Рассадка по "Спагетти": как в разы ускорить коммуникации

"Мы хотим, чтобы о сельском хозяйстве говорили как о прибыльном и эффективном секторе экономики", – говорят в "АгроТерре", и словами не ограничиваются. В компании нашли способ ускорить коммуникации в Общем центре обслуживания клиентов, решив вопрос с рассадкой сотрудников с помощью инструментов бережливого производства. Как персонал обменивается информацией и передвигается по офису, анализировали с помощью "вкусной" диаграммы "Спагетти".

Что это за волшебное средство, позволившее заметно сократить временные издержки и организовать фабрику новых идей, порталу HR-tv.ru рассказала административный менеджер АгроТерра Татьяна Гусева.

Проект получил бизнес-премию WOW!HR в номинации Workplace .

- Татьяна, для начала – несколько слов о вашем проекте.

- В "АгроТерре" в течение 2015 года применяются инструменты бережливого производства. Диаграмма "Спагетти" помогла определить оптимальную схему рассадки сотрудников. Цель проекта – улучшить коммуникации в командах компании и сократить время на выполнение производственных операций.

- Что вас заставило задуматься о проекте? Какие задачи вы хотели решить?

- "АгроТерра" – нетипичная сельскохозяйственная компания. Цель компании, помимо собственно финансового результата, – создать в отрасли современное агропроизводство. Мы хотим, чтобы о сельском хозяйстве говорили как о действительно реальном секторе экономики, прибыльном и эффективном.

Для развития нужны инновации. В год мы реализуем десятки проектов – ищем лучшие управленческие и научные разработки в мире и тестируем их на наших предприятиях. Применение диаграммы "Спагетти" – это одна из таких находок, которая помогла оптимально выстроить работу нашего нового подразделения Общего центра обслуживания (ОЦО) клиентов, который мы открыли в Курске в 2013 году. ОЦО – еще редкость для российских компаний. Хотя такое подразделение и позволяет бизнесу сосредоточиться на основных производственных задачах, отдав сервисные функции на обслуживание профильным экспертам. Готовых решений по созданию ОЦО мы в сельскохозяйственной отрасли не нашли и с нуля разрабатывали свой подход как к организации работы подразделения, так и к размещению сотрудников.

- Сами ли вы разрабатывали концепцию или привлекали провайдера?

- В нашей компании работают эксперты в области бережливого производства, диаграмма "Спагетти" как раз один из методов системы, который коллеги порекомендовали. Суть в следующем. Сначала фиксируются перемещения сотрудников во время выполнения рабочих операций. Затем разрабатывается оптимальная последовательность выполнения работы. На ее основе выполняется рассадка людей. Логика такая: рядом должны сидеть люди, которые передают друг другу результат своего труда. Например, если один сотрудник создает документ, а второй его регистрирует или визирует, и это происходит регулярно, такие сотрудники должны работать рядом. Мы учитывали не только время для решения рабочих задач, но и необходимую атмосферу, условия труда. Например, для человека, который работает с документами, важна тишина. Для специалистов по подбору персонала – близость к переговорным комнатам и входу в здание. Для проектных команд – возможность обсуждать текущие детали в режиме мини-совещаний, не отходя от рабочего места.

-  Как проект разрабатывался? На что ставили акцент?

- Первое, что мы сделали – описали задачи подразделений. В Общем центре обслуживания работают 140 человек. Они обеспечивают выполнение непрофильных функций компании. Например, бухгалтерский учет, управление кадрами, администрирование. Далее мы проанализировали, с кем взаимодействуют сотрудники, и какие условия работы для них нужны. В зависимости от этого выполняли рассадку.

- Как велась подготовка? Какова была команда?

- В подготовке, длившейся несколько месяцев, было задействовано порядка 50 человек – это руководители подразделений ОЦО, ключевые сотрудники, сотрудники по работе с персоналом, эксперты по бережливому производству. Это те люди, которые знают функционал команд компании и умеют пользоваться инструментами бережливого производства.

- В чем были трудности, сложности? Как их преодолевали?

- Сложность была в подборе помещения и необходимости обработать большой объем информации о  функционале сотрудников. ОЦО располагается в Курске. В городе нет зданий, которые бы подходили под наши условия: площадь помещения, количество рабочих мест, расположение в близости к службам, с которыми взаимодействует компания. Поэтому было принято решение арендовать площадь и создать внутри обстановку "под себя". Сейчас, когда бизнес расширяется, мы будем дооборудовать дополнительные помещения. Также с учетом опыта работы с диаграммой "Спагетти". Также над реализацией проекта трудится дизайнер интерьеров, чтобы помещение было не только функциональным, но и привлекательным, оформленным по уникальному проекту в корпоративном стиле.

-  Какое из структурных подразделений компании больше поддерживало проект, вкладывало больше всех усилий?

- Самый большой вклад в проект сделали руководители. Нужна смелость, чтобы проникнуться новой идеей, изменить привычные процессы и убедить в их целесообразности людей. Представьте, что сотруднику отдела по работе с персоналом говорят, что он  будет сидеть рядом с коллегами из производственного блока. Сначала это вызовет удивление. Но потом такой сотрудник будет рад тому, что понимает специфику растениеводческого бизнеса, быстро получает обратную связь по тем документам, которые разрабатывает для работы коллег. Такой сотрудник станет настоящим партнером бизнеса, не оторванным от производства.

- Какова была первая реакция коллег на идеи преображения офисного пространства?

- Поскольку ОЦО – это новое подразделение, коллеги сразу изучили идею диаграммы "Спагетти" и привыкли работать с ее учетом. У людей из других подразделений, где мы тиражировали опыт, первая реакция была другой: удивление и закономерный вопрос "Зачем это?" Мы объясняли. Человек разделяет то, что понимает.

- Почувствовали ли результат клиенты и партнеры?

- В офисы "АгроТерра" часто приезжают коллеги и партнёры в командировки. Они, конечно, рады тому, что не нужно долго выстраивать логистику оформления документов или решения рабочих задач. Сотрудники размещены в трехуровневом здании не по функциям, а по тому, как выполняются операционные задачи. Т.е. финансист не будет находиться в отделе финансов, а будет рядом с теми, для кого он эту работу выполняет – руководителями производственных отделов, например. "АгроТерра"  – компания, которая развивается, появляются новые задачи и процессы. Поэтому  пересаживания происходят регулярно. Человек садится рядом с теми коллегами, которые в данный момент нуждаются в его экспертизе.

-  Как проект в целом повлиял на жизнь компании? Что изменил?

- Каждый сэкономленные час – это деньги из фонда оплаты труда. В ОЦО мы изначально выстроили процессы по логике поэтапного решения задач. Например, человеку не нужно бегать по этажам, чтобы оформить документ – все бланки, печати, подписи он может собрать в одном помещении. Это экономит время многих сотрудников.

Еще пересаживание сотрудников, которые участвуют в проектах, позволяет им ускорять коммуникации. Представим, что нам нужно провести совещание для уточнения деталей по проекту с 6 участниками. 15 минут на поиск помещения, установление контакта в группе. Потом начинаются уточнения и люди могут совершать звонки или возвращаться к рабочим местам за какой-то информацией. В итоге встреча, которая должна занимать 15 минут, длится 45 минут. 30 минут "на организационные вопросы" умножаем на стоимость работы всех 6 сотрудников – вот минимум экономии. Рассадка по проектам позволяет такие планерки проводить, не отходя от места.

Еще одно важное открытие – это рождение новых идей. Сотрудники отмечали, что после смены рабочего места начинают смотреть на привычные вещи новым взглядом, и это помогает им принимать креативные решения или решать сложные задачи. Бен Уэбер, гендиректор бостонской компании Sociometric Solution, которая анализирует межличностные коммуникации в офисе, подсчитал, что от 40 до 60% контактов сотрудника в течение рабочего дня приходится на общение именно с соседями по рабочему месту. При объединении сотрудников из разных подразделений в одном пространстве рождаются интересные межфункциональные проекты. Это для развития бизнеса крайне важно. Потому что именно так рождаются "идеи на миллион".

- Помог ли проект решить изначально поставленную задачу?

- Да. Мы ставили себе задачу правильно организовать рабочее пространство нового подразделения и улучшить взаимодействие в проектных командах. В итоге получили еще и важный инструмент активации креатива и межфункционального взаимодействия. Следующий этап – распространить опыт внутри компании.

Видео о проекте Вкусные методы организации рабочего пространства

Сайт WOW!HR

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

{@ tpl tpl="feedback-form.tpl"}