Как новый офис MSD помог понизить уровень стресса сотрудников

Новый высокотехнологичный офис для своих сотрудников создала компания MSD Pharmaceuticals. Он построен по принципу activity-based. Это предполагает открытость пространства и  постоянное перемещение офисных работников — конкретные рабочие места за ними не закреплены.

Подробностями успешного кейса поделилась Елена Фомина , HR директор MSD в России.

Проект Office of the Future претендует на победу в бизнес-премии WOW!HR в номинации Workplace.

Предпосылки создания проекта

Несколько лет назад в MSD изменилась стратегия, которая поставила новые амбициозные задачи, требующие быстрых и эффективных решений. В компании началась культурная трансформация, которая привела к пересмотру как профиля кандидатов, так и корпоративной культуры . Мы начали создавать другие подходы в работе, предоставляя сотрудникам больше свободы начиная с гибкого рабочего графика с возможностью работы из дома и заканчивая гибкими льготами.

Читайте также: Мотивирующий комфорт офиса «Норникель – ОЦО»

В нашем прошлом офисе люди реже пересекались друг с другом в течение рабочего дня. Поэтому, следуя новой стратегии, мы пересмотрели и офисное пространство, приняв решение уйти от «кабинетного» подхода к открытости.

У нас было четкое представление о том, каким мы хотим видеть офис. Но, безусловно, нам требовалась профессиональная поддержка. Для нас было важно, чтобы партнер разделял и понимал те цели и задачи, которые мы хотим реализовать — прозрачность, смелость, нестандартность подхода. И с выбранным провайдером у нас сложился удачный союз, чему мы очень рады.

Основная задача, которую должен был решить новый офис — создать пространство, где в любой момент каждый сотрудник мог бы найти подходящее ему место для работы в зависимости от решаемых задач. Главное — иметь все необходимое под рукой. Предпочтение отдавалось высокотехнологичным решениям:

• интерактивные экраны, на которых одновременно можно показывать презентацию, транслировать видео и писать;
• видео- и аудиосистема, объединяющая весь офис и позволяющая не только передать важную информацию, но и включить приятную музыку;
• другие современные технологические решения.

В московский офис MSD часто приезжают коллеги из других регионов и стран, необходимо было учесть и эту специфику. Кроме того, требовалось место для частых мероприятий, на которых присутствует большое число гостей — партнеров, контрагентов, коллег из других офисов.

Реализация проекта

Основным вызовом стало то, что мы решили полностью изменить формат привычного офиса. Новый офис строился по принципу activity-based. Это предполагает, что сотрудники постоянно перемещаются, а значит, в расчет количества рабочих столов закладывается меньшее количество сотрудников, чем есть по факту.

Мы также разработали ряд внутренних коммуникаций, которые позволили коллегам подготовиться к переезду в новый офис и заранее увидеть, что он из себя представляет.

Были и технические сложности. Так, в арендуемую площадь входила крытая терраса, площадью примерно 160 кв. м., при этом частичная система отопления в ней не позволяла полноценно использовать это пространство как рабочую зону. Поэтому было решено использовать его в качестве «Зимнего сада» и неформального пространства .

Отдельно необходимо отметить важность раздела аудио- и видеосистем. Мы реализовали достаточно сложный, но функциональный раздел. Во всех переговорных есть ТВ-панели, изображение на которые можно выводить буквально с любого устройства, часть панелей — сенсорные интерактивные. Все переговорные могут быть забронированы сотрудниками удаленно в течение дня. В отдельных зонах есть корпоративное ТВ — в кофе-пойнтах и «Зимнем саду».

Все отделы равнозначно поддерживали проект, так как он предполагал решение разных, но взаимосвязанных задач. В проектную команду входили представители отдела по работе с персоналом и административного отдела.

Очень важно было обеспечить сотрудникам плавную адаптацию к таким глобальным изменениям, особенно в первые месяцы работы. Для того, чтобы подготовиться к переезду в новый офис, была сформирована большая кросс-функциональная команда change management team с представителем от каждого отдела (16 человек). Во главе с проектным менеджером и при поддержке административного отдела и отделов по работе с персоналом и коммуникаций была подготовлена широкая информационная кампания.

В каждом отделе были так называемые change management-амбассадоры, которые отвечали на возникающие вопросы, рассказывали о правилах и преимуществах нового офиса, помогали с навигацией. За полгода до переезда команда начала делиться с коллегами новостями о последних событиях в новом офисе, у всех заинтересованных была возможность пройти виртуальный тур по новому пространству, а для желающих вживую посмотреть на процесс строительства мы организовали поездки.

Реакция персонала

Изменение офисного пространства было значительным, но мы сразу получили позитивный отклик со стороны коллег, которые отмечали современность дизайна пространства, технологичность и большое количество растений.

Со стороны внешних стейкхолдеров мы также достаточно быстро увидели положительную реакцию. Кандидаты, которые проходят отбор в компанию, сразу отмечают инновационность пространства и его яркое отличие от того, что зачастую подразумевается под офисом фармацевтической компании. Такая дифференциация от других компаний также способствовала укреплению нашего бренда работодателя.

Наши клиенты и бизнес-партнеры позитивно реагировали на такое изменение. А коллеги из региона EEMEA настолько были вдохновлены, что стали чаще проводить региональные встречи в московском офисе . Мы очень рады такому резонансу, который способствовал признанию и на глобальном уровне — в качестве лучшего офиса компании MSD в Европе.

Итоги

Мы регулярно проводим опрос для оценки уровня удовлетворенности и уровня стресса. Стоит отметить, что последние опросы показывают достаточно низкий уровень стресса, который в том числе связан и с удовлетворенностью работы в новом офисе. В открытых комментариях сотрудники делятся положительной обратной связью в отношении быстроты и удобства коммуникации, возможности быстрее решать вопросы, комфорта нахождения в офисе, благодаря используемым инновационным решениям, а также возможности неформального общения с коллегами.

Смотрите также: Офис на здоровье

Благодаря этому проекту мы стали проводить больше внутренних мероприятий (face-to-face-тренингов, обучающих и развлекательных мероприятий), уровень посещаемости которых значительно вырос. Теперь мероприятия проводятся в открытом центральном пространстве и люди стали более заинтересованы в том, чтобы присоединиться и поучаствовать в образовательных сессиях. Так, уровень вовлеченности сотрудников сейчас на достаточно высоком уровне — 88%.

Новый офис в значительной мере способствовал изменению внутрикорпоративной культуры и внедрению новых инициатив. Поэтому с уверенностью можно отметить, что поставленные цели и задачи проекта по повышению уровня открытости и гибкости в работе успешно выполнены.

Фото MSD Pharmaceuticals

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Если в вашей компании были реализованы не менее интересные и эффективные проекты, расскажите о них на конференции WOW!HR 2020 .

{@ tpl tpl="feedback-form.tpl"}