Переезд офиса – стихийное бедствие или новый старт?

Давайте поговорим про переезд со знаком +.

Конечно, обстоятельства смены офиса могут быть разные – например, установка на сокращение затрат, повышение арендной платы, потребность выбрать более бюджетный вариант локации. Сложности принятия сотрудниками таких изменений очевидны. При этом вариант переезда «с улучшением условий» тоже может быть воспринят неоднозначно.

Допустим, увеличился объем работ/проектов, компания выросла по численности, требуются дополнительные площади для проведения внешних мероприятий (конференции/круглые столы/семинары). Дополнительные опции – неудобная локация, морально устаревшее оборудование, сложности в реализации современных IT-решений. Руководство запускает процесс переезда.

Читайте также: Как новый офис MSD помог понизить уровень стресса сотрудников

Новый офис найден, сделан ремонт, закуплена мебель и техника, пора переезжать. И тут начинается самое интересное – коммуникационная работа по правильному освещению этого события не только вовне (для партнеров, клиентов, контрагентов), но и внутри (для сотрудников компании).

На этапе внутреннего продвижения идеи переезда время подключиться HR-специалисту, ведь психологическая подоплека восприятия переезда не менее важна, чем техническая составляющая . Новое всегда пугает: от изменений ничего хорошего не жди; к этому месту мы привыкли, а там – пугающая неизвестность. Здесь ваши помощники – открытое информирование о переменах и акцент на позитивных сторонах переезда . Ключевой слоган: «новый офис – новые возможности». Помогут информационные рассылки с фотографиями, «экскурсии» в новый офис, обсуждение волнующих вопросов вживую, в том числе и бытовых.

Важно сформулировать преимущества переезда: эргономичные рабочие места; просторные переговорные, оснащенные современным оборудованием; удобная инфраструктура (кафе, аптека, банк, парковка); корпоративная библиотека; зоны для отдыха и кофе-брейков и т.п. «Фишкой» офиса, например, может стать оформление пропусков для посетителей через терминал, минуя ресепшен. Или огромные панорамные окна, дающие ощущение простора и отсутствия границ.

Также необходимо дать сотрудникам возможность ощутить сопричастность происходящему . Например, поучаствовать в планировании рабочих мест – выбрать цвет стен, расположение столов, варианты озеленения офиса и т.д. Предложить продумать самим формат и схему переезда – как его реализовать без остановки основных бизнес-процессов. Дать возможность персонализировать свое рабочее место с помощью личных фотографий, детских рисунков и поделок, книг. Своими силами организовать праздник по результатам успешного переезда .

Как вариант снятия напряженности можно заранее разобрать кейс про переезд в небольших группах – внутри отделов или смешанным составом. Проработать страхи, негативные ожидания, сомнения. Дать возможность каждому высказать свои переживания, услышать мнение коллег. Закрепить позитивное отношение к неизбежным изменениям. Эмоциональная поддержка и проговаривание негатива поможет направить энергию сотрудников в продуктивное русло.

Один из позитивных взглядов на ситуацию: переезд как альтернатива смене работодателя. Сотрудники, которые реализуют потребность в переменах путем периодической ротации на новые рабочие места, получают прекрасную возможность измениться, «не изменяя» работодателю. Так же как и при выходе на новую работу, переезд потребует адаптации к новым условиям, обустройства рабочего места, выстраивания коммуникации с коллегами (при смене «соседей» по кабинету). Появится ощущение новизны.

Самый важный гарант успешного переезда – социально-психологический климат, который будет создан  в новом офисе. Воздух продуктивного созидания, вовлеченности, полезных перемен, которым будет дышать коллектив. Если команда до переезда была территориально распределена, важно объединить ее не только стенами офиса, но и единой корпоративной культурой – обучающими мероприятиями , где тренерами выступают сотрудники из числа экспертов; совместными днями рождения; внутренними проектами («мы ищем таланты») и т.д.

Если до переезда коллектив работал в технически устаревшем офисе, важно внедрить все преимущества современной IT-инфраструктуры (электронный документооборот, совещания и переговоры через удаленную конференц-связь, автоматизация постановки задач, бронирования переговорных и т.п.). Полезно поддерживать инициативу проактивных сотрудников – написание экспертных статей, ведение профильных рубрик в соцсетях, работа со студентами вузов.

Смотрите также: DIAGEO: новый офис – ответ на все запросы

Сотрудникам компании важно почувствовать себя единым целым на примере переезда. Переезд как лакмусовая бумажка выявляет тех, кто на борту и кто за его пределами. Это вызов, преодоление которого помогает открыть в себе новые возможности. Если вы смогли объединить коллектив для решения такой непростой задачи, значит, у вашей команды есть неплохие шансы выйти на новый профессиональный и бизнес-уровень.

Фото Unsplash

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна