Компания PepsiCo трансформировала HR-модель и автоматизировала HR-сервисы для сотрудников

Проект «Трансформация HR-модели и автоматизация HR-сервисов для сотрудников» компании PepsiCo направлен на повышение эффективности HR-процессов и выход на новый уровень качества HR-сервисов. Операционная модель трансформируется за счет новых технологий и автоматизированных решений, включая электронную подпись. В рамках проекта была полностью пересмотрена модель сервисных процессов, на протяжении всего жизненного цикла сотрудника (from Hire to Retire) для компании с 20 000 сотрудников, 15 юридическими лицами, 130 локациями в России.

Проект PepsiCo претендует на победу в номинации HR Hero бизнес-премии WOW!HR 2021 .

О реализации проекта рассказывают Ольга Волкова , руководитель HR операций, трудовых отношений и информационных систем PepsiCo Россия, Украина, СНГ и Оксана Пятакова , Руководитель сервисного HR центра PepsiCo Россия.

Читайте также: Откуда берутся руководители со свежими идеями? Опыт ОБИ

Предпосылки к реализации проекта

PepsiCo – огромная компания со сложными рабочими процессами, матричной организационной структурой, большим количеством трансформационных проектов.  Благодаря автоматизации и использованию digital-инструментов, новая модель позволит HR-функции стать более гибкой, эффективной и обеспечить поддержку  бизнесу в достижении стратегических целей.

Компании было необходимо создать положительный пользовательский опыт у внутренних клиентов с помощью доступных HR-сервисов, высвободить время внутри департамента HR для создания уникальных организационных  продуктов по управлению талантами, культурой, трансформацией и оптимизировать материальные ресурсы.

Этапы реализации

Прежде всего была создана кросс-функциональная  проектная команда на основе SCRUM методологии с привлечением внешних экспертов в области запуска сервисных центров, а также кастомизированных IT-решений. Было принято решение об участии в правительственном эксперименте, чтобы получить возможность реализовать процесс электронного подписания всех HR документов. После анализа возможных решений и проработки сценариев была реализована уникальная система, которая позволила интегрировать существующие IT-платформы (например SAP HR, Employee central, PepsiCo Careers)  и новые системы (внешний удостоверяющий центр, Jira, Skillaz).

Проектная команда полностью пересмотрела  существующие HR-процессы, разработала для них новый дизайн, базирующийся на бесшовном принципе управления этапами жизненного цикла сотрудника в организации (from Hire to Retire).

Чтобы переход на новый уровень сервиса был эффективным, все рутинные процессы были консолидированы в едином сервисном центре  в Воронеже, ставшим частью глобальной структуры сервисных центров PepsiCo.

В качестве основы для реализации процесса E2E (End-to-end), были внедрены новые инструменты: портал самообслуживания и автоматизированная система по подбору массового и регионального персонала. Автоматизация коснулась более 70 процессов, таких как администрирование персонала, подбор, адаптация, организационный менеджмент.

Чтобы усилить эффект автоматизации, мы решили запустить пилот в рамках правительственного эксперимента по  внедрению электронно-цифровой подписи (ЭЦП) для всех HR-документов. Проект разделили  на несколько этапов. Первая стадия,  длительностью 4 месяца,  была запланирована для сотрудников центрального офиса и пришлась на самый разгар второй волны пандемии. В течение первого этапа  более тысячи сотрудников (около 90% данной локации) получили и начали использование ЭЦП на документах. Несмотря на то, что центральный офис был полностью закрыт и работали только редкие операционные команды, компания продолжала работу, шло подписание кадровых документов, но происходило все уже в электронном виде.

В рамках второго этапа, который стартовал в феврале 2021, мы встретились с более интересными задачами – выдача ЭЦП для сотрудников производства и команд  полевых продаж.

Сотрудники производственных линий более консервативны с точки зрения технологий, поэтому сейчас мы устанавливаем киоски на заводах для доступа к HR-сервисам в формате диджитал и электронного подписания документов.

Sales-команды используют  планшеты, которые могут обеспечить доступ ко всем HR-сервисам.

Мы успешно выдаем электронные подписи даже иностранным сотрудникам.

К марту 2021 года ЭЦП получили 15% сотрудников компании, а до конца года ее получат все 20 тысяч сотрудников (включая frontline).

В рамках подготовки к запуску была проведена коммуникационная кампания и реализован план трансформаций, включающий вовлечение бизнес-лидеров, обучение линейных менеджеров и информирование сотрудников о запуске HR-сервисов.

Сложности в реализации проекта

Одной из сложностей реализации были крайне сжатые сроки проекта: создание нового дизайна, запуск систем и автоматизация большого количества рабочих процессов – все решалось за счет слаженной работы команд, эффективного управления проектом по методологии SCRUM.

Кроме того, было тяжело  построить оптимальную архитектуру IT-системы с учетом интеграции существующих, в том числе глобальных, диджитал-платформ, чтобы создать единый бесшовный (E2E)  процесс – тут помогла глубокая проработка возможных решений, привлечение правильных внутренних и внешних ресурсов.

Несмотря на то, что новый формат «самообслуживания» потребовал от сотрудников больших изменений в привычном подходе к взаимодействию с HR, общая оценка удовлетворенности вышла на уровень 4.6 из 5, уже после нескольких месяцев.

Смотрите также: Геймификация модернизировала систему адаптации в Adventum

Реакция персонала

Неожиданностей не было. Мы качественно подошли к управлению изменениями, в том числе с точки зрения коммуникации на всех уровнях, от лидерской команды до каждого сотрудника производства и полевых продаж.  Проектная команда провела более 30 вебинаров и встреч. На период запуска на каждой производственной площадке сформировали промокоманду, которая демонстрировала сотрудникам все нововведения: как пользоваться HR-сервисами, как быстро сделать заявку, как связаться с сервисным центром.

Результаты проекта

• Запущена новая операционная  модель HR,
• Реализован бесшовный процесс  (End-to-End) управления жизненным циклом сотрудника – from Hire to Retire (H2R)
• Разработаны и внедрены 70+ обновленных HR-процессов,
• Разработаны и внедрены новые технологии для реализации HR-процессов, в том числе электронно-цифровая подпись,
• Сформирована структура сервисного центра HR, набраны и обучены сотрудники,
• Текущая оценка уровня сервиса пользователями – 4,7 из 5.

Фото PepsiCo

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Если в вашей компании были реализованы не менее интересные и эффективные проекты, расскажите о них на конференции WOW!HR 2021 .

{@ tpl tpl="feedback-form.tpl"}