Готовность к изменениям – хороший принцип из теории Agile

Современная среда, в которой мы работаем и живём очень быстро меняется. Стремительно развиваются технологии, меняются социальные и геополитическая ситуации, внезапно появляются и уходят тренды. Это большой поток входящей информации, непосредственно влияющий на рабочий процесс во многих компаниях.

Работа в таких неопределенных условиях требует нового подхода к организации рабочего процесса, большей гибкости и адаптации под постоянно изменяющейся условия, спокойствия, выдержки и новой скорости принятия управленческих решений, считает.

Читайте также: Вся правда об agile - сколько гибкости и свободы вам надо?

Быстрый, конструктивный и эффективный обмен информацией, без лишних эмоций и недопониманий, между коллегами, отделами или отделениями становится жизненно необходимым.

Не впадать в две крайности: замереть, созерцая события вокруг и не тратить все рабочее время на бесконечные совещания для выработки решения.

Для того чтобы не рушить систему, система должна быть – это аксиома.

Эффективная рабочая система обязательно включает в себя такой пункт как планирование. Вся команда должна уметь строить согласованные планы на несколько месяцев, полугодие или год вперед. При таком глобальном планировании невозможно провести декомпозицию целей и задач, она должна происходить в момент начала работы над задачей и ни минутой раньше. К этому времени могут поменяться рабочие инструменты, тренды, фирменный стиль.

Сейчас есть много разных систем организация рабочего процесса кому-то подходит Agile в чистом виде, кому-то SCRUM, но вопрос взаимодействия в любой системе всегда будет оставаться на первом месте.

И так: как нам эффективно взаимодействовать в условиях неопределённости, огромного потока информации и при этом не останавливать рабочий процесс бесконечными переписками и совещаниями?

Мы используем 6 основных правил.

1. Фиксация времени на согласование действий, процессов и распределение задач.

Для того, чтобы сделать процесс «сверки часов» быстрым и конструктивным, как правило, используют простые совещания с ограниченным временем проведения. Пятнадцатиминутное совещание раз в неделю всей компании и каждое утро 15 минут у отдела. Этого времени вполне достаточно, чтобы определить список задач на неделю и день. Хорошо оговорить правило, которое гласит: «обсуждаем только рабочие задачи. Транслируем информацию , которая может повлиять на решение этих задач, приходим на эти встречи подготовленными». Такие короткие, но постоянные и умеренно-частые обсуждения позволят быстро и эффективно вносить изменения в текущий процесс или стратегии достижения поставленных задач.

2. Объективная оценка нагрузки при делегировании и распределении задач.

Следующим важным пунктом для эффективных коммуникаций является, прозрачная и наглядная система делегирования, учета задач и контроля их выполнения. Сейчас много цифровых решений для планирования командной и личной работы, от сложных CRM систем до простеньких онлайн задачников. В этих системах видна загрузка коллег, а руководитель может ставить приоритеты и следить за ходом работ.  Использование таких систем особенно актуально для удаленных команд. Отсутствие фиксации задач и расстановке приоритетов приводит к хаосу и заставляет коллективы терять много времени на согласования своей работы.

3. Четко определенные способы и время взаимодействия .

Команде необходимо договориться о том какие каналы будут использоваться в рабочих целях, чтобы не раствориться в бесконечном количестве мессенджеров, корпоративных и личных e-mail. Тут просто надо принять решение, с помощью каких каналов общаются сотрудники. И выделить один канал для экстренной связи.

4. Уважение к рабочим процессам коллег.

Надо договориться с коллегами о временных рамках ответа.

Все рабочие процессы разные, есть задачи, которые требуют сосредоточенности в течение долгого времени. Например, процесс подготовки текстов, документации, написания программного кода. Для эффективного взаимодействия стоит договориться о временных сроках ответов на письма, встречах и т.д.

5. Выработка принципов взаимодействия.

Хорошей практикой является письменная фиксация принципов взаимодействия, которым должен соответствовать каждый участник. Это такие простые вещи, как вежливость, взаимопомощь, конструктивность. Это звучит наивно, тем не менее, практика показывает, что некоторым людям иногда надо напоминать, что раздражительность не повышает эффективность и что все участники процесса находятся в одинаковых условиях неопределенности.

Смотрите также: Что такое Agile? 1 часть

6. Критика без альтернативы и поиск виноватых не равно решению проблем .

Никто не застрахован от ошибок. В принципах взаимодействий отдельное внимание надо уделить пункту критики. Да, существуют сотрудники, способные только критиковать, но при этом не предлагать свое решение. Надопустимость такого поведения стоит описать. Каждый участник должен знать: если ему не нравится, что и как делает коллега, он должен обозначить свое видение в наиболее корректной форме. А уж если произошел форс-мажор, то первым делом надо решить проблему, а не тратить время на перекидывания ответственности друг на друга.

Фиксация таких принципов общения в письменно виде поможет избежать конфликтных ситуаций или сразу их прерывать напоминанием.

В итоге мы знаем, когда, как и какими каналами мы общаемся с коллегами, как перекидываем информацию в процессе работы, без остановки самих процессов.

Готовность к изменениям - хороший принцип из теории Agile , ведь во многих процессах, особенно процессах разработки цифровых продуктов, изменения нужно вносить на той стадии в которой они нужны, а не откладывать их на конец, когда сроки и ресурсы уже на исходе.

Фото Unsplash

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна