8 принципов эффективного совещания

Лица ваших сотрудников уже давно не озаряются восторгом при объявлении очередного совещания, и это не удивительно: вы тратите их и свое время непродуктивно, то и дело допускаете оплошности. Как сделать встречу с коллегами максимально продуктивной, с порталом HR-tv.ru поделилась Ксения Федорова , руководитель корпоративного университета LiveTex.

Совещание – это запланированная групповая работа, цель которой – содержательное согласованное сильное решение.

Если цель другая, то это уже не совещание, а планерка, оперативка, креативная сессия или другой жанр групповой работы.

Читайте также: Культура обратной связи: из HR-бантика в мощный инструмент

Если время совещания меняется более двух раз, лучше его не тратить и отменить встречу, так как вопрос, скорее всего, не актуален или в компании есть более приоритетные задачи. Вот и займитесь ими.

Чтобы решение было сильным и содержательным, работа на совещании должна быть эффективной. Для этого предлагаю взять на заметку следующие принципы:

1. Регламентировать время совещания.

Время – деньги. Эффективно потраченное время – приумножение денег. Рекомендованное время работы на совещании – один час или полтора. Все успеть поможет четкая постановка вопроса.

2. Понятная постановка вопроса или обозначение проблемы, которая будет обсуждаться.

Важно сделать это заранее, чтобы все участники смогли оценить актуальность вопроса для себя и подготовиться к встрече.

3. Подготовка участников к встрече.

Нужно понять, какая информация по обозначенному вопросу уже есть, какой не хватает, где взять недостающие сведения и в какие сроки, важно сделать это до встречи.

Если кто-то из участников не очень понимает, почему анонсированный вопрос требует внимания, какую информацию он должен подготовить и что вообще от него хотят, то не нужно включать его в состав участников совещания.

4. Правильный состав участников.

На совещании должно присутствовать от четырех до 12 участников. Все должны быть уполномоченными решать поставленную задачу, понимать соль ситуации и знать, что они будут говорить на встрече.

Правильный состав участников нужен для того, чтобы каждый мог высказаться и внести свой вклад в групповую работу.

5. Следить за тем, чтобы высказался каждый, а работа была интенсивной и при этом не выходила за рамки установленного времени. Для этого на встрече обязательно должен быть модератор .

Кроме всего прочего, модератор нужен, чтобы выполнять роль фильтра и выносить вопросы не по теме за скобки.

6. Удаление ненужных дискуссий.

Содержательность решения определяет отсутствие ненужных нюансов и частных случаев. Именно поэтому важно отличать теплое от мягкого.

Вопросы/аргументы, которые смущают участников, но напрямую не относятся к цели встречи, спускать в так называемый подвал – протоколировать и обсуждать за пределами совещания заинтересованным кругом лиц.

7. Протоколирование встречи.

Это поможет не упустить важных деталей, иметь возможность сверить в конце встречи поставленную задачу и принятое решение. Важно протоколировать обсуждаемые тезисы и фиксировать кем, что и в какой срок должно быть сделано.

Можно отправлять протокол на почту всем участникам или давать доступ к документу с планом действий и ответственными лицами.

8. Лаконичность, сила и легитимность решения.

Лаконичность участников на совещании позволит не только уложиться в обозначенное время, но и четко сформулировать решение.

Сила решения позволяет, когда того требует ситуация, находить выходы из сложных ситуаций и не тратить ресурсы на непродуктивное взаимодействие между участниками процесса.

Читайте также: Кросс-функциональная роль HR: как объединить необъединяемых

Легитимность обеспечивает выполнение поставленных на совещании задач.

Следуя перечисленным принципам, вы будете тратить меньше времени на сложные и амбициозные задачи, быстро внедрять принятые решения и сможете создать здоровую атмосферу в компании.

При использовании гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна