Пять cекретов успешного планирования дня от директора по digital-маркетингу

Компания по подбору персонала, онлайн-магазин, производство – кажется, что любой бизнес ассоциируется не только с прибылью, но и нескончаемым потоком дел. И это недалеко от правды. Часто жизнь предпринимателей сводится не к той мифической картинке, где ты лежишь на пляже и попиваешь холодный коктейль, а скорее бесконечному марафону с короткими передышками: аналитика текущих показателей бизнеса, подбор новых сотрудников, выход на новые рынки и т.д.

Как не перегореть в этом потоке дел, а еще оставить время на семью и даже хобби? Мария Клименченко , основатель диджитал-агентства и директор по диджитал-маркетингу в крупных российских компаниях, уверена, что без грамотного тайм-менеджмента внутри компании не обойтись. В современных реалиях навыки тайм-менеджмента – не просто преимущество. Это одно из ключевых условий успеха, как в бизнесе, так и в жизни.

Читайте также: Опыт карантина: тайм-менеджмент для домашнего офиса

Вот пять правил, которые можно порекомендовать при составлении графика, самостоятельной работе и планированию занятости коллектива.

Корпоративный тайм-менеджмент необходим как корпоративная культура

Достаточно часто в российских компаниях, особенно небольших, нет единого подхода к организации времени : кто-то пользуется календарем Outlook, а кто-то ежедневником; кто-то готовит подробный отчет к планерке, а кто-то действует на ходу; у кого-то есть распланированная система отпусков на год вперед, а кто-то принимает решение сегодня и сейчас. Возможно, с этой «солянкой» можно мириться до определённого периода, но чем больше компания приобретает удельный вес своих нематериальных активов в виде успешной работы специалистов, воодушевляющих кейсов, медийности топ-менеджера, тем меньше права на ошибку. От статуса «что-то делаю, что-то не успеваю» необходимо переходить к «даю задачу — сотрудники ее систематизируют — исполняют».

Что использую я в работе своей команды: доски задач, ежедневники, планировщики дел, Outlook, системы управления рабочим временем сотрудников. Важно, чтобы все эти инструменты не просто существовали сами по себе, но и были прописаны в регламенте или книге новичка. Приходя в новый коллектив, человек должен с первого дня включиться в корпоративную культуру, осознать, что у компании есть свои правила и распорядки.

Говорим «нет» тоталитарному принципу управления временем сотрудников в пользу доверительных отношений с командой

Наказать за опоздание рублем или публичным замечанием — далеко не редкая практика в России. Знаю, что в некоторых компаниях могут лишить премии за опоздание или сделать публичный выговор при коллективе. Работает ли данная система на практике? Боюсь предположить, что если и работает, то не в пользу работодателя. Такие действия сказываются на лояльности коллектива, а также эффективности работы. «Раз вы со мной так обошлись, значит и я отвечу вам той же монетой!», - если вы не слышали это вслух, не значит, что человек не подумал об этом про себя.

Я считаю, что стоит уходить от традиционного тоталитарного принципа управления в сторону доверительных отношений и открытости. Когда управление командой строится на режиме сотрудничества, персонал полностью поддерживает начинания руководителя и сам принимает корпоративные ценности.

В своем коллективе я стараюсь использовать системы по аналитике эффективности рабочего дня персонала. Это позволяет проанализировать, над какими задачами трудился специалист, как расставляет приоритеты в работе, как происходит взаимодействие членов команды: кто выполнил задачу вовремя, кто перевыполнил план, а кто отстаёт; как часто человек отвлекается от дел в пользу личных переписок, подкастов и просмотров You-Tube.  Под конец дня мы получаем детальную картину дня в виде графиков и диаграмм, делая все временные траты максимально очевидными и наглядными. Данная наглядная система позволяет человеку осознать самостоятельно, насколько эффективно прошел день, возможно, стоит пересмотреть свой график и где-то «подтянуться».

Наглядные результаты позволяют повысить уровень самомотивации – быть более сосредоточенным, научиться игнорировать отвлекающие факторы, расставлять приоритеты и придерживаться намеченных планов. В итоге действует это намного эффективнее общественного порицания и наказания рублем.

У любого руководителя должно быть время на разбор почты

Интересно, но согласно статистике международной консалтинговой компании McKinsey, сотрудники американских организаций и предприятий в среднем тратят 28% своего рабочего времени на то, чтобы разобрать электронную почту. Уверена, что в российских реалиях эти показатели не меньше. Действительно, если постоянно отвлекаться на новые письма в почте, сообщения в мессенджерах можно потратить весь рабочий день на коммуникацию, особенно, когда твоя компания не является глобальной, а за дверью не сидит секретарь.

Что помогает мне в этом случае? Я выделаю по 15 минут на разбор электронной почты и мессенджеров три раза в день: утром, после обеда и в конце рабочего дня. Это позволяет выполнять рутинные задачи, не отвлекаясь на посторонние раздражители.

То, что подошло другим, не всегда подойдет вам

Периодически стоит оглядываться назад и делать прагматичные выводы из своего опыта управления временем. Изучайте свои ошибки и обязательно принимайте меры по их исправлению.

Обязательно анализируйте ситуации, в которых вы особенно интенсивно теряли личные ресурсы.

Всегда следует оставаться осознанными и со стороны смотреть, что именно происходит с вашей жизнью — в каком направлении и с какой скоростью она движется.

Если вы почувствовали, что утратили контроль и слишком углубились в решение задачи, не думая о затратах времени, самое время остановиться, сделать перерыв и попытаться оптимизировать собственные действия.

Смотрите также: Отпуск сотрудника розничной сети. Миссия выполнима — кейс ООО «Спортмастер»

В конце концов, создавайте свои правила по управлению временем, свои фишки. Вся ваша жизнь, ваша деятельность — уникальна.

Тайм-менеджмент ценен не сам по себе, а как инструмент достижения ваших целей . У многих людей эти цели — финансовые, для других на первом месте стоит самореализация, у третьих — личное счастье. Каждому человеку хочется чувствовать себя счастливым — какое бы значение он ни вкладывал в это слово. Но вместо этого большинство людей вынужденно живут в состоянии «белки в колесе», когда за сотнями незначительных и мелких дел уходит время — самый ценный и невосполнимый ресурс в жизни любого человека.

Тайм-менеджмент, постановка целей и планирование своего дня помогут справиться с этой проблемой.

Фото Unsplash

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна