Кейс Tele2: Конструктор льгот, который высоко оценили 80% сотрудников

Забота о команде – приоритетное направление работы HR-подразделения в Tele2. Продукты и сервисы, которые регулярно запускаются для сотрудников, отвечают наиболее актуальным запросам работников и внешним вызовам. Одна из корпоративных ценностей Tele2 – «Гибкость»: в компании учитывают мнение пользователей и следуют этому принципу не только по отношению к потребностям клиентов, но и к мотивации сотрудников.

В Tele2 проанализировали данные об использовании уже существующих в компании компенсаций и льгот, входящих в стандартный социальный пакет, и предложили коллегам самим управлять своими льготами и бенефитами.

Tele2 ставит своим приоритетом цифровизацию сервисов для внутренних клиентов. Поэтому для реализации проекта по предоставлению гибких льгот сразу решили найти такой технологичный инструмент, который обеспечит современный, удобный и полностью автоматизированный сервис для сотрудников.

• Для проработки концепции гибких льгот авторы проекта сделали следующее: провели опрос и анализ потребностей сотрудников,
• определили целевую аудиторию,
• изучили опыт пользования существующими льготами и пожелания по расширению льготных предложений.

Результаты исследований были использованы при формировании каталога льгот по выбору в новой системе.

Для выбора технического решения системы гибких льгот проанализировали провайдеров, которые предоставляют готовые продукты, а также опыт других компаний, внедривших данный сервис.

В результате приняли решение о самостоятельной разработке системы. Это обусловлено, прежде всего, тем, что внутри компании есть необходимые ресурсы и специалисты. Кроме того, собственное техническое решение экономически более выгодно для компании: разработка, запуск и обслуживание системы реализованы полностью внутренними ресурсами и в рамках существующих договоров с провайдерами, а техническая поддержка внутри компании в будущем не потребует дополнительных инвестиций.

В ходе проекта был сформирован новый подход в предоставлении льгот.

Часть льгот зафиксировали: они предоставляются всем сотрудникам, отказаться или поменять их на другие возможности нет. Это, например, материальная помощь, страхование от несчастных случаев и болезней, сотовая связь и другие.

Плюс появились льготы по выбору, предоставляемые в виде каталога. В него вошли компенсация занятий спортом, компенсация обучения иностранным языкам, чекапы различной направленности и другие. Льготы по выбору были оценены в баллах.

Проектная команда подготовила техническое решение, которое определяло принцип работы новой системы гибких льгот. Конструктор льгот стал продолжением личного кабинета сотрудника с привычным интерфейсом, он прост и нагляден в использовании, при этом не требует дополнительных действий для администрирования и технической поддержки системы извне.

Ключевым решением стало внедрение этого решения в существующую систему, чтобы не создавать отдельной платформы – для облегчения пользовательского опыта и бесшовной интеграции в IT-инструментарий управления персоналом.

В результате в личном кабинете сотрудника создан раздел «Льготы и компенсации», куда вошел конструктор льгот. Это витрина, которая принимает данные выбора от сотрудников и передает в кадровую систему.

Система учета кадров – это backend конструктора льгот, в котором реализованы все алгоритмы по распределению опций на основании лимитов сотрудников, грейдов, региона работы и т.д.

Проектная команда прописала программы для передачи данных из системы учета кадров в личный кабинет и обратно, приема новых данных выбора сотрудников и внесения этой информации в систему учета кадров.

В системе определены основные правила работы конструктора: периоды начисления лимитов, частота выбора льгот, обозначена стоимость льгот в баллах и другие параметры.

Система полностью масштабируема на техническом уровне: предусмотрены возможности увеличения количества сотрудников, а также возможность увеличения количества видов льгот. Сервис позволяет менять бизнес-логику на уровне администратора через настройки. Например, состав льгот по выбору, стоимость льгот в баллах, категории персонала, которым доступна льгота и т.д. Кроме того, предусмотрена возможность адресного информирования пользователей (уведомления от системы, рассылки и др.).

Для оптимизации процесса предоставления льгот на основании подтверждающих расходы документов (компенсация занятий спортом и изучение иностранных языков) в личном кабинете были разработаны формы предзаполненных документов (ранее сотрудники должны были заполнять шаблоны самостоятельно).

Согласно результатам опроса, проведенного через 6 месяцев после запуска:

• 80% сотрудников высоко оценивают удобство пользования новым сервисом;
• 60% сотрудников будут разочарованы, если сервис не будет доступен им в 2023 году;
• более 20 идей о развитии конструктора льгот будут проанализированы и учтены в стратегии развития продукта в 2023 году и далее.

Для запуска проекта реализована отдельная коммуникационная кампания, направленная на всех сотрудников Tele2 (более 9000 человек в 69 регионах России). За первые 6 месяцев работы конструктора более 50% сотрудников зашли в конструктор льгот. При этом конверсия в заявку (оформление своего пакета льгот сотрудником) – 17%.

Сотрудники за это время оформили более 1000 заявок на изменение своего пакета льгот. При этом многих сотрудников устраивает их пакет льгот, и они не хотели бы ничего менять (40% сотрудников компании используют возможность компенсировать занятия спортом и не готовы отказываться от этой льготы в пользу других, предложенных конструктором).

Важным результатом проекта стало то, что на конец 2022 года в компании не зафиксировали перерасхода по статьям бюджета, направленным на реализацию нового набора услуг и опций в рамках конструктора («Страхование», «Компенсация занятий спортом», «Компенсация расходов на обучение иностранным языкам»).

Конструктор льгот стал одним из приоритетных HR-проектов 2022 года и оказал влияние на важный показатель, который системно измеряют в Tele2. По результатам независимого исследования вовлеченности персонала, который провела компания Axes Management в 2022 году, Tele2 опередила лучших работодателей на мировом уровне: индекс вовлеченности сотрудников составил 90% (+3 п. п. к 2021 г.).