Сотрудники на удаленке: как подготовить компанию

Выбирая между возвращением в офис и удаленной работой, компании стоит комплексно проанализировать как внутренние бизнес-процессы, так и складывающиеся экономические перспективы. На какие факторы стоит обратить внимание, чтобы принять верное решение, объясняет заместитель генерального директора по операционному развитию BDO Unicon Outsourcing Галина Шаблинская .

Определите объем операций, который ваша организация может совершать удаленно

Прежде всего, стоит детально разобрать бизнес-процессы компании, чтобы адаптировать работу подразделений компании к существующим реалиям и обеспечить бесперебойное функционирование. Для этого нужно четко представлять все поставленные перед сотрудниками задачи и выработать стратегию для разрешения возможных проблем .

Читайте также: Как регламентировать работу удаленной команды

Задайте себе вопросы:

• Готовы ли вы перенести общение с клиентами полностью в онлайн?
• Как вы будете обрабатывать документы?
• Что делать в случае возникновения форс-мажорных ситуаций?

К примеру, наша компания оказывает услуги по аутсорсингу бизнес-процессов: мы ведем бухгалтерский и налоговый учет, кадровое делопроизводство, считаем зарплату, и наши сотрудники много работают с документами. В условиях самоизоляции и работы из дома мы были вынуждены полностью отказаться от работы с бумажными документами, перейдя на сканы и частично на юридически значимый электронный документооборот. За три месяца перевели на электронный документооборот свыше 40% наших клиентов, перешли на ЭДО с контрагентами и планируем продолжать работу в этом направлении.

Анализ бизнес-процессов поможет грамотно распределить ресурсы компании, если для совершения операций в полном объеме необходимо присутствие сотрудников в офисе. В нашем случае, первыми после снятия ограничений в офис возвращаются сотрудники, которые работают с бумажными носителями. Определите, какие функции не могут выполняться удаленно, какой процент работников вам нужно вернуть в офис и создайте безопасную среду для их работы согласно санитарно-эпидемиологическим требованиям:

• обеспечьте соблюдение социального дистанцирования;
• наладьте регулярную дезинфекцию помещений;
• предоставьте сотрудникам доступ к средствам индивидуальной защиты: маскам, перчаткам, санитайзерам.

Оцените готовность персонала к удаленной работе

Объявление режима самоизоляции заставило компании экстренно пересматривать формат работы, а сейчас настало время подводить итоги прошедших месяцев. Оцените, как сложились новые коммуникации в команде:

• контролируете ли вы работу сотрудников;
• достаточно ли взаимодействия между коллегами;
• насколько вовремя закрываются задачи;
• с какими сложностями вам и вашей команде пришлось столкнуться.

Стоит также учесть мнение персонала, его желание вернуться в офис или готовность продолжить трудиться удаленно. За прошедшие месяцы многие адаптировались к новому графику, но не у всех людей есть возможности и должные условия для дистанционной работы. Для них сохранение такого формата может снизить эффективность или вынудить к увольнению.

Наиболее простой способ проверить это — провести опрос. Мы спрашивали сотрудников :

• Хотят ли они полностью или частично перейти на дистанционный формат работы после снятия ограничений?
• Насколько комфортно им работать дома, не теряя концентрации?
• Есть ли все необходимое оборудование и средства связи?

По итогам исследования мы смогли понять, в каком формате нам предстоит работать, спланировали поэтапный выход из режима самоизоляции, сократили число арендуемых площадей и разработали правила присутствия сотрудников на рабочих местах.

Учитывайте экономические перспективы и изменения на рынке труда

Сейчас никто не может точно сказать, что ожидает нас в будущем, когда будет вторая волна заболевания, как именно это отразится на конкретной компании, поэтому многие пытаются пересмотреть и оптимизировать свои расходы. В частности, перевод части сотрудников на удаленную работу позволяет уменьшить траты за счет сокращения площади арендуемых офисных помещений.

Неизбежно меняется и ситуация на рынке труда. Если еще недавно существовала иллюзия, что он принадлежит соискателю, который выбирает среди множества предложений, то сейчас трудовые отношения достигнут большего баланса. Наступает время, когда и работник, и работодатель будут внимательнее относиться друг к другу.

К сожалению, не все бизнесы пережили период самоизоляции, соответственно, многие специалисты остались без работы. Но не нужно считать, что теперь компании смогут диктовать любые условия соискателям.

Например, у высококвалифицированного бухгалтера всегда сохраняется возможность выбора: любая организация заинтересована в опытном и разумном сотруднике, поскольку никакой кризис не отменяет бухгалтерскую отчетность. С другой стороны, сокращается количество вакансий для низкоквалифицированных, легко заменяемых кадров.

Стремясь максимально оптимизировать расходы, работодатели отказываются от дальнейшего роста штата, выявляют дублирование функций, сокращают расходы на поиск и обучение персонала, стремятся по возможности снизить количество ручного труда и автоматизировать процессы.

Мы ожидаем повышение спроса на:

• цифровые решения для бизнеса;
• услуги аутсорсинговых провайдеров, готовых обеспечить высокое качество по адекватной цене (это может быть дешевле, чем искать и нанимать сотрудников в штат, обучать и обеспечивать необходимым оборудованием);
• услуги рекрутинговых компаний, в портфеле услуг которых есть готовые цифровые продукты для подбора и адаптации сотрудников.

Обеспечьте информационную безопасность

При организации удаленной работы сотрудников, очень важно позаботиться о соблюдении требований информационной безопасности. Предусмотрите для коллег серию инструктажей по работе с конфиденциальными данными, чтобы минимизировать риск утечки, и пересмотрите или разработайте дополнительные внутренние регламенты компании. Обязательно стоит учесть:

• регулярную смену паролей;
• правила блокировки личных компьютеров;
• наличие лицензионного антивирусного ПО;
• разграничение доступа к рабочим папкам и документам.

Убедитесь, что домашнее окружение и техника сотрудника соответствуют требованиям инфобезопасности. Вы можете направить коллегам опросник, чтобы детально узнать условия удаленной работы в каждом конкретном случае: есть ли у работника личный компьютер/ноутбук или им пользуется несколько домочадцев, стабилен ли домашний интернет и так далее.

Если с техническим оснащением возникают проблемы, стоит подумать об обеспечении коллег рабочими ноутбуками, дополнительным оборудованием, например, гарнитурой и вторым монитором, корпоративной мобильной связью.

Смотрите также: Все функции в «одном окне»: проект BDO Unicon Outsourcing

Мы перевели всю компанию на дистанционную работу за несколько дней после объявления режима всеобщей самоизоляции. Сложно было спрогнозировать, смогут ли люди, большинство из которых никогда ранее не работали из дома, в полном объеме выполнять свои обязанности дистанционно. Возникали сомнения насчет технической оснащенности, способности внутренних сетей выдержать нагрузку на сервера, условий, в которых нашим сотрудникам придется работать, появлялись организационные вопросы, требовавшие быстрого решения.

Но мы справились, и эта ситуация продемонстрировала, что компания готова оперативно реагировать на внешние вызовы. Теперь нам предстоит вернуться в офис, и это тоже в определенном смысле вызов, но мы уверены, что все пройдет спокойно, потому что мы тщательно проработали многие вопросы, предусмотрели решения для потенциальных проблем и готовы гибко реагировать на изменения.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна