Nexign FreeDom: кейс по внедрению новых форматов работы

Компания Nexign пересмотрела подход к использованию офисных пространств и форматам работы сотрудников, чтобы дать возможность специалистам самим выбирать удобную локацию, а также повысить операционную эффективность.

Проект «Nexign FreeDom – свобода выбирать формат работы»  претендует на победу в номинации Workplace бизнес-премии WOW!HR 2021 .

Кейс представляет Андрей Захаров , директор по управлению персоналом Nexign.

Цели и задачи проекта

С ростом количества проектов, расширением штата сотрудников и переходом компании на международные рынки стало очевидно, что необходимо не только привлекать специалистов из разных регионов, но и делать компанию максимально привлекательной для действующих сотрудников. В решении подобных задач один из важных бенефитов – возможность выбрать локацию, в которой специалист предпочитает работать.

Читайте также: Функциональность и комфорт офиса: made in TCM

Одновременно стал вопрос пересмотра офисных пространств и повышения их операционной эффективности, в ситуации, когда значительная часть сотрудников приезжает в офис только для участия в совещаниях.

Задачи проекта:

• расширить рынок найма за счет введения новых форматов работы: полностью  или частично-удаленная;
• повысить лояльность действующих сотрудников, у которых появляется право самостоятельно выбирать удобный формат работы;
• сохранить или повысить эффективность работы при переходе на удаленный и частично-удаленный формат;
• пересмотреть подход к использованию офисных пространств, повысить.

Акцент сделали на том, чтобы модернизировать отношения с сотрудниками и дать им возможность выбирать комфортные условия работы, в результате чего компания расширила возможности найма и оптимизировала расходы.

Этапы реализации

Проект внедрялся поэтапно.

1. Введение частично- и полностью удаленного формата работы (2019 год)

Были сформулированы принципы перехода сотрудников на удаленный и частично-удаленный формат в регионах присутствия Nexign. Разработаны: порядок обеспечения информационной безопасности, порядок технического оснащения и  технической поддержки сотрудника, функционал HR-процессов

2. Старт программы Nexign Sochi Home (февраль 2020)

В качестве дополнительной мотивации, сотрудникам открыли возможность выехать в Сочи на неделю, без отрыва от работы. Проживание в новой локации – за счет компании. В конце программы получили позитивную обратную связь, эффективность работы сохранилась на прежнем уровне.

3. Переход всей компании на частично-удаленный формат работы (март 2020)

В связи с пандемией COVID-19  произошел перевод 98% сотрудников компании на удаленный формат. По истечении двух месяцев проведен опрос, в котором приняли участие 77% сотрудников, 69% отметили, что работают дома так же эффективно, как и в офисе, еще 17% заявили, что стали более эффективны. При этом 79% опрашиваемых высказались за то, чтобы перейти на частично-удаленный формат после окончания пандемии.

По итогам опроса принято решение, что переход на частично-удаленный или полностью удаленный форматы работы станет стандартной практикой в Nexign.

• Право выбора формата останется за сотрудником (по согласованию с руководителем).
• Офисы будут трансформированы – в каждом подразделении появится зона Free Desk (места в ней можно бронировать с помощью корпоративного портала).
• Общая площадь офисных помещений будет сокращена.

4. Введение частично-удаленного формата работы из любого региона России (июнь 2020)

Сотрудники получили возможность уезжать в любую точку страны на срок до 6 недель без отрыва от работы.

5. Запуск пилота по трансформации офисных пространств (август 2020)

Были проведены опросы по подразделениям, определено количество и размещение зон Free Desk, составлен план работ по трансформации офисов. Затем закуплена техника и мебель, оборудованы первые места во  Free Desk. Сформированы две тест-группы из сотрудников, чтобы опробовать работу с системой. В итоге на корпоративном портале запустили бронирование  мест в новых локациях офиса.

6. Плановая работа по переформатированию офисов в филиалах Nexign (по настоящее время)

Информационная кампания относительно правил работы в новых условиях шла с помощью корпоративного портала, e-mail рассылок, банеров на ТВ-панелях в офисе, выпуска памятки для сотрудников и серии плакатов. Практически закончены все работы по переформатированию офисов.

Сложности в реализации проекта

• Когда проект только анонсировали, многие коллеги переживали, что лишатся своего рабочего места в офисе, и вся компания будет работать по принципу Free Desk принудительно. Чтобы справиться с волнениями, организаторы обеспечили обширную информационную кампанию: подробно рассказывали о проекте и условиях работы в статьях на корпоративном портале, рассылках, общались с руководителями, отвечали на вопросы сотрудников.
• Вторая проблема –  в сжатые сроки выяснить, сколько конкретно мест Free Desk необходимо, и от каких площадей можно отказаться. Для этого был создан типовой запрос в Service Desk, чтобы те коллеги, которые хотят работать удаленно или частично-удаленно могли оперативно сообщить о своем решении и дистанционно оформить заявление.
• Третий вопрос –  организация Free Desk в офисе, закупка оборудования и локеров. Также было необходимо продумать размещение этих зон таким образом, чтобы сотрудник, заказавший место, мог работать рядом со своей командой.

Команда проекта

Команда проекта состояла из специалистов HR, административной дирекции, отдела информационной безопасности, информационно-технического отдела.

Реакция персонала

Коллеги оценили появившуюся свободу выбора: работать из офиса или удаленно. С переходом на частично-удаленный и полностью удаленный формат работы показатель вовлеченности вырос на 3 пункта и составил 84%.

Результаты проекта

• Расширение рынка найма сотрудников за счет введения новых форматов работы: полностью удаленная, частично-удаленная.

Ранее подбор персонала велся преимущественно в городах присутствия компании. С началом действия Nexign FreeDom зона поиска расширилась. Во втором полугодии в компанию пришли сотрудники, которые изначально выбрали полностью удаленный тип работы.

• Сохранение или повышение эффективности работы сотрудников при переходе на удаленный и частично-удаленный формат работы.

С переходом к Nexign FreeDom 90% сотрудников отметили, что совещания проходят результативно (ранее так считали 84%). При переходе на частично-удаленный тип 94% сотрудников остались довольны техническим оснащением и условиями работы.

Более 700 сотрудников воспользовались опцией Home Office (компенсация части затрат за счет расширенного социального пакета), чтобы оборудовать удаленное рабочее место.

• Пересмотр подхода к использованию офисных пространств, операционная эффективность.

Экономия на аренде и обеспечении работы в офисе составила около 36 миллионов рублей в 2020 году (программа позволила высвободить площадь в 2000 кв. м.). Места в зонах FreeDesk – в настоящее время их 250 – распределены таким образом, чтобы у сотрудников была возможность забронировать место рядом со своей командой. Предусмотрены локеры для хранения вещей. Таким образом мы смогли комфортно организовать работу сотрудников, которые выбрали частично-удаленный формат.

• Повышение удовлетворенности действующих сотрудников, у которых появляется право самостоятельно выбирать удобный тип работы.

По итогам опроса вовлеченности,  93% сотрудников отметили, что компания идет навстречу их интересам и потребностям.

Смотрите также: Вкусные методы организации рабочего пространства

Проект полностью решил все поставленные задачи. Наём расширился за счет возможности привлекать кандидатов из регионов, где нет офисов Nexign. Бизнес оптимизировал использование офисных площадей и сэкономил бюджет. Сотрудники получили возможность выбирать комфортный для себя формат работы и в некоторых случаях стали работать еще эффективнее.

Фото Nexign

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Если в вашей компании были реализованы не менее интересные и эффективные проекты, расскажите о них на конференции WOW!HR 2021 .

{@ tpl tpl="feedback-form.tpl"}