Как устроить досуг команды во время грандиозного проекта

Кейсом о том, как компания решила нестандартную задачу по сплочению коллектива в рамках международного проекта Саммит АТЭС 2012, поделилась Ольга Акимова , заместитель директора по персоналу ГК «КорпусГрупп».

Исходные данные: в ограниченном  пространстве острова Русский собрано 2500 человек разного возраста, образования и профессий. Что помогло создать единый сплоченный коллектив, успешно справившийся с поставленными задачами?

Читайте также: Квесты, игры и другие способы сплотить коллектив. Опыт «1С-Рарус»

Грандиозность задачи

Компания «КорпусГрупп» среди множества отечественных и зарубежных претендентов была отобрана единственным оператором услуг по организации питания и клининга в рамках саммита АТЭС. Перед нами стояла непростая задача – создать сплоченную команду из 2500 человек для работы на одном из самых грандиозных проектов, имеющем непосредственное влияние на репутацию страны на международной арене.

На проект был подобран персонал со всей страны: разных профессий, возрастов, образования и привычек. Вместе с сотрудниками компании в проекте были задействованы представители её филиалов из разных уголков страны, участники студенческих отрядов университетов и соискатели с рынка. В связи с ограниченными сроками запуска проекта времени на адаптацию, обучение, стажировку, да и на знакомство друг с другом у участников проекта было не так много.

На месте ещё до начала мероприятия сотрудникам предстояло выполнить огромный пласт подготовительных работ. Все корпуса, номера для проживающих и конференц-залы необходимо было привести в порядок после строительных работ, подготовить к заезду делегатов, расставить мебель, оргтехнику, оснастить текстилем и всеми необходимыми расходными материалами, поэтому график работы изначально планировался два через два по 12 часов, были сверхурочные и авралы.

Кроме того, все участники находились в замкнутом пространстве, в комнатах жили по несколько человек, чаще всего незнакомых друг с другом и не имели возможности покинуть остров из-за строго пропускного и объектового режима. Естественно, случались и размолвки и трения и раздражение, а порой и конфликты.

А что с досугом?

Перед дирекцией по управлению персоналом, помимо подбора, оформления трудоустройства, организации адаптации и обучения, стояла не менее важная задача – организация досуга персонала. Чтобы в свободное время наш разношерстный штат не заскучал, не начал «выпускать пар», а также сплотился для наиболее эффективного выполнения задач, нами была разработана специальная программа по организации досуга.

В сплоченной команде создается атмосфера доверия, взаимной поддержки и уважения, что позволяет снизить число конфликтных ситуаций, неизбежных в больших коллективах. В сплоченной команде сотрудники работают с большей отдачей, не тратят времени на «разборки и разногласия», выяснения, где заканчивается одна зона ответственности и начинается другая, показывают большую эффективность и производительность.

План

В программе «Организация досуга сотрудников» были определены цели, задачи, ответственные лица и разработан план-график мероприятий. Согласно ему, основными задачами были:

- Создание атмосферы доверия, взаимной поддержки и уважения в команде;

- Обеспечение ресурсами для эффективного времяпрепровождения сотрудников;%

- Повышение уровня коммуникации;

- Способствование формированию мотивации на совместное достижение результата;

- Создание условий для осознания участниками личной и командной ответственности при решении поставленных задач.

Для нас плюсом было то, что сотрудников и целевых групп было слишком много, мы не делали специальные мероприятия под какой-то определенный возраст или образование. Участники сами выбирали, что им по душе, на проекте был штаб, в котором можно было записаться на любое мероприятие на следующий день. Учитывая то, что было много активных студентов, которые с удовольствием, на общественных началах готовы были помогать аниматорам, у нас не было особых проблем с наполнением и вариативностью программ.

Поэтому основной совет, который можно дать коллегам – ищите активистов, привлекайте их к общественным мероприятиям , в каждой организации такие есть. Ну и естественно, сами будьте двигателем, закидывайте в народ идеи, прислушивайтесь к желаниям сотрудников, даже фантастическим, из них всегда можно сделать что-либо интересное.

Изменения в команде

В подготовительный период и во время проведения самого мероприятия на острове Русский каждый день для сотрудников, не занятых в этот день на работе (а это порядка 1000 человек), одновременно работало несколько  локаций по интересам: квесты, деловые игры, мастер-классы по актерскому мастерству, мастер классы хэнд-мейд, настольные игры, фитнес, йога и, конечно же, всевозможные спортивные командные игры – футбол, волейбол, баскетбол. Не менее 2 раз в неделю устраивались соревнования и турниры, выбирались победители в шашках, шахматах, легкой атлетике, в разных спортивных дисциплинах. Кто-то из сотрудников участвовал, кто-то входил в группу поддержки и просто болел за участников, таким образом, с утра до вечера заняты были практически все, у кого был выходной.

Квесты проходили на открытом воздухе, участники были поделены на 15 команд, каждый квест включал в себя от 10 до 12-ти этапов, каждый из этапов представлял собой командную задачу, нацеленную на развитие и закрепление тех или иных командных компетенций. Не буду их перечислять, это достаточно известные упражнения, адаптированные под специфику проекта и местности, были и гонки и веревочные этапы, задачи на смекалку, доверие, силу и выносливость.

Основной итог

После мероприятий члены команды гораздо эффективнее работали над общими задачами, повысилась взаимовыручка, снизилось число конфликтных ситуаций. Компания блестяще справилась с проведением одного из самых серьезных на тот момент мероприятий международного уровня, что подтверждают многочисленные благодарности от организаторов мероприятия.

Результаты

Компания успешно использует этот опыт в других проектах, требующих эффективной организации работы большого коллектива и организации его досуга. На всех проектах такого формата используется программа по организации досуга, адаптированная непосредственно под проект.

Читайте также: Чем веселей, тем серьезнее: 4 игровых способа сплотить команду

Так как проекты разовые, ограниченные по времени, персонал чаще всего набирается временный, послепроектное сопровождение и командообразование не предусматривается. Для постоянно действующих филиалов такая программа слишком масштабна и финансово затратная, так как предполагает выделенных аниматоров, да и сотрудники, работающие в 9-00 до 18-00, вряд ли готовы «командообразовываться» в режиме нон-стоп!

Конечно, какие-либо отдельные элементы этой программы мы используем по группе компаний, в виде тим-билдингов, конкурсов, проведения дней рождений филиала, дня отрасли и так далее.

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна