Класс 2020: как организовать эффективное дистанционное обучение сотрудникам

Все знакомы с традиционными видами очного обучения сотрудников. Но в эпоху пандемии и вызванной ею вынужденной «моды» на удаленную работу – все изменилось.  Как компаниям учить сотрудников в новых реалиях, рассуждает Татьяна Кириллова, старший менеджер компании Accenture в России.

Старая школа - новые требования

Глобальное исследование Accenture 2019 года задолго до кризиса-2020 показало, что многие компании имеют в своем штате удаленных работников, а для многих сотрудников «удаленка» является новой нормой . Так, более половины офисных работников во всем мире обычно проводят 2,5 дня в неделю и более вне офиса, а три четверти считают работу по гибкому графику «новой нормой» своей работы.

Читайте также: Проблемы внедрения электронного обучения в российских университетах

По мере того, как сотрудники все чаще использую различные модели удаленной работы и гибкого графика, бизнес должен думать о том, как следует поменять организацию тренингов и обучения. Пандемия ускорила эти процессы.

Что не изменилось в новых реалиях, так это требования к непрерывности бизнеса: компании по-прежнему все время должны поддерживать квалификацию своих сотрудников в актуальном состоянии.

Обучение без границ

Обеспечение дистанционного обучения и переподготовки специалистов стало стратегическим императивом. Вопрос, которым должны задаваться компании сегодня – как перестроить на новый лад традиционные методы обучения, расширив их охват за пределы офисного «периметра».

Сосредоточиться здесь следует на трех основных аспектах:

1. Обучение должно преимущественно реализовываться по модели on-demand и проводиться с использованием цифровых технологий.
2. Обучение должно быть разработано с учетом интересов сотрудников и обязанностей, ими выполняемых.
3. Обучение должно базироваться на использовании инновационных цифровых решений, которые обеспечивают развлекательный формат подачи материала и вовлекают сотрудников в процесс обучения.

Выполнение первого требования возможно через реализацию подхода 70-20-10:

• 70% обучения должно быть реализовано в цифровом формате, материалы курса необходимо сделать доступными по запросу в любой момент времени;
• 20% объема курса должно приходиться на обучение у экспертов – например, через наставничество у коллег, приглашенных преподавателей и т.д.;
• 10% – формальное обучение в привычных форматах (тесты и проч).

Этот баланс является ключевым: 58% сотрудников предпочитают учиться в удобном для себя темпе, 50%– в подходящее для себя время.  Все эти запросы можно выполнить только с помощью цифровых инструментов, доступных в любой момент времени с любого устройства по Интернету.

Цифровая «сотрудникоцентричность»

Все учебные программы должны разрабатываться с прицелом на сотрудников. Дистанционное обучение требует большей самодисциплины и мотивации. Следовательно, разработка каждого курса должна ставить во главу угла сотрудника и делать обучение мотивирующим и увлекательным процессом.

Это также требует переосмысления программ обучения стратегическим образом, с бесшовной интеграцией образовательного аспекта в общий путь развития сотрудника. Переосмысление процесса обучения таким образом работает намного лучше, чем попытка фрагментарного перевода традиционных подходов к обучению из «бумаги» в онлайн.

Третий зарекомендовавший себя аспект внедрения цифровых форматов корпоративного обучения – внедрение инноваций.

Максимальную отдачу от дистанционного цифрового обучения обеспечивают:

• фрагментированная подача материала – так называемое «микрообучение» (micro-learning), чтобы материал легче усваивался;
• фокус на практическом аспекте – все знания должны быть применимы в работе;
• социальный аспект – программа включает в себя обучение в сотрудничестве с коллегами;
• Геймификация  – поощрение ориентации на развлекательный характер подачи материала, развитие соревновательной составляющей в духе дружеской конкуренции.

Бизнес может обеспечивать успешный переход на удаленное обучение с помощью новых технологий, используя виртуальную реальность (VR) и искусственный интеллект (ИИ).

Как правило, компании сообщают о следующих результатах внедрения цифровых технологий в процесс дистанционного обучения: рост скорости усвоение программы до 30%; стоимость учебных программ снижается на 25%, процент отсева учащихся не превышает 20%.

Кейс: как это работает

Разберем пример. Как можно организовать дистанционное обучение сотрудников в крупной территориально распределенной компании в рамках большого проекта трансформации .

Одновременно изменялась модель работы (переход на обслуживание в ОЦО) и внедрялись новые ИТ-решения для работы.

Ключевые сотрудники были перегружены, поэтому обучение было разбито на несколько этапов, чтобы снизить нагрузку.

В первую очередь были организованы семинары для руководства и бизнес-экспертов, в рамках которых одновременно обсуждались новые процессы и их реализация в ИТ-решениях.

Далее были организованы семинары по новым процессам работы. Ведущими семинаров стали коллеги слушателей – бизнес-эксперты с предприятий, а не руководство или внешние подрядчики.

Из-за пандемии потребовалось «на ходу» менять модель обучения с очной на заочную. При этом в компании не было культуры массового использования инструментов дистанционного общения.

Было принято решение проводить обучение в удаленном формате с использованием Skype. До проведения обучения с каждым сотрудником проверялись базовые навыки работы с приложением.

Для тренеров были организованы дополнительные сессии по специфике удаленного обучения, на все сессии им был выделен помощник, который занимался решением организационных вопросов.

Посещаемость обучения и успеваемость была на контроле у руководства каждого предприятия, как и при очном обучении.

Формы с контрольными вопросами для проверки знаний были переведены в web-формат.

Все обучение записывалось, чтобы при необходимости можно было вернуться к материалам и освежить свои знания.

Смотрите также: МТС об опыте успешного обучения сотрудников онлайн

Удаленное обучение было успешно развернуто на 7 предприятиях компании в 5 городах с общим числом пользователей – 450+. Количество проведенных сессий по обучению пользователей – 100+.

Советы, лайфхаки, наблюдения

Несколько советов исходя из собственной практики, наработанной в рамках работы по проектам дистанционного обучения.

• Не объединяйте очные и заочные (дистанционные) форматы обучения.  Тренеру тяжело распределять время и внимание между диаметрально противоположными подходами к процессу, а участники отвлекаются и не получают должного внимания и уровня обучения.
• Удаленный формат по сравнению с аналогичным курсом в очном формате требует больше времени – ответы на вопросы аудитории заочно длятся дольше, больше технических проблем при подключении, на которые тратится время.
• Оптимальная численность «удаленной» группы – 10-15 человек. Так можно гарантировать качество обучения, ответить на вопросы всех участников и избежать эффекта «переполненного класса».
• Максимальный объем нагрузки при дистанционном формате обучения за один день – не более 4 часов. При этом учитывайте и требование к более медленному темпу подачи материала в «дистанционке», чем при очном обучении .
• До начала программы обучения необходимо провести с участниками инструктаж по подготовке к обучению – работа в используемых системах аудио/видео связи, умения работать с необходимыми приложениями.
• В процессе обучения следует обязательно стимулировать участников к активному участию (задавать вопросы, давать обратную связь, показывать свои экраны и т.п.).
• Курс должен содержать практические упражнения, которые выполняются в ходе курса под контролем тренера или после курса, но с проверкой выполненной работы тренером.
• Также можно порекомендовать ведение записи курса в дополнение к обучающим презентациям/ инструкциям.
• После завершения обучения следует обеспечить доступ к системе обучения для самостоятельной практики.
• Следует обязательно собирать и обрабатывать обратную связь от участников и проводить корректировку организации учебного процесса или дополнительные сессии по частым вопросам.