Выиграл-выиграл. Как грамотно перевести сотрудников на удаленную работу

Чем хорош перевод части, а то и целого коллектива на удаленную работу (помимо очевидных плюсов), где его слабые места, которые обязательно нужно контролировать, чтобы остаться в выигрыше, порталу HR-tv.ru рассказал специалист по электронной коммерции Константин Уваров.

Несколько вводных позволят нам создать верную отправную точку:

А. Сразу следует отметить отличительные особенности удаленного работника, который, по факту, является штатным сотрудником организации, то есть он связан с работодателем трудовым договором, но при этом работает дома.

Б. Мы говорим о коммерческих предприятиях, основная задача которых – прибыль, формируемая, в том числе и за счет нивелирования издержек в бизнес-процессах и хозяйственной деятельности предприятия.

Читайте также: К ак управлять удаленной командой?

Поэтому перевод сотрудников на удаленную работу для владельцев компании – это:

1. Экономия на ФОТ  за счет меньших запросов по оплате труда из регионов. Например, потенциальный кандидат из Барнаула с большой вероятностью будет готов работать в компании за меньшие деньги, чем его коллега из Москвы с аналогичной квалификацией;

2. Оплата за фактический результат и отработанные часы;

3. Экономия на налоговых выплатах;

4. Снижение расходов на социальный пакет;

5. Экономия на расходах по организации стационарного рабочего места (аренда площадей, связь, орг. техника, программы, поддержка);

6. Возможность более гибко подходить к найму персонала;

7. Возможность сохранить ценного сотрудника в кризис;

8. Возможность привлекать специалистов из дальних регионов;

9. Возможность привлекать работников в других регионах без создания подразделения юридического лица;

10. Для некоторых компаний, устоявшихся на рынке, появляется возможность собрать специалистов высшего класса со всего мира;

11. Вынужденно повышается качества формулирования задач и грамотной постановке технического задания;

12. Снимаются профилактические работы по регулированию трудовой дисциплины, например, срывы бизнес-процессов в виду опозданий.

Кроме того, в  2013 году вступил в силу федеральный закон, который внес изменения в Трудовой кодекс РФ по ст. 312.1 в части введения особенностей регулирования труда дистанционных работников. Среди основных преимуществ оформления трудовых отношений с дистанционными работниками, с точки зрения работодателя, дополнительно можно выделить следующие:

Не требуется внесение записей в трудовую книжку работника;

- Работодателю нет необходимости  получать для удаленного работника  страховое свидетельство;

- Возможность использования электронного документооборота. В отношении дистанционных работников работодатель получает возможность вести кадровый документооборот в электронном виде;

- Возможность избежать бумажной волокиты, если у работодателя и работника уже есть усиленные квалифицированные электронные подписи (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ);

- Минимальные обязательства работодателя с точки зрения охраны труда;

- Возможность расторгнуть трудовой договор в упрощенном порядке.

С  учетом не рассмотренных здесь выгоды самого сотрудника, можно констатировать, что чаще всего удаленная работа создает ситуацию «Выиграл-выиграл»!

Минусы

В среде противников перевода сотрудников на удаленную работу принято считать, что минусов перевода сотрудников на удаленную работу много, и включают в этот список снижение эффективности и ослабленный контроль за распорядком дня сотрудника, но по факту, эти проблемы рождены не удаленкой, а неэффективной организацией процесса управления и контроля, что относится к компетенции управленцев высшего звена. Я бы мог выделить только несколько моментов, на которые нужно обратить внимание:

1. Ситуация удаленной работы провоцирует работника (будучи далеко от «глаз») к поиску сторонней работы с целью дополнительного заработка и как следствие распылению сил;

2. Корпоративная лояльность снижается;

3. Невозможно оперативно привлекать работника к вновь открывшимся бизнес-событиям;

4. Существует опасность утечк информации.

Читайте также: Вовлеченность по скайпу, или способы сделать виртуальную команду эффективной

Соблазн дополнительного заработка и качество работы

Определяющим фактором для снятия соблазна является компетентность руководителя звена, под чьим  непосредственным руководством находится удаленная рабочая единица. Его опыт и специальные знания позволяют планировать работу удаленного сотрудника корректно по объемам и срокам, соответственно, у работника просто не будет времени для распыления на дополнительные работы.

Адекватная (не заниженная) оценка труда и поощрение «творческих» порывов, поощрение работы на опережение, поощрение за соблюдение бизнес-сроков. Одним словом, эффективная система компенсации, регулирующая производственное поведение работника.

Немаловажна и справедливая мотивационная политика для всех структурных звеньев компании.

В целом, решение вышеперечисленных задач нивелирует не только проблему соблазна дополнительных заработков, но и остальное большинство организационных вопросов по регулированию бизнес-процессов.

Слабый контроль качества работ

Если говорить про падение качества работы, то все зависит от качества постановки задач (ТЗ) и  установленного регламента наблюдения за ходом выполнения. В прогрессивном предприятии промежуточный контроль позволяют осуществлять современные средства коммуникаций с удаленным работником, например, современные HRM-системы.

Кроме того, это все необходимо делать еще и потому, что редко кто из людей готов к автономной работе, которая подразумевает самоорганизацию.

Корпоративная лояльность

Негативным фактом является то, что человек не соотносит себя с компанией, а, следовательно, не болеет за дело, не может влиять на укрепление коллектива. В свою очередь коллектив не может создавать благоприятную среду для рождения позитивного настроя.

Нивелировать это возможно, например, путем объединения  удаленных сотрудников (если это возможно) в рабочие группы и при этом оценивать результат их работы по командным показателям.  Все это поднимет командный дух и вовлеченность в работу.

Утечка информации

Малоконтролируемый процесс даже в условиях современного «шпионского» ПО. Все, что сотрудник видит и слышит, потенциально уже может находиться у третьих лиц, и тут не поможет ни корпоративная культура, привитая сотрудникам, ни сильная мотивационная политика. Просто так устроен человек, и нужно быть к этому готовыми.

Из жизни

Подобный опыт перевода сотрудников на удаленную работу я стал применять еще в  2010 году в высокотехнологичной IT-компании, которая специализировалась на строительстве CDN, развлекательных и бизнес-сервисах. Она  состояла из нескольких отделов: отдел видопроизводства, IT-отдел,  юридический отдел, отдел маркетинга, отдел развития, отдел продаж и бухгалтерия. Все сотрудники набирались в штат, и в период кризиса роста/развития  компании происходила реструктуризация, которая диктовала оптимизацию и толкала к переводу части сотрудников на удаленную работу.

Юристов, дизайнеров, маркетологов, редакторов из отдела видеопроизводства и часть бухгалтерии перевел на удаленку.   Это положительный опыт, который кроме указанных выше пунктов, еще и дисциплинировал сотрудников в штате. Повысилась производственная дисциплина, понизились статьи расходов в части ФОТ и расходы по хозяйственной части. В общем, эффективность предприятия возросла, но не только от перевода, а  в целом от комплекса мероприятий по оптимизации, которые рано или поздно проходят все вновь образованные компании, которые доживают до введения перемен.

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна