Гибрид-2023: как организовать работу в компании для сотрудников с разным режимом работы

Эра массовой удаленки, по данным исследования SuperJob, закончилась, но окончательно себя этот формат работы не изжил. Удаленный персонал сегодня есть в 4 из 10 компаний, до ковида дистанционные сотрудники работали у каждого третьего работодателя, а в мае, в разгар пандемии — в 59% компаний. Сейчас, к примеру, в Санкт-Петербурге удаленный персонал есть в 36% предприятий и организаций, в Москве и регионах — в 40%.

Несмотря на широкую популярность и удобство пришедшего на смену удаленке гибридного формата работы, у него есть свои сложности: сотрудники теряют мотивацию, не могут разделить рабочее и личное пространства, переключиться на свои дела. При этом, не бывая в офисе, удаленные сотрудники часто испытывают дефицит информации о бизнес-процессах.

Руководители, напротив, стараются усилить контроль за всеми, нагружают сотрудников чрезмерным объемом задач и тем самым усугубляют ситуацию.

Без оперативного планирования и способности быстро перестраивать процессы современному бизнесу не удастся успешно развиваться. Однако еще важнее — мотивация и сплоченность команды, без этих двух факторов даже самая современная IT-инфраструктура не поможет компании улучшить свои показатели.

В первую очередь, для продуктивной работы любой компании — независимо от режима посещения офиса и формата — необходимо найти правильный подход к управлению работой команды.

В гибридном формате для всех сотрудников крайне важны навыки самоконтроля — с одной стороны, “удаленщики” предоставлены сами себе, с другой — работа офисных коллег и компании зависит от их продуктивности.

Как улучшить эти навыки? Во-первых, руководителям компаний необходимо подробно описать стратегические и оперативные цели организации, план по их достижению, а также регулярно проверять статус выполнения задач. Также индивидуальный план нужен каждому сотруднику — так они будут понимать, сколько времени есть на решение той или иной задачи.

Многие компании составляют также индивидуальный план развития скиллов для каждого сотрудника. Это могут быть и профессиональные навыки, и личные качества типа продуктивности, умения управлять временем, умения вести качественную коммуникацию и переговоры. Такой план позволяет каждому члену команды понять, какую ценность несет его работа для достижения всеобщей цели и его личного развития.

Проводить ежедневные или еженедельные планерки. Все коллеги должны знать, что делают другие сотрудники, понимать цели бизнеса на год, квартал и даже две недели. Раз в месяц стоит проводить большое совещание с анализом прогресса, обсуждением успехов и ошибок каждого подразделения. Четыре недели — оптимальный период для отчетности всей команды.

Создавать тематические чаты. Чат каждой команды, каждого направления, сервиса, отдела, департамента. Не стоит забывать и про отдельный чат для флуда не по теме. Также важно научить сотрудников эффективно организовывать папки с чатами в используемом мессенджере — это поможет им избежать ощущения бесконечного информационного шума, быстро находить нужную информацию и отвечать на важные сообщения.

Иллюстрировать опыт команды и конкретного человека. Благодаря этому коллеги будут знать, кто и чем занимается, видеть процессы, которые происходят в компании. Для этого, например, можно показывать классные кейсы внедрения какого-либо решения. К примеру, разработчик написал скрипт, который сокращает затраты ресурсов компании. Теперь эту условную задачу за 5 минут решает алгоритм, а не два оператора в течение двух часов.

Организовывать регулярные встречи. Они не обязательно должны быть посвящены работе. Личные встречи позволяют лишний раз увидеть коллегу и понять, что он больше, чем имя и фамилия в таск-менеджере.

Помните, что общение, совместная генерация идей, тимбилдинг повышают работоспособность и мотивацию коллектива. Для коллег, которые работают только удаленно, можно организовать онлайн-квест, игру в мафию или любую другую тематическую вечеринку через интернет. При планировании всех этих активностей и встреч помогут современные инструменты. Например, можно использовать сервисы Яндекс 360, в котором есть Календарь для планирования встречи, Телемост для видеоконференций и многое другое.

При личной беседе с коллегой нередко можно заметить признаки его усталости. Однако такое состояние вскоре может перейти в выгорание, и поэтому очень важно проявить внимательность и помочь сотруднику. Первые симптомы выгорания: снижение персональной работоспособности, рост количества ошибок в работе, сопротивление изменениям в компании.

Встречи один на один с руководителем — лучший инструмент для фиксации состояния команды. Такие разговоры будут эффективными при доверительном уровне отношений. Тогда сотруднику будет проще рассказать, что дома, например, плохое интернет-соединение, нет удобного рабочего места, а то и семейные проблемы.

В такой ситуации важно ликвидировать источник стресса, наладить баланс работы и личной жизни сотрудника. Члену команды на пороге выгорания важно уделить время семье, хобби, саморазвитию и другим сферам жизни, не связанным с работой. Возможно, в этом ему поможет простое разрешение руководителя на небольшой отдых от задач.

Итак, как организовать работу компании в гибридном формате?

Определиться с инструментами управления, чтобы грамотно построить рабочие активности. Для этого нужно осознать, что процесс и подходы управления командой в офисе и командой на «удаленке» разнятся.

Подробно прописать цели, показатели, инструменты. Например, для наращивания потока клиентов в два раза за три месяца важно выстроить план взаимодействия с потенциальными клиентами — нарастить их число в неделю и месяц. Решить эту задачу поможет календарь или CRM-система.

Запланировать встречи с сотрудниками. Назначайте как коллективные встречи, так и “один на один”. Это поможет понимать прогресс и отслеживать самочувствие каждого члена команды. В содержании встреч с удаленными и офисными сотрудниками не должно быть разницы.

Начать регулярно встречаться с командой в разных форматах. Офисных и удаленных сотрудников на встречах можно объединять с помощью сервисов видеоконференцсвязи. Во время организации встречи важно проверить оборудование и продумать регламент: как офисные сотрудники общаются с удаленными, в каком порядке включаются микрофоны и так далее. И, конечно, заранее спланировать план и темы встречи и разослать их всему коллективу.