KPI: как это вообще работает

Не считаете ли вы, что ошибки в использовании KPI кроются в неверном переводе этого понятия? Но давайте копнем глубже: зачем вообще нужен подобный инструмент, что он дает компании, как правильно ставить цели сотрудникам и руководителям, порталу HR-tv.ru рассказал Альберт Мицевич , руководитель отдела по работе с персоналом МФК «Честное слово».

Зачем нужен KPI?

Часто в России KPI переводят как «ключевой показатель эффективности», что не совсем верно. Корректная формулировка - «ключевой показатель выполнения», т.е. некий индикатор выполнения цели.

В широком понимании KPI (Key Performance Indicators) — это ключевые показатели деятельности компании, которые помогают в достижении стратегических и операционных целей. Использование этого инструмента даёт организации возможность оценить эффективность работы каждого подразделения и отдельного сотрудника, а также помогает контролировать этапы реализации стратегии развития компании.

Читайте также: Когда KPI – волшебное средство, а когда злостный вредитель

KPI — это инструмент измерения поставленных целей. Если показатель, который вы ввели, не связан с главной целью, то есть не образуется исходя из её содержания, тогда его нельзя использовать в качестве KPI. Технологии постановки, пересмотра и контроля целей и задач легли в основу концепции, которая стала основой современного управления и называется Management by Objectives, MBO - «Управление по целям».

При помощи KPI очень часто строят систему мотивации и стимулирования персонала.

KPI – кому это нужно?

В моей практике цели формировались для всех сотрудников компании: от генерального директора до линейного персонала. При создании системы целевых показателей я всегда использовал следующий алгоритм: цели-задачи-KPI.

1) Цели . На этом этапе важно определить стратегические и тактические цели организации на квартал, полугодие, год. Цели всегда ставятся по системе SMART (т.н. «умные цели):

S - Specific (конкретная) - чего нужно достигнуть. Например, увеличить прибыль компании, найти дистрибьюторов, построить дом.

M - Measurable (измеримая) - в чем будет измеряться результат достигнутой цели: деньги, время, процент от чего-либо.

А - Attainable, Achievable (достижимая) - за счет чего будете достигать цели и возможно ли это в принципе. Например, увеличить прибыль компании на 100 тыс. руб. за счет автоматизации и экономии.

R - Relevant (актуальная) - Необходимо удостовериться, действительно ли выполнение данной задачи позволит достичь желаемой цели. Например, если мы хотим увеличить выработку того или иного продукта в определенном периоде, то нужно ли нам в это время закупать новое оборудование, нанимать новый персонал. Или за счет автоматизации процессов стоит сократить работников, высвободить ФОТ и сэкономленные средства использовать для повышения заработной платы ценным сотрудникам?

Т - Time-bound (ограниченный во времени) – установить временные рамки достижения цели.

Задачи

На этом этапе необходимо понять, какой набор задач нужно поставить персоналу для планомерного достижения цели. Как правило, задачи ставят на краткосрочный период, т.к. для достижения большой цели нужно выполнить несколько шагов. Например, если целью компании является завоевание доли рынка размером в 5 % с годовым объемом продаж в 10 млн руб. через 3 года, то задачи для персонала будут разбиты по годам, а также по месяцам в рамках каждого года. Поэтапное выполнение задач приведет к достижению главной цели.

3) KPI для компании и персонала станет индикатором того, как выполняются задачи. Анализируя динамику, можно спрогнозировать сроки достижения цели.

Примеры KPI

Для бухгалтера :

- В 1-квартале 2017 года осуществить переход на программное обеспечение «1С 8.3.».

- Во 2-м квартале 2017 года пройти аудиторскую проверку. В процессе проверок не должно быть вынесено замечаний.

- В срок до 31.06.2017 провести инвентаризацию.

- В течение апреля 2017 года ввод документов в систему «1С 8.3.» соответствует временному нормативу: 10 заявок в день.

Для HR -менеджера:

- В 1-м квартале 2017 года выполнить план по подбору сотрудников: закрыть 10 вакансий из планируемых 10.

- В 1-м квартале 2017 года перерасход HR-бюджета должен составить 0 рублей.

- Во 2-м квартале 2017 года из 10 принятых работников испытательный срок должны пройти не менее 8 человек.

Помимо формирования KPI, нужно также спланировать и процесс контроля их выполнения. В идеале эта система работает «снизу-вверх»: от младших руководителей до генерального директора. Достижение целей должно фиксироваться либо в таблице Excel, если компания небольшая, либо в автоматизированных системах - мониторах производительности.

Читайте также: Оценка руководителя и сотрудника: основные отличия

Ошибки

Чаще всего работникам ставят либо невыполнимые цели, например, увеличение плана продаж в 3 раза без наличия должных ресурсов у руководителя отдела продаж либо цели, которые нельзя измерить в цифрах: неформальная оценка деятельности работника руководителем. Все, что неизмеримо – заведомо невыполнимо.

Рекомендации

Повторюсь, вне зависимости от категорий персонала действует несколько строгих правил:

- Цели должны быть измеримыми: во времени, в деньгах, в процентах. Только в этом случае они будут достижимы, а результат их выполнения принесет прибыль организации и работнику.

- Цели должны быть «прозрачными»: каждый работник должен знать, каких результатов, в какой срок ему необходимо достигнуть, и какой бонус он за это получит.

- Нельзя перегружать матрицу целей большим количеством показателей. Для топ-менеджера рекомендую устанавливать не более 7 целей, для менеджмента среднего звена – до 5 целей, для линейного персонала – в среднем, 3 цели.

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна