Рабочие встречи: легко и с пользой?

2019 год перевернул жизни большинства из нас с ног на голову, офисные будни сменились на постельную работу. А когда пришло осознание, что от работы в постели болит спина и греются ноги от ноутбука, мы начали организовывать рабочие уголки в попытках разделить личное и рабочее, найти удобный стол и полезные аксессуары на дому.

Рабочие встречи: легко и с пользой, проведение эффективных встреч, проводим рабочую встречу, организация рабочей встречи, проведение рабочих встреч, совещание рабочая встреча, программа рабочих встреч, организовать рабочую встречу, как сделать встречу эффективной, эффективные деловые встречи, эффективная встреча

Победа - нам удобно, мы эффективны, а в перерывах можно почесать ухо домашнему питомцу. Но кое-чего не удалось привнести в работу на дому - человеческого общения с коллегами… Рассуждает Дмитрий Качалов , руководитель TRASSIR Cloud.

Читайте также: Развитие сотрудников: 5 практик, не требующих бюджета

Small-talk в коридоре или за обедом, стратегические решения в курилке (шутка… или нет). Удаленная работа - это два клика вместо прогулки по коридорам от одной переговорки к другой, и подсознательно small-talk начал приходить в рабочие встречи (как выстроить коммуникации с командой и вернуть человеческое общение мы обсудим в другой раз), а помимо этого всегда были психологические и политические аспекты, отсутствие структуры, отсутствие целей – эти и многие другие причины превращали наши встречи в бесконечные holy wars, балаган и “трындеж”.

В рамках этой статьи приглашаю вас поразмышлять о том, как вернуть порядок в рабочие встречи - достигать результатов и не жечь деньги компании в трубу. Голые цифры: предположим, у вас часовая встреча 10 менеджеров продуктов уровня senior, чья зарплата от 300 тысяч рублей в месяц - встреча стоит 15873 рублей за час (без учета налогов, которые оплачивает компания в ФНС и пенсионный фонд). Вряд ли работодатель в здравом уме и твердой памяти готов оплачивать эту “беседку”. А что если таких “базарных” встреч будет 10 за неделю, а что если это будут руководители? На этом фиксируем проблему и переходим к её решению.

У вас может быть 3 роли на встрече: инициатор, приглашенный участник, фасилитатор. Третью роль пропустим в надежде, что фасилитаторы не будут читать эту статью, так как ничего нового они тут не должны узнать (должны - ключевое слово).

Поговорим о том, как вы можете сделать встречу эффективной , если вы приглашенный участник:

1)       Заранее ознакомиться с целью встречи

2)       Узнать у инициатора необходимость встречи - возможно вопрос можно решить несколькими сообщениями в чате? Если да, поздравляю - вы сэкономили себе время, а компании деньги)

3)       Хорошо бы ответить себе на вопрос - а обязательно ваше присутствие? Может кто-то из вашей команды будет полезнее?

4)       Если встреча неизбежна - подготовьтесь к ней. Зная цель, подготовьте возможные ссылки на файлы, которые могут потребоваться, соберите необходимую информацию.

5)       На встрече – держите фокус на ее цели, не поддавайтесь искушению поговорить “о чем-то еще”

6)       Если у вас есть аргументы в противовес высказыванию кого-то из коллег - старайтесь коротко и структурно доносить свои мысли, а не начинать их с момента “однажды, в некотором царстве…”

7)       После встречи зафиксируйте итоги - какие задачи вы должны сделать и в какие сроки.

Конечно же можно написать еще десяток пунктов, но держим в голове правило Парето – 20% усилий дают 80% результатов.

Что делать, если вы инициатор встречи? 7 пунктам не обойдемся, но правило Парето сохраним).

Первый этап. Прелюдии перед встречей…

1)       Обозначьте цель встречи, например: обсудить проект Х, чтобы достичь результата Y

2)       Зафиксируйте какого результата вы ждете по завершению встречи. Например:

a)       Зафиксировать цели проекта Х

b)       Договориться о задачах по реализации проекта

c)       Договориться об ответственных за задачи

d)       Договориться о сроках выполнения задач

3)       Составьте список участников и подумайте, может быть в ваш список попали лишние люди?

4)       Зафиксируйте роли участников

5)       Подумайте о личном: кто из участников встречи “говорун”, а кто “молчун” - принимайте это во внимание во время проведения встречи. Не нужно кидать на амбразуру “молчунов” и давать слишком много свободы “говорунам”

6)       Ответьте себе на вопрос: можно ли достигнуть цели встречи в формате переписки? Конечно любую цель можно достигнуть с помощью переписки, вопрос целесообразности? А сколько времени это займет? А сколько сообщений/писем придется отправить?

7)       Встречи больше 60 минут - опасная ловушка, ведь всегда можно подумать: “еще столько времени, мы точно все успеем”. Подумайте дважды о необходимости такой длинной встречи.

8)       Если встреча неизбежна, то пора составить план встречи. Например

a)       5 минут - вводная часть

b)       10 минут обсуждаем вопрос 1

c)       10 минут обсуждаем вопрос 2

d)       5 минут - подведение итогов

e)       Учитывайте опоздания коллег

Вводная часть обязательна, не забывайте о человеческом факторе - как бы вы широко и подробно не расписали цель встречи и тему обсуждения, всегда есть большая вероятность, что найдутся те, кто не читал описание встречи.

9)       Пункт которым часто пренебрегают - дополнительно оповестите участников встречи о ее цели и о том, что вы от них ожидаете. Помните, возможно им нужно время подготовиться.

Второй этап. Час Х - время эффективной встречи!

1)       Отбросить все волнения. Настрой позитивный, уровень уверенности в себе - максимальный

2)       Начинаем встречу вовремя. Джентльменские 1-2 минуты можно подождать, ведь вы это учли, а дальше вы рискуете не успеть достичь цели встречи

3)       Работаем по ранее написанному плану. Обязательно подсветите коллегам цель встречи и какие результаты ожидаются по ее завершению

4)       Не нарушайте написанный вами план, если на обсуждение вопроса 1 вы потратите не 10 минут, а 12 – увеличивается вероятность того, что цель не будет достигнута

5)       Модерируйте коллег, не давайте отходить от темы. Даже если это ваш руководитель, даже если это владелец компании – главное не боятся. Держите фокус коллег на цели встречи

6)       Следите за настроением коллег, управляйте эмоциями:

a)       Если чувствуете падение мотивации, время напомнить цель встречи и что это принесет ее участникам

b)       Напряжение - всегда можно разрядить шуткой (да, это идет вразрез пункта про держать фокус, но это хорошая инвестиция)

c)       Управляйте собственным голосом - подчеркивайте интонациями ключевые моменты, опускайте голос на важных вопросах

d)       Чувствуете сопротивление? Время быстрого анализа причины этого сопротивления: это желание показать себя? Это нежелание брать дополнительную нагрузку? Это страх перед неизвестной задачей? Это что-то личное? Это пункт со звездочкой, потому что каждый вопрос требует индивидуального подхода и времени на отработку возражений

Рабочие встречи: легко и с пользой, проведение эффективных встреч, проводим рабочую встречу, организация рабочей встречи, проведение рабочих встреч, совещание рабочая встреча, программа рабочих встреч, организовать рабочую встречу, как сделать встречу эффективной, эффективные деловые встречи, эффективная встреча

7)       Обязательно оставьте время на подведение и фиксацию итогов встречи. Зафиксируйте результаты встречи среди коллег и получите обратную связь

8)       Закончите встречу вовремя и получите плюс в карму от инициаторов встреч, на которые пойдут коллеги впоследствии

9)       Самое сложное это закончить на 5 минут раньше – подарите это время коллегам на чай и разгрузку мозга для смены контекстов

Смотрите также: «Пирамида потребностей по Dataduck»: проект заботы о сотрудниках

Третий этап. Есть ли жизнь после встречи?

1)       Отправьте всем участникам встречи список достигнутых договоренностей

2)       Не забывайте пинговать коллег о необходимости реализации достигнутых договоренностей, ведь если проект не будет реализован, то хоть встреча и не превратилась в балаган все равно стала не эффективной.

Таков джентльменский набор правил для проведения эффективных встреч. Все остальное это погоня за 20% результата при 80% усилий, а там куча вопросов из серии “что если…” и обсуждения на тему “что делать, если инициатор встречи не соблюдал описанные выше правила и можно ли не идти на такую встречу”. Что делать с “быстросинками” и так далее… Делитесь своими хаками проведения эффективных встреч, делитесь проблемами, вопросами – тогда мы встретимся еще раз и пополним этот набор.

Фото Unsplash

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

0

Рекомендуемые материалы