Как составить должностную инструкцию для удаленных сотрудников

Недавно  мэр Москвы порекомендовал работодателям как можно больше сотрудников оставить работать вне офиса. Однако законопроект, регулирующий удаленную работу, пока находится на стадии проработки. Как составить должностную инструкцию для удаленных работников и что важно там зафиксировать, чтобы избежать конфликтных ситуаций, рассказывает руководитель Практики юридического консалтинга по трудовому праву и охране труда  ANCOR Consulting Ольга Полежаева .

В сложившейся ситуации неопределенности должностная инструкция по сути призвана, во-первых, четко разграничить права и обязанности сотрудника, во-вторых, стать для работодателя удобным и понятным инструментом контроля производительности труда. Максимальная прозрачность поможет и работодателю, и сотруднику выстроить комфортные трудовые взаимоотношения и минимизировать риск возникновения конфликтов.

Читайте также: Должностная инструкция: как составить и что не забыть

Больше конкретики

Главное, что должно быть прописано в должностной инструкции  – это актуальный и полный перечень должностных обязанностей работника.

Не стоит отделываться общими фразами и расплывчатыми формулировками . Сотрудник на «удаленке» должен детально понимать, какие действия входят в круг его обязанностей. В противном случае проконтролировать выполнение и качество работы работодателю будет сложно.

С учетом специфики труда дистанционных работников, рекомендуется включать в должностную инструкцию обязанность предоставлять регулярные отчеты о выполненной работе. Периодичность, порядок предоставления и форму отчетов необходимо зафиксировать в документе таким образом, чтобы не могло возникнуть разночтений. То есть сотрудник должен четко понимать, когда и в каком виде он отчитывается о проделанной работе. Даже если речь идет об информировании непосредственного руководителя в конце дня, то нужно прописать, в какое время и с помощью каких каналов связи это нужно сделать.

Для большей оперативности имеет смысл включать в инструкцию обязанность участвовать в онлайн-совещаниях, отвечать на рабочие звонки, электронные письма и сообщения.  Чтобы избежать переизбытка информации и коммуникаций между сотрудниками, компании сейчас часто обозначают, в каких мессенджерах ведутся коммуникации и какие каналы связи в приоритете.

Для сохранения конфиденциальной информации в должностную инструкцию можно прописать обязанность использовать предоставленное работодателем оборудование исключительно в рабочих целях. Однако это возможно, только если компания предоставляет оборудование. Чаще всего удаленные сотрудники используют собственные ПК и смартфоны, поэтому в договоре найма прописывается пункт о неразглашении служебной информации.

Кроме подробного описания функционала, в должностной инструкции следует прописать и условия работы.

Время

В соответствии со статьей 91 Трудового кодекса РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

Но удаленные работники трудятся вне офиса, и у работодателя нет возможности отслеживать отработанное ими время. В норме для дистанционных сотрудников (такой статус закреплен в ТК) специалисты отдела персонала проставляют в табеле учета рабочего времени нормальную продолжительность рабочего времени, установленную для той категории сотрудников, к которой относится дистанционный работник. В большинстве случаев таким работникам установлена стандартная продолжительность рабочего времени, то есть  40 часов в неделю.

Для удаленных сотрудников такой способ фиксирования учета отработанного времени де-юре тоже подходит. Однако на практике в некоторых случаях работодатели пытаются вести точный учета рабочего времени удаленщиков .

Существует несколько подходов для контроля фактически отработанного времени.

Если в соответствии с ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ дистанционный работник сам определяет режим своего рабочего времени и времени отдыха, то информацию об отработанном времени, как правило, работник сообщает работодателю. В этом случае в табель учета рабочего времени вносится код «Я» или «01» и указывается общее число отработанных часов в день (8 — при нормальной рабочей неделе), указанное работником.

Необходимо обратить внимание, что если установленная для работника ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени не может быть соблюдена, то допускается введение суммированного учета рабочего времени с тем, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие периоды) не превышала нормального числа рабочих часов (ст. 104 ТК РФ).

Часто для фиксации отработанного времени применяются специальные программы или система ежедневной или еженедельной отчетности. Тогда работник направляет работодателю описание выполненной им работы в течение дня и затраченное на это время. Применение такого порядка необходимо документально закрепить в трудовом договоре или локальном нормативном акте.

Деньги

Привлечение дистанционного работника к сверхурочной работе оформляется в общем порядке, на основании полученного от работника согласия (ст. 99 ТК РФ) и соответствующего приказа и оплачивается в повышенном размере согласно статье 152 ТК РФ.

Премии удаленным работникам могут выплачиваться согласно действующей в компании политике премирования. Порядок выплат и показатели, при которых работник имеет право на получении премии, должны быть предусмотрены локальными нормативными актами компании или прописаны в соглашениях с работником.

А был ли мальчик?

Одна из главных проблем, которая встает перед работодателем, это контроль присутствия удаленного сотрудника на рабочем месте.

Периоды отсутствия на работе оформляются на основании подтверждающих документов в общем порядке, на основании представленных сотрудником документов, например, больничного листа.  Но вот контролировать прогулы дистанционных и удаленных сотрудников крайне затруднительно .

В законодательстве пока не существует понятия «удаленное рабочее место».

Согласно статье 209 ТК РФ рабочее место – это место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.

В то же время согласно статье 312.1. ТК РФ дистанционной работой является выполнение трудовой функции вне места нахождения работодателя, его обособленных подразделений, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.

Смотрите также: Полный онлайн: кейс центра «Моя работа»

В связи с этим у дистанционного работника нет рабочего места, на котором он обязан присутствовать. Это является камнем преткновения в вопросах доказывания прогулов у  дистанционных работников. Поэтому на практике работодатель может регулировать только факт выполнения возложенных на дистанционного работника обязанностей в установленные сроки и надлежащим образом.  А это значит, что детальная должностная инструкция остается чуть ли не единственным инструментом контроля, гарантирующим качество работ.

Фото Unsplash

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна