Солдафонские методы не помешают: 5 правил аутсорса

Сотрудники на аутсорсе – это прекрасная возможность выполнить большой объем работ и при этом без внушительных финансовых расходов. Принимая решение нанимать удаленных сотрудников, мы, как правило, руководствуемся несколькими общими для всех доводами: сотрудники на аутсорсе не занимают места и готовы выполнять самую разнообразную работу.

Да, действительно, многие процессы выгодно отдавать на исполнение удаленным сотрудникам, особенно временные и эпизодичные задачи, не говоря уже о работе в регионах, где нет офлайн-офиса вообще. В моей практике был опыт эффективной работы с сотрудниками, находящимися в других странах.

Несмотря на очевидную пользу, еще достаточно много работодателей не готовы связываться с удаленными сотрудниками. Обычно это обусловлено отсутствием понимания, как контролировать эффективность такого сотрудника и как минимизировать риски невыполнения работы вообще.

А ведь именно вопрос оценки эффективности удаленного сотрудника и целесообразности расходов на его содержание становится на первый план в принятии решения о наборе удаленных людей.

Я бывала по обе стороны баррикад. Поэтому, набирая впервые сотрудников для удаленной работы, я уже понимала, что я должна делать и как добиться нужной эффективности работы. Опыт показывает, что следование пяти основным правилам работы с удаленными сотрудниками поможет существенно уменьшить количество неприятных и спорных ситуаций и повысить эффективность и удовлетворенность от работ с ними.

Правило №1.Четко сформулировать, за что мы платим

Без этого никак. Отсутствие четких и понятных KPI ведет к потере результата от деятельности, которую ведет сотрудник.

Что делать: полностью описываем, что должен делать сотрудник, какой результат мы ждем от его работы, в каком объеме и с каким качеством. Я разделяю результат, который я хочу получить от работы сотрудника, на необходимые действия, которые надо проделать. Каждому действию выставляю желаемый количественный и качественный показатель.

Делаем "пробные замеры" по объему работы, которую возможно выполнить за отчетный период. Лучше всего делать тесты сразу на нескольких сотрудниках (если такая возможность есть). Если нет, то тестируйте на этапе заданий. Я обычно всем соискателям даю одно и тоже, и смотрю, кто сколько и как сделает.

Ставим количественный KPI, если сотрудник пишет, статьи – то сколько он должен написать. Какая это статья – это полноценная журналистская работа, требующая сбора и анализа информации, уточнения достоверности данных? Или это статья на понятную для всех тему, требующая сбора информации в Интернете. Сколько и каких статей должен писать сотрудник в день/неделю/месяц.

Важно понимать, что как бы хорошо вы ни понимали задачу, которую будет выполнять сотрудник, пока вы не разделите эту задачу на множество составных частей – невозможно будет органично руководить достижением цели.

Читайте также: 6 аргументов за сотрудников без опыта и 5 правил работы с ними

Правило № 2 Оговариваем сроки

Четкость постановки ТЗ включает и четко оговоренные сроки. Никто кроме вас не заинтересован в том, чтобы работа была выполнена в срок в необходимом объеме и с соответствующим качеством.

Алгоритм: Отправляя задание сотруднику – поставьте точное условие: к какому сроку надо предоставить промежуточный вариант работ, а к какому окончательный. Сознательно сокращайте сроки. Если работа предполагает постоянную коммуникацию между разными сотрудниками, то стоит оговорить его рабочие часы и с ним должна быть налажена оперативная связь через мессенджеры, телефон или эл. почту.

В данном случае уместно говорить о самодисциплине, особенно если вознаграждение удаленных сотрудников зависит от объема выполненной работы. Вызвать сотрудника в кабинет и на пальцах объяснить, что надо сделать "сейчас/сегодня", можно только в том случае, если сотрудник работает в офисе. Удаленному сотруднику задачу надо ставить заранее, ведь если есть возможность позвонить сотруднику – это еще не значит, что всегда застанешь его на месте, например, если он вышел за молоком в магазин.

Правило № 3 Контроль – это действие, на которое не жалко времени

Сотрудников, обладающих высокой постоянной самомотивацией, не бывает. И я не исключение. Мою работу контролируют люди, которыми я руковожу. Один раз стоит проявить слабость – и все подчиненные поймут, где уязвимое место.

Так ж устроен этот мир, работодатель сознательно стремится мотивировать сотрудника делать много и качественно, а подчиненные стремятся не работать. Но каждый сотрудник должен понимать, что в ваших делах порядок, и возможности уйти от работы совершенно нет.

Решение тут классическое и простое – отчетность. Какая она будет: ежедневная, еженедельная или ежемесячная, зависит от работы, выполняемой сотрудником. Структура отчётности для разных сотрудников, возможно, также будет разная. Например, у нас для фотографов, вознаграждение которых зависит от количества фотографий, и отчетность строго количественная. А для контент-менеджеров, ведущих группы в соц. сетях, структура отчетности включает несколько уровней. Первый – это цель, которую надо достичь. В нашем случае, увеличение количества активных подписчиков. Второй уровень – состав, выполненных работ – количество размещенных постов, сделанных фотографий.

Читайте также: 6 принципов удержания авторитета

Правило № 4. Дисциплина

Как бы вам ни казалось, что запахло солдафонскими методами, помните, что сотрудник сопротивляется выполнению работы, которая ему некомфортна. Конечно, тут важно чувство меры и понимание, что работа бывает разная – творческая и не очень.

Я рекомендую поддерживать дисциплину в работниках, хотя бы таким несложным методом, как предоставление отчетов к определенному времени. Например, мне совершенно не важно, в какое время после рабочего дня будет отправлен ежедневный отчет: поздно вечером, ночью, рано утром. Главное, что в 9-30 утра я открываю электронную почту и вижу в ней отчет. Непредоставление отчета к установленному времени незамедлительно карается.

Правило № 5. Строгая фиксация договоренностей и каналов коммуникации

Никто не застрахован от разного понимания терминов, невнимательности к деталям и т.д. В случае возникновения спорных ситуаций, для обеих сторон будет лучше, если все договоренности будут зафиксированы.

Мои выводы:

- Используйте не более 2-х каналов общения. Иначе велика вероятность запутаться.

- Все качественные, количественные и временные требования должны быть зафиксированы письменно по пунктам. От каждой стороны должно быть получено письменное согласие со всеми условиями работы. В противном случае есть вариант никогда не обнаружить правду.

- Основные договоренности должны быть достигнуты "на берегу". Чтобы сократить риски встретить следующие возражения: "это слишком много", "мы так не договаривались", "я нанимался делать другую работу" и т.д., объемы, сроки, требования к качеству выполненных работ, уважительные и допустимые причины отклонения, даты предоставления результатов и оплаты работ должны быть согласованы до старта.

Валентина Смолова, директор по маркетингу интерьерного клуба Decoin

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна