PayBox.money развивает бренд работодателя за счет программы «Онбординг новичков»

Компания PayBox.money столкнулась с проблемами, характерными для  стартапа – быстрый темп работы с первого дня, отсутствие времени на адаптацию сотрудников, обучение «на ходу». Это повышало уровень стресса и тревожности, снижало мотивацию новых работников, усложняло процесс вхождения в новый коллектив. Проект «Онбординг новичков» посвящен формированию опыта комфортного и максимально эффективного вступления сотрудников в должность. Проект направлен на то, чтобы вовлеченность и лояльность сотрудников к компании росли с первых дней.

О реализации кейса рассказывает Ранагуль Садырова , cтарший HR менеджер компании PayBox.money.

Проект компании РayBox.money претендует на победу в номинации Level Up бизнес-премии WOW!HR Kazakhstan 2021 .

Читайте также: Онбординг удалённых сотрудников: 5 лайфхаков

Суть проекта

Проект «Онбординг новичков» посвящен формированию опыта комфортного и максимально эффективного вступления сотрудников в должность. Проект направлен на то, чтобы вовлеченность и лояльность сотрудников к компании росли с первых дней.

Задачи проекта:

• максимально быстро предоставить новичкам необходимую для работы информацию;
• создать условия для комфортной адаптации и выхода  на высокий уровень продуктивности;
• повысить вовлеченность и лояльность сотрудника с первых дней.

Предпосылки к реализации проекта

Компания РayBox.money  не так давно была стартапом, со всеми особенностями, характерными для начальной стадии развития – быстрый темп работы с первого дня, отсутствие времени на адаптацию, обучение проходит «на ходу». Такой процесс онбординга повышал уровень стресса и тревожности, снижал мотивацию, усложнял процесс вхождения в новый коллектив. Анализ статистики увольнений выявил уровень годовой текучести в районе 30%.

Потеря вновь нанятых сотрудников – дорогостоящая ошибка. Компания тратит деньги на наём, теряет рабочие часы, потраченные на налаживание командных отношений. Когда сотрудник понимает, что нужно для достижения успеха, имеет в распоряжении все необходимые для этого инструменты и знания, то сразу же начинает вносить свой вклад в бизнес. Построение и развитие доверительных отношений между новым сотрудником и компанией повышает уровень вовлеченности и прибыльность

Подготовка и реализаци я проекта

В проект были вовлечены руководители подразделений, принимающие новых сотрудников, сами новички и HR-команда.

1. Вначале собрали обратную связь и пожелания от руководителей и новичков.
2. Выявили «боли», с которыми сталкивались  70% новых сотрудников (например, отсутствие базы знаний, в которой новый сотрудник мог бы изучить информацию о продукте, бизнес-процессах, регламентах компании).
3. Провели пошаговую аналитику бизнес-процессов в каждом отделе, изучили этапы погружения в работу новых членов команды.
4. Изучили статистику и причины увольнений в первый год работы.

Кейс внедрялся по частям:

Сначала отработали первичную проблематику – внедрили чек-лист выхода нового сотрудника, в котором пошагово расписали подготовку рабочего места и доступов.  Далее создали план мероприятий на первый месяц работы новичка – график обязательных встреч, презентаций, ознакомлений. Следующий этап – вовлечение руководителей, проведение 1-2-1 ( встреч руководителя с новичком для обсуждения не просто рабочих вопросов, а самого процесса адаптации – как идет знакомство с компанией, какие есть сложности, в чем нужна поддержка руководителя и т.д.), внедрили бланк постановки целей на испытательные срок.

Параллельно шло наполнение базы знаний документами, материалами и регламентами.

Дополнительно реализовано:

• создана база знаний о продукте;
• создана база знаний для разработчиков;
• подготовлены подарки от компании (мерч) в первый день, при окончании испытательного срока и через 6 месяцев.

Сложности реализации

Первые сложности возникли на этапе работы с руководителями отделов, где каждому менеджеру пришлось собрать, структурировать и формализовать задачи для нового сотрудника, плюс спланировать промежуточные performance review. HR-отдел контролировал исполнение поставленных задач в срок и гарантировал эффективность  данной части процесса.

Реакция персонала

Руководители реагировали позитивно –  благодарили за разработку  и поддержку онбординга HR. Новые сотрудники отмечали процесс онбординга в РayBox.money как новый и позитивный опыт.

В целом произошло значительное снижение количества увольнений.

Клиенты отметили уровня сервиса –  в случае смены сотрудника новенький быстро вникал в вопросы и вел бизнес-процесс на неизменном уровне.

Смотрите также: РОЛЬФ внедрил единое цифровое пространство развития сотрудника

Неожиданным стало то, что ранее принятые сотрудники обратили внимание на мерч, который получили новенькие . Сотрудники, испытательный срок которых закончился раньше, говорили – «почему у нас такого не было». Мы поняли, что сотрудникам хочется иметь вещи, указывающие на принадлежность к компании. Часть мерча мы подарили работающим сотрудникам по их запросу, а также начали разработку нового проекта по онлайн магазину брендированной продукции PayBox.money.

Результаты проекта

• Снизилось общее количество увольнений (со среднего 8 сотрудников в месяц до 2), в том числе во время испытательного срока.
• Проведение  встреч 1-2-1 руководителей с сотрудниками продолжается и  после испытательного срока.
• Руководители отмечают, что скорость адаптации и освоения процессов, процедур и информации о продукте и компании увеличилась.