Проект Русклимат: автоматизированная кастомизированная система для управления карьерным развитием сотрудника

Проект представляет собой автоматизированную кастомизированную систему управления жизненным циклом сотрудника и нацелен на реализацию стратегии управления талантами от увеличения показателей эффективности коммерческого персонала в первые 3 месяца работы при сокращении сроков выхода на эффективность, до закрытия 95 % вакансий внутренним кадровым резервом и включает в себя несколько модулей.

Модуль адаптации персонала:

- Трекинг планов адаптации

- Автоматизация планов под должность

- Оценка удовлетворенности адаптацией новичком

- Закрепление персонального наставника с оценкой эффективности и формированием рейтинга

- Оценка компетенций наставника новичком

- Синхронизация с ЛМС (закрытие статусов обученности)

- Дашборд с выгрузкой в Excel

Модуль аттестации персонала:

- Оценка функциональных компетенций сотрудника руководителем с использованием онлайн библиотеки

- Оценка результативности сотрудника

- Присвоение сотрудникам квалификационных категорий

- Наглядный дашборд с фильтрацией в системе и выгрузкой результатов

Модуль оценки персонала:

- Оценка корпоративных компетенций и управленческих компетенций командой ассессоров

- Оценка потенциала

- Онлайн бизнес-игра для оценки трех лидерских компетенций

- Наглядный дашборд с фильтрацией в системе и выгрузкой результатов в Excel

- Создание ИПР сотрудника и мониторинг прогресса

- Вся траектория оценки в одной системе с возможностью модульно выстраивать барьерометрию.

Необходимо было сопроводить новую систему управления талантами автоматизированным решением. Техническое решение должно было соответствовать нескольким обязательным критериям:

- Не плодим новых ресурсов/платформ, используем имеющиеся технические возможности

- Управление жизненным циклом сотрудника (от адаптации до карьерного развития) находится на одном ресурсе, нет разрозненности систем.

- Digital-решение максимально кастомизировано под утвержденные HR-процессы холдинга

- Решение легко масштабируется на другие контуры предприятия

- Всем участникам процесса доступна и понятна аналитика в личном кабинете

- На разработку и внедрение отводится не более 6 месяцев.

Проект родился из выполненного тестового задания кандидата на позицию «Руководитель корпоративного университета», на этапе отбора и согласования в штат холдинга. На этом же этапе была защищена концепция решения, сформирован и презентован бюджет для нескольких альтернативных технических решений. Финальный вариант был согласован при участии Департамента информационных систем холдинга.

Решения реализованы в виде отдельных модулей на корпоративном портале со сквозной авторизацией через Active Directory и интеграцией со справочниками портала. Каждый модуль имеет свою структуру ролей участников процесса работы, обеспечивающую эффективную работу. Доступ к модулям происходит через домен третьего уровня корпоративного портала. Инструменты для реализации: платформа Bitrix24, ядро D7, языки PHP и CSS, база данных MySQL. Архитектура отдельных модулей разрабатывалась и реализовывалась по мере завершения и тестирования предыдущих. Вся реализация и внедрение заняли 6 месяцев.

Автором концепции и методологом выступила Егиазарян Зара, руководитель проектной группы ТПХ «Русклимат» при участии кураторов от Департамента информационных систем «Русклимат». Также в реализации участвовала компания-подрядчик, усилившая методологию и реализовавшая технологическое решение с помощью группы разработки.

Сложности были связаны сразу с несколькими факторами:

- пилотный проект предполагался к внедрению сразу на всю филиальную сеть компании

- с цифровой грамотностью пользователей

- высокими ожиданиями руководства, связанными не только со скоростью и качеством внедрения самой системы, но и результатами от деятельности HR.

Последовательно и планомерно реализуя коммуникационную кампанию и заручившись поддержкой заказчика, а также параллельно тестируя пользовательский опыт участников процесса, мы внедрили и продолжаем внедрять и масштабировать систему с учетом нововведений.

Вместе с позитивным эффектом от того, что многое стало автоматизировано и введено в эксплуатацию в короткие сроки, мы сталкивались и с классическим сопротивлением некоторых пользователей и их желанием работать по старинке. Нам удалось преодолеть их недоверие точечной и индивидуальной коммуникацией, поддержкой и трансляцией метрик по результату.

Функциональное значение для сотрудников:

• кастомизированная под HR-процессы компании система позволяет отслеживать удовлетворенность и прогресс работы каждого сотрудника на всех этапах рабочего цикла
• возможность прицельно адаптировать сотрудника к работе в компании, снижая тем самым длительность периода выхода на эффективность и ключевые показатели (трекинг плана адаптации, замер удовлетворенности в контрольных точках и закрытие испытательного срока)
• возможность проводить аттестацию сотрудников на соответствие занимаемой должности для определения ежегодного вознаграждения за эффективность и квалификацию
• в рамках карьерных траекторий планировать вертикальный и горизонтальный рост сотрудника
• создавать планы развития карьеры сотрудников и прикреплять к ним наставников для профессионального развития (сервис разработки планов развития и оценки наставников сотрудниками).

Функциональное значение для HR:

• повышать вовлеченность сотрудника и eNPS за счет сопровождения на всех этапах жизненного цикла в компании
• снижать текучесть кадров благодаря оперативной работе с отклонениями по показателям и выявлению сложных ситуаций
• своевременно обеспечивать кадровую защищенность региональных представительств и ускорение сроков подбора при внутренних вакансиях
• обеспечивать прозрачность функционирования HR-систем для сотрудника
• вести аналитику по HR-процессам в одной системе
• эффективно реализовывать HR-процессы без увеличения ФОТ.

Функциональное значение для руководителей:

• мониторинг прогресса каждого сотрудника;
• прозрачность и доступность аналитики по каждому сотруднику;
• возможность своевременно работать по отклонениям и корректировать результаты работы сотрудника.

Функциональное значение для компании:

• увеличение показателей бизнеса за счет своевременной и качественной адаптации, обучения и подготовки персонала.

Кадровая защищенность филиалов:

- Реализовали 2 годовых цикла оценки и подготовки кадрового резерва.

- Закрываем внутренним кадровым резервом 80 % вакансий согласно линейным карьерным маршрутам. Стремимся к целевому показателю - 95% к третьему году с момента внедрения проекта, в том числе за счет функционального влияния технологического решения

-Сокращение сроков выхода новичков на эффективность

- Уменьшили долю увольняющихся на испытательном сроке на 14 %.

- Общий процент обученности сложному техническому продукту на испытательном сроке увеличился с 35 % (2020 г.) до 85 % (2022 г.).

- Выполнение планов по адаптации новичками (в том числе по коммерческим задачам и плановым показателям продаж) с 60% (2020 г.) до 98 %. (2022 г.).

- Управление дополнительными льготами и бенефитами за эффективность.

-Решение позволяет в короткие сроки реализовать ежегодную аттестацию и присвоить сотрудникам «квалификационную категорию» на основе оценок эффективности и уровня развития функциональных компетенций с изменением дохода.

Увеличение удовлетворенности персонала:

Процент удовлетворенности за 2 года вырос с 63 % до 78%. Цифровое решение позволяет отражать в личном кабинете сотрудника его прогресс по адаптации, что позволяет ему легко оценивать работу своего наставника, проходить в системе опросы удовлетворенности процессом адаптации в контрольных точках и видеть прозрачную итоговую оценку аттестации и присвоенную квалификационную категорию.

С учетом того, что система гибкая и живая, мы можем сказать, что не только решили поставленные ранее задачи, но можем легко решать и масштабировать новые.