любовью, Учи.ру» — это программа заботы о сотрудниках на период пандемии и удаленной работы. Главная особенность и основное отличие – это комплексный подход и всесторонняя поддержка сразу по нескольким направлениям: рабочие процессы, физическое и психологическое здоровье, личные интересы, обучающая и развлекательная программы.

Проект Учи.ру претендует на победу в номинации Save бизнес-премии WOW!HR 2021 .

Читайте также: Гибкий график работы полезен и для сотрудников, и для бизнеса

О реализации кейса рассказывает менеджер по корпоративной культуре и внутренним коммуникациям Александра Абахтимова.

Предпосылки к созданию проекта

В марте 2020 года из-за пандемии коронавируса мы были вынуждены перейти на удаленный формат, с которым никогда раньше не сталкивались. Рабочие процессы, привычные коммуникации и сами сотрудники не были готовы к работе из дома – это был первый подобный опыт и адаптироваться приходилось очень быстро.

У персонала поднимался уровень стресса:  от неизвестности, от быстро меняющихся условий труда, от большого количества негативных новостей в мире. Необходимо было быстро отреагировать на ситуацию, поддержать персонал, помочь людям принять происходящее, научиться комфортно чувствовать себя на удаленке и быть уверенным в завтрашнем дне.

Мы всегда старались создавать благоприятную экосистему внутри компании, в рамках которой каждый сотрудник чувствует заботу, знает, что его потребности учитываются и у него получается соблюдать баланс работы и жизни.

После перехода на удаленку планировалось сохранить существующие принципы и на их основе создать новую программу, ориентированную на дистанционную работу.

Перед нами стояли следующие задачи:

• создать комфортную среду для работы онлайн,
• снизить уровень стресса сотрудников,
• наладить удаленные коммуникации,
• сделать так, чтобы весь персонал находился в одном информационном поле,
• помочь адаптироваться к новому формату,
• эмоционально поддержать.

Команда проекта

Поскольку мы поставили себе цель создать именно комплексную систему поддержки и затрагивали многие аспекты жизни компании, в проекте участвовали сотрудники из разных направлений HR – менеджер по внутренним коммуникациям, руководитель по работе с персоналом, менеджер отдела C&B и 2 менеджера отдела развития сотрудников. На подготовку точечных проектов, например проведение онлайн-квиза, привлекали подрядчиков.

Суть проекта

Проект состоит из нескольких составляющих, которые направлены на разные сферы интересов сотрудников:

Физическое и психологическое здоровье

• Компенсация больничного до 30 дней в году по полной ставке.
• Онлайн-тренировки по Zoom с профессиональными фитнес- и йога-тренерами.
• Сервис психологической помощи, в котором компания оплачивает 50% от стоимости любых сессий со специалистом.
• Семинар-ликбез про коронавирус.
• Возможность сдать тест на ковид при вероятном контакте с зараженным.
• Многоразовые маски с набором сменных фильтров.
• Доставка готовых наборов питания для заболевших сотрудников.
• Интерактивная соревновательная механика с вопросами о вирусе, чтобы повысить осведомленность и снизить уровень стресса.

Рабочие процессы

• Курс на корпоративном портале, который помогал адаптироваться в новых условиях и включал в себя статьи по организации удаленного рабочего места.
• Серия подкастов с топ-менеджерами компании, чтобы находиться всем в одном информационном поле и понимать, что происходит в компании.
• АМА-сессия с генеральным директором.
• Новые инструменты коммуникации: email-рассылка, zoom, новый корпоративный портал, slack enterprise.

Личные интересы

• Регулярная email-рассылка, в рамках которой делились вариантами досуга на изоляции, кулинарными рецептами, полезными приложениями для спорта, книгами, тематическими фильмами, корпоративными скидками на доставку еды и так далее.
• Благодарственные почтовые письма близким родственникам сотрудников.
• Творческие, кибер-спортивные и командные активации для сотрудников.

Обучающая и развлекательная программы

• Большое количество онлайн-мероприятий, чтобы разнообразить досуг сотрудников и дать им возможность пообщаться в период, когда личных контактов так не хватает (квизы, путешествия в другие страны, конкурсы с призами, детективные игры).
• Новая программа адаптации для новых сотрудников.
• Образовательные митапы по развитию софт и хард скиллов,встречи с интересными людьми.
• Индивидуальные планы развития и квоты на внешнее обучение.

Реализация

Основной этап внедрения пришелся на март-апрель 2020 года. Первым делом мы направили все силы на блок «рабочие процессы», чтобы в кратчайшие сроки помочь сотрудникам адаптироваться к новым условиям. Все курсы на портале и АМА-сессию мы подготовили в первые несколько дней удаленной работы.

Начали искать способы снизить уровень стресса и в первые дни подготовили статьи и email-рассылки с информацией о вирусе, советами для безопасности. В первый месяц добавили на портал игровую соревновательную механику – викторину с вопросами о вирусе.

Запустили параллельно email-рассылку с полезным развлекательным контентом, чтобы отвлечь от негативных мыслей и показать, что жизнь полна возможностей. В этот же период стартовали спортивные тренировки по zoom и сервис психологической помощи.

Дальше проект продолжал развиваться и в течение всего года в него добавляли новые и новые события, чтобы поддержать сотрудников и напомнить, что компания рядом и всегда готова помочь.

Независимо от диагноза до 30 больничных дней в году оплачивается компанией по полной ставке, чтобы у сотрудников не возникло финансовых трудностей. Заболевшим коронавирусом компания отправляет наборы еды на неделю, чтобы сотрудники тратили время на восстановление, а не на готовку.

Трудности и решения

Основная сложность была в отсутствии привычных методов общения и выборе формата для удаленных коммуникаций.

Корпоративный мессенджер.

Проблема – многие сотрудники отключали оповещения во всех общих чатах, чтобы не отвлекаться на постоянные сообщения. И анонсы в этих чатах быстро терялись.

Решение:

• добавили новый инструмент внутренних коммуникаций – корпоративную email-рассылку. Отправляли полезный и интересный контент, чтобы «приучить» сотрудников открывать письма.
• внедрили тако-бота, с помощью которого сотрудники могли публично благодарить коллег в общем чате. По итогам недельного рейтинга тем, кто получил больше всех благодарностей, отправляли настоящий тако.
• проводили фотоконкурсы, голосования, и отправляли реальные призы победителям.

Интранет – как раз перед пандемией мы создали новый корпоративный портал, но у многих сотрудников еще не было привычки туда заходить, поэтому новости тоже пропускались.

Решение:

• анонсировали обновления на портале и почте, составляя дайджест.
• внедрили в интранете несколько игровых соревновательных механик, чтобы у сотрудников была мотивация заходить на портал.
• запустили новые рубрики, например подкаст с топами, чтобы информировать коллег о том, что происходить в разных направлениях компании.

В итоге повысили активность во всех ресурсах и увеличили количество просмотров всех статей на портале. Открываемость электронных писем была почти 100%.

Смотрите также: Как корпоративный забег объединил сотрудников MSD по всей стране

Чтобы справиться с отсутствием неформального общения, проводили различные онлайн-программы – квизы, детективные игры, бары, путешествия по разным странам.

Результаты проекта

В итоге нам удалось безболезненно перейти на удаленный формат работы, сохранив эффективность и качество работы.

По результатам исследования об удаленной работе, 90% сотрудников довольны тем, как все выстроено сейчас, и предлагают оставить удаленный или частично удаленный формат на постоянной основе.

Средний уровень удовлетворенности по каждой программе –  9,1 из 10.

Мы регулярно получаем благодарности и позитивные отзывы от сотрудников по разным активностям.

Фото Учи.ру

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Если в вашей компании были реализованы не менее интересные и эффективные проекты, расскажите о них на конференции WOW!HR 2021 .

{@ tpl tpl="feedback-form.tpl"}