Увидел "Срочно!" – кидай в шредер. Как расставлять приоритеты в HR

Четыре приема, которые позволят HR-у стать продуктивнее, девизы, которые полезны для "неподъемных" дел и что за рецепт поможет справиться с кипой бумаг с пометкой "срочно!!!", порталу HR-tv.ru рассказала Татьяна Паклинская , начальник отдела подбора и развития персонала ООО "Балтийский завод – Судостроение".

- Татьяна, за что хвататься - за срочное или за важное?

- Чтобы определить, за что хвататься, обозначьте критерии срочного и важного. Когда-то "шеф" учил меня: "Бумаги с пометкой "СРОЧНО!!!" откладываем в отдельную стопку. Очередность исполнения регулируется "хозяином" документа. Делаем в первую очередь то, о чем напомнили — прибежали, позвонили, написали". Иногда остаются срочные вопросы, о которых никто и не вспоминает. В таком случае эти документы по истечении времени отправляются в шредер.

Чтобы выявить критерии важности, ответьте на вопрос: это дело заслуживает моего особого внимания? Если его выполнить, я вырасту профессионально, отдел или проект перейдет на новый уровень развития, "шефу" будет спокойно… К важным делам я отношу в том числе "хвосты" - незавершенные дела, на что руки не доходят (сформировать папки, сделать подшивку, пронумеровать, рассортировать, разложить по полкам, выкинуть лишнее). Здесь работает правило: "точка" в конце — "заглавная буква" в начале.

Критерии "важности" и "срочности" не оставляют сомнений, что делать сразу, а что оставить на потом.

Читайте также: Ну и "рОботёнка"! Взглянем-ка на HRD будущего

- Как советуете "разгрести" кучу HR-дел? Ваш алгоритм.

1. Каждое утро я начинаю с составления списка дел, в который вношу все, что пришло мне в голову, на электронную почту, в 1С Документооборот и через канцелярию. Иногда это внушительный перечень, иногда не очень. В этот список входят задачи сегодняшнего дня и идеи будущего года. Да, настоящие и будущие дела на одном листе. Всё, что не выполнила за день, следующим утром я переписываю на новый лист. Говорят, список дел надо составлять вечером. Мне это не подходит. Вечером я продумываю личные дела, а утром — рабочие.

2. Сортирую письма-задачи на "мое" и "не мое". В "мое" попадают задачи по функционалу; не по функционалу, но "шеф" хочет, чтобы это сделала именно я; интересное на перспективу (когда-нибудь это станет "моё"). "Не моё" - это спам и непрофильные задачи.

3. Делегирую то, с чем прекрасно справятся коллеги, указывая сроки исполнения и иногда подсказывая, как лучше и быстрее выполнить задание.

4. Отмечаю дела, на которые потратится минимум времени (звонки, служебные записки, письма), быстро выполняю и радостно вычеркиваю из списка.

5. Делаю что-то обязательное из категории "важное", хоть самую малость.

6. Когда устаю, берусь за задачи, в которых не надо думать. Для меня это "хвосты", статистические отчеты, мотивирующие звонки или разговоры с сотрудниками, разбор несложных вопросов.

Мой график гибкий. Я подстраиваю его под приходящих и звонящих коллег, запланированные и неожиданные встречи, свое настроение и самочувствие. Ориентир — список дел настоящего и будущего, сроки, временные ресурсы. Исходя из этого, прорабатываю технологию выполнения. Но есть правило: хотя бы одна задача из "важного" должна быть завершена за день или серьезно продвинута.

- Дэвид Аллен, на которые многие ориентируются в расставлении приоритетов в работе, отметил в беседе с нами, что лучше сразу сделать дело, чем постоянно мысленно к нему возвращаться . Может ли получиться у эйчара с его загруженностью "освобождать мозг", чтобы увеличить продуктивность?

- Конечно! Если одна и та же мысль приходит дважды, записывайте и переводите в задачи. Эйчару обязательно надо "освобождать мозг". Однажды я заметила, что больше всего времени тратится на мысленную "жвачку" и сопротивление. Выражение "Сопротивление бесполезно!" стало рабочим девизом нашего отдела. Когда "накатывают эмоции" и не хочется что-то делать из-за чувства несправедливости, мы поддерживаем друг друга словами: "Не надо думать об этом. Просто сделай это!" Так мы сдвигаем с "мертвой точки" затянувшиеся в решении вопросы.

Читайте также: HR-бюджетирование: просто о сложном

- Какие приемы рекомендуете именно эйчару в деле расстановки приоритетов?

Прием 1. Что "трещит", тому и приоритет , особенно в начале "пути". "Окружающие" коллеги и руководители — верные помощники эйчара. Они всегда подскажут, за какую незакрытую вакансию "не сносить головы", за какое неорганизованное обучение выдадут предписание, какой категории персонала нужно срочно выплатить премию. Если что-то "трещит" - верный признак, что процесс работает неверно и требуется обратить на него внимание в первую очередь.

Прием 2. Автоматизация hr-процессов таким образом, чтобы легко, быстро и своевременно получать кадровые отчеты, проводить диагностику динамики кадровых показателей и разрабатывать hr-проекты, актуальные для соответствующей ситуации, не дожидаясь критических зон.

Прием 3.  Разработка и настройка hr-процессов, расстановка зон ответственности и обучение сотрудников технологиям, обеспечивающим скорость и комфорт работы. Комфорт выполнения задачи помогает снизить уровень сопротивления.

Прием 4. Генеральная цель — превосходный фильтр мероприятий при расстановке приоритетов.

- А что советуете делать, если количество дел "не вмещается" в рабочие часы?

Вырабатывать технологию выполнения задачи в сокращенные сроки, не теряя качества. Это и есть профессионализм, на мой взгляд. Ведь чтобы делать быстро и качественно, нужно постоянно оттачивать свое мастерство, а подспорьем служит желание и спортивный интерес: "А могу я сделать то же самое еще быстрее и лучше, чем в прошлый раз?"

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна