HR-бюджетирование: просто о сложном

Почему бюджет на персонал часто рассчитан с ошибками, как преодолеть свойственную гуманитариям "нелюбовь к цифрам", каким образом апгрейдить HR-службу до уровня компетентности в экономических вопросах и получить решения, которые положительно скажутся на отчете о прибылях и убытках – порталу HR-tv.ru рассказала руководитель отдела персонала (Supply Chain& Regions) компании FM logistic Юлия Мещерякова .

- Юлия, как вы считаете, почему часто HR-ы не готовы участвовать в процессе бюджетирования организации?

- Потому что эйчары часто далеки от понимания бизнеса и бизнес-показателей и воспринимают свою работу автономно – как набор функций из учебника по управлению по персоналом: принять, обучить, мотивировать, уволить, пройти проверку Государственной инспекции труда и пр. Безусловно, эту кухню нужно знать на пять с плюсом. Но что бизнесу от этого? Бизнес любит конвертацию в деньги и экономию костов. Если откинуть все лозунги, компанию создают, чтобы зарабатывать, социальная функция вторична.

Давайте прямо – эйчары плохо разбираются в цифрах, лишь малая их часть отвечает за расчет заработной платы и принимает живое участие в формировании бюджета. Отсюда недоверие операционной функции эйчару в формированиии бюджета. При этом финансист, отвечающий за бюджетирование, может не разбираться во всех тонкостях планирования затрат на персонал (сезонность рынков труда, прогноз выплат за работу сверхурочно, изменения в законодательстве или технологии производства, которые повлекут за собой обучение и пр .). Итог – ошибочно составленный бюджет , его неисполнение и ежемесячный ответы на вопрос, почему мы отклоняемся от бюджета. Именно эйчар должен в данном случае нести ответственность за перерасход.

Читайте также: Оптимизация численности персонала: 6 главных принципов

- В чем плюсы HR-бюджетирования? В чем недостатки?

- Плюс в том, что эйчарский бюджет не сложный. О каких статьях мы говорим: фонд оплаты труда, включая индексацию зарплаты, рекрутмент (в том числе, региональный), обучение и развитие персонала, увольнения (высвобождения и оптимизации часто требуют денег), командировки, корпоративные мероприятия, социальные программы.  Если вы ведете несколько юридических лиц, у вас будет несколько бюджетов. Недостаток может вытекать из отсутствия осведомленности о стратегических планах компании (на какие рынки заходим, какие направления закрываем, какие развиваем и усиливаем, выиграны ли тендеры по региональным запускам и пр.) и, соответственно, отсутствие отражения данной информации в бюджете.

Формируя бюджет, эйчар вовлекается в финансовое планирование, видит все цифры, что дает дополнительную аргументацию при отстаивании собственных решений. Дополнительной мерой "бизнес-апгрейда" вашей HR -службы может служить продуктивность (соотношение продаж к потраченным рабочим часам) в качестве KPI. Эйчар в данном случае заинтересован в разумном и грамотном планировании персонала и вынужден оперировать данными о продажах.

- В чем сложности введения системы HR-бюджетирования?

- Сложностей введения нет, нужно методично интегрировать службу персонала в систему планирования финансовых потоков и информировать службу управления персоналом о планах компании.

Первое - найдите и наймите эйчара, понимающего свою функцию как часть процесса управления компанией , а не как набор технологий управления персоналом и компетентности в сфере трудового законодательства, эйчара, способного составить, защитить и гибко управлять бюджетом. Второе – обучите основам бюджетирования , можно не тратить деньги на специальные курсы, а обеспечить продуктивную интеграцию с финансовой службой. Третье - как минимум, не скрывайте от него стратегические планы компании (приглашайте на соответствующие операционные совещания, информируйте об утвержденных планах, планируемых тендерах и пр.), и отчетность о прибылях и убытках компании, эйчар должен понимать, где мы зарабатываем, какая структура затрат и какое место в ней занимают затраты на эйчар статьи. Исходя из полученной информации, эйчар уже самостоятельно рассчитает расходы на обучение, подбор, заработную плату и пр.

Читайте также: Как уйти от деструктива к эффективной системе коммуникаций

- Как сделать так, чтобы система бюджетирования принесла свои плоды — положительные экономические эффекты?

- Управлять бюджетом, ориентируясь на текущую ситуацию на рынке, в отрасли, в компании и помня, что основной принцип любого бюджетирования – гибкость. Нужно очень оперативно реагировать на изменение планов компании.

Выигран тендер и запускается новая площадка не в Новосибирске, а в Краснодаре – нужно быть готовым пересчитать затраты на персонал с учетом его региональной стоимости, анализировать регион с точки зрения возможностей там обязательного обучения (на специализированную технику, к примеру), если таковых нет – нужно просчитывать затраты на получение нужных "корочек" в близлежащем регионе.

- Когда можно считать задачу по внедрению системы HR-бюджетирования выполненной?

- Когда у вас на руках бюджет, основанный на стратегических планах компании и правильном планировании затрат на персонал.

Дело не только в бюджете. Бюджет – это один из процессов компании, нацеленных на достижение бизнес-показателей, дело в том, что современным эйчарам нужно вообще быть ближе к бизнесу. Пока эйчар не перестанет пугаться цифр, не начнет ориентироваться в бюджете, а собственные решения не научится "продавать" с точки зрения экономических выгод и положительного влияния на отчет о прибылях и убытках компании, он в глазах любого операционного руководителя так и останется "начальником отдела кадров с табелями", которому страшно доверить бюджетный процесс.

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна