Системы учёта рабочего времени сотрудников: как выбрать под команду

Простое ведение табелей с отметками о присутствии/отсутствии человека и количестве отработанным им часов давно перестало устраивать бизнес. Управленцев куда сильнее интересует, на что именно тратится время и где можно найти дополнительные «резервы», уверен Александр Бочкин , генеральный директор вендора системы учета рабочего времени .

В одном интересном исследовании портала по поиску работы каждый четвертый руководитель признался в том, что контролирует занятость персонала и видит скачок эффективности труда. 76% опрошенных работодателей использует специализированный софт, и, вероятно, большая часть их часть обратилась к системам учета рабочего времени (СУРВ).

Как разработчик подобного программного продукта скажу, что выбор инструмента для контроля и учета рабочего времени – задача непростая и весьма щепетильная. Сама тема применения такого софта в повседневной офисной жизни довольно табуирована, и не всегда работодатели готовы открыто рассказывать о своем опыте использования таких систем и нюансах применения.

Читайте также: VK HR Tek - система кадрового электронного документооборота от VK

Так что же такое СУРВ? Почему они не так страшны? Какие бывают? Как правильно выбрать то, что подойдет конкретной компании для конкретных целей?

Что такое СУРВ, и какие они бывают

Начнем с того, что детально рассмотрим само понятие СУРВ. Это – специализированное программное обеспечение, способное не только зафиксировать начало/окончание и протяженность рабочего дня, но и дать подробный расклад по тому, как это время было использовано.

Есть три основных класса подобного софта:

• UEBA – User and Entity Behavior Analytics – системы обнаружения аномального – необычного, нестандартного – поведения активных пользователей. Такое ПО изучает большие объемы данных из внутрикорпоративных систем и при помощи методов машинного обучения делает определенные выводы: если результат пользователя отклоняется от заданного, то его активность нестандартна, и это повод присмотреться.
• DLP – Data Loss Prevention/Data Leakage Prevention – программные инструменты, нацеленные на защиту компании от утечек информации и имеющие возможность отслеживать рабочую активность сотрудников.
• EMS – Employee Monitoring Software – «классические» системы учета рабочего времени

Несмотря на то, что первые два класса тоже позволяют мониторить работу персонала, подробнее я остановлюсь на системах EMS. Здесь и далее – о них.

Что могут системы учета рабочего времени

Как правило, «базовый» функционал у всех подобных инструментов схож:

• Ведение статистики активности. Или – сколько времени в какой программе провел пользователь за своим компьютером. Это нужно для того, чтобы понять – занят ли сотрудник своими прямыми рабочими обязанностями, манкирует их или и вовсе занимается сторонними проектами. В зависимости от должности список «полезных» программ и отвлечений разный. Например, если контент-менеджер или SMM-специалист проводят бОльшую часть своего времени в социальных сетях – это абсолютно нормальная история, а вот если инженер или программист – это заставит присмотреться к работнику внимательнее. А еще это повод – пересмотреть и изучить собственные бизнес-процессы, которые могут быть неправильно выстроены.
• Учет отработанного времени. Фиксация начала и окончания рабочего дня, его протяженность, сколько времени ушло на выполнение той или иной задачи. Это простейший способ оценки продуктивности команды и загрузки каждого отдельного человека.
  В нашей практике был случай, когда проектная компания обратилась к СУРВ, чтобы выяснить, почему постоянно срываются сроки выполнения проектов. Все сотрудники работали полный день, часто задерживались, но дедлайны все равно горели. После внедрения ПО на основе собранной статистики удалось выяснить, сколько времени и на какие работы тратятся, скорректировать регламент по среднему выполнению и задать новые точные сроки. Не обошлось и без ложки дёгтя: выяснилось, что несколько сотрудников предпочитали выполнять заказы «на сторону».
• Простая аналитика. Формирование отчетов – часто в формате наглядных дашбордов – позволяет увидеть, где и когда сотрудники были наиболее активны, сколько было компьютерного/некомпьютерного времени.

Такой функционал есть в преобладающем большинстве систем. Среди дополнительных фич, которые предлагают вендоры, можно выделить следующее:

• кейлоггер – фиксация последовательностей нажатия клавиш на клавиатуре;
• снятие скриншотов через заданный промежуток времени;
• аудио/видеофиксация работы сотрудника;
• коллтрекинг – возможность записи звонков ( это может быть полезно для продаж );
• интеграция с другими сервисами ( системами телефонии или кадров, корпоративными календарями, турникетами и т.д .);

Классификация систем учета рабочего времени

Можно выделить следующие классификации систем мониторинга работы персонала:

• по технической стороне

○     SaaS – веб-вариант, когда вся получаемая информация хранится в «облаке» ( актуально для небольших команд и малого бизнеса, у кого компактный штат );

○     Standalone – десктопное приложение с хранением данных на сервере самой компании (будет максимально полезно для компаний среднего и крупного бизнеса)

• по степени фиксации данных

○     «шпионские» – софт с функциями кейлоггера, скриншотов, аудио- и видео-перехвата информации, фиксации почтовых писем и сообщений в соцсетях;

○     лояльные – фиксация исключительно рабочих аспектов без «засвечивания» и захвата конфиденциальной информации

• по назначению

○     системы мониторинга загруженности персонала – многофункциональные СУРВ;

○     тайм-трекеры ( time tracker ) – небольшие программы, позволяющие сотрудникам фиксировать время, затраченное на выполнение задач/проектов.

Как выбрать ту самую систему

Нужна ли она вообще

Управленец должен четко представлять, зачем он хочет применить подобное ПО в компании. Если нет понимания, то это повод поставить поиск на паузу и задуматься.

Мой опыт говорит о том, что чаще всего бизнес хочет:

• понять, где и почему происходят потери рабочего времени;
• определить причины срыва сроков сдачи проектов;
• найти резервы ресурсов () для решения более приоритетных задач; времени, финансов, сотрудников
• поднять эффективность;
• перераспределить загруженность персонала;
• проработать систему бонусов и финансовой мотивации;
• повысить общую дисциплину ( например, решить проблему опозданий );
• отладить контроль за удаленными сотрудниками

Облако или приложение

Если планируется мониторинг работы небольшого количества сотрудников (до 100), то лучшим вариантом станет обращение к облачным сервисам. Систему будет проще развернуть и настроить ( хранение данных тоже On Cloud ), не нужны дополнительные затраты на оборудование.

Смотрите также: Видеоконтроль качества бизнес-процессов

Нужно больше лицензий? Есть возможность докупить оборудование? Тогда десктопные приложения.

Фиксация данных

Для тех, кто ищет возможность поднять эффективность, разрешить какие-то внутренние проблемы, найти резервы времени или оптимизировать бизнес-процессы – оптимальным выбором будут так называемые «лояльные» системы или тайм-трекеры.

Если возникают вопросы относительно защиты корпоративных данных и защиты бизнеса от инсайдерских угроз – лучше обратиться к более «жестким» инструментам или даже DLP.

Фото Unsplash

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна