5 правил эффективных встреч, которых придерживаются в Coca-Cola HBC Россия

Почему в Coca-Cola HBC Россия стараются не писать электронные письма без надобности и как внедряют культуру упрощения, порталу HR-tv.ru рассказала Ирина Петрова , директор по персоналу Coca-Cola HBC Россия.

Часто крупные компании сталкиваются с некоторым бюрократизмом, замедляющим бизнес-процессы. Например, только в 2016 году наши сотрудники в России отправили 62 миллиона электронных писем, а на коференц-звонках они в среднем проводят 23 000 часов в месяц. Представьте, если мы сократим количество писем всего на 5%, а время встреч – на 10%, то это освободит нам более 3 000 часов в месяц! Это время можно инвестировать в действительно важные дела: развитие сотрудников, работу на рынке. Поэтому мы внедряем культуру упрощения.

В Coca-Cola HBC Россия действует целый комплекс программ, направленных на повышение продуктивности и достижение выдающихся результатов, мы постоянно стараемся высвобождать больше времени для нужной и важной работы. К примеру, стремимся не писать письма, когда можно обойтись без них, не ставить в копию большое количество людей без лишней необходимости. Встречи тоже могут быть «поглотителем времени». Для того чтобы встречи проходили эффективно, мы разработали несколько простых правил. Уверены, они будут полезны и вам.

Читайте также: Почему плюшек и печенек станет меньше: 5 вызовов для HR

1. Начинайте  и заканчивайте встречи вовремя

Время – один из ценнейших ресурсов, которым нужно управлять осознанно и грамотно. Мы стремимся строить свою работу так, чтобы всем было комфортно, и ничье время не тратилось зря. К сожалению, не всегда удается избежать опозданий, и в этом случае обязательный шаг – предупредить об этом коллег.

Если встреча началась позже, чем было запланировано, то мы все равно стараемся  завершить ее в установленное время.

2. Определите список участников, отправьте повестку встречи и материалы для обсуждения заранее

Приглашайте на встречу только тех людей, участие которых действительно необходимо и будет полезным. Если сотрудники хорошо подготовлены, они смогут внести ценный вклад в обсуждение, представить интересные и свежие идеи.

Поэтому у всех участников должны быть не только материалы для подготовки, но и достаточно времени на то, чтобы ознакомиться с ними.

3. Информируйте организаторов о своем участии во встрече

Ответить на приглашение, полученное по электронной почте, – это всего один клик, который серьезно упрощает работу организаторов встречи. Еще на этапе планирования они назначают время, ориентируясь на электронные календари сотрудников, и выбирают время, которое наверняка подойдет большинству.

Кроме того, участники, знающие, кто придет на встречу, а кто нет, смогут лучше подготовиться и рассчитать свои выступления.

4. Планируйте не более двух встреч в день

Как показывает практика, если в день назначено более двух встреч, сложно уделить достаточное время другим делам. Кроме того, мы обычно не назначаем встречи на самое начало и конец рабочего дня.

Читайте также: 8 принципов эффективного совещания

5. Высылайте итоги проведенной встречи участникам

Организаторы встречи в течение двух дней высылают всем участникам итоги, договоренности или распределение зон ответственности, которые были достигнуты по итогам проведенной встречи. Так участники точно будут помнить о своих обязательствах, и спустя время отследить выполнение задач будет проще.

При использовании гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна