Как оплатить сотруднику допотпуск за свой счет?

Во многих компаниях существуют собственные системы льгот и гарантий для сотрудников кроме тех, которые дает ТК РФ. Например, полис ДМС, доплата больничного до оклада, путевки, выплаты молодым мамам. Еще одной мерой поддержки является оплата дополнительного отпуска, который работник берет за свой счет. И тут ждет неприятный сюрприз: благая цель может обернуться штрафом для компании. Разберем причину.

Ст. 128 ТК РФ говорит о том, когда работник может получить отпуск без сохранения зарплаты. В числе таких ситуаций – рождение ребенка, свадьба и смерть близкого родственника. В этом случае компания по заявлению сотрудника должна предоставить ему до 5 дней отдыха. Но если вы решили оплатить их, придется опираться на другую норму, хотя прямой отсылки в законодательстве и нет.

Читайте также: Как быть, если сотрудник отпрашивается с работы?

Речь о ст. 136 Трудового кодекса, которая обязывает оплачивать отпуск не позднее, чем за 3 дня до его начала. Это требование является общим, то есть никаких исключений быть не может. Стало быть, человек должен принести заявление, а вы – оплатить отдых как минимум за три дня до свадьбы, рождения ребенка или смерти родственника. В первой ситуации это еще можно понять, в остальных – кажется нонсенсом.

Увы, но отталкиваться все равно придется от упомянутой статьи 136. Другими словами, за указанные в законе три дня до начала отпуска у вас должно быть заявление от сотрудника. Задача трудновыполнима, но все же есть два варианта действий для HR.

Первый – можно добавить в правила внутреннего трудового распорядка уточняющее условие о таком дополнительном отпуске. Цель – зафиксировать, что дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется не ранее, чем за три дня с даты предоставления заявления. В таком случае сотрудник, как вы и рассчитывали, напишет нужный документ, вы оформите отпуск и заплатите отпускные. Если же с заявлением он опоздает, у него все равно остается право, которое дает ст. 128 ТК РФ: работник получит 5 дней отдыха за свой счет.

Второй вариант связан с переводом отпускным позднее, чем за три дня до начала отдыха. Оценивая риски, можно подтвердить факт того, что вы не виноваты в задержке документов. Что нужно сделать для этого? Попросите сотрудника написать объяснение, из-за чего он опоздал с предоставлением заявления. Причина будет очевидна – он не имел возможности рассчитать дату, но для вас это будет документальным доказательством. Получив объяснительную, составьте акт и опишите всю ситуацию. Здесь важно уточнить, что и вы не имели возможности вовремя перечислить отпускные, как того требует закон. При этом вы оказывали сотруднику дополнительную меру поддержки , сверх тех гарантий, которые дает ТК РФ.

Смотрите также: Отпуск сотрудника розничной сети. Миссия выполнима — кейс ООО «Спортмастер»

Конечно, полностью это не исключает риск возможного спора с сотрудником из-за несвоевременной оплаты и вопросов от ГИТ. Но реалии таковы, что благие намерение сталкиваются с суровой реальностью закона. Если вы оплачиваете допотпуск накануне самого отдыха, опасностей будет больше, а озвученные шаги их заметно снижают. Однако все равно вам придется решать, какие риски для вас важнее. Оставлять все, как есть или менять систему льгот и гарантий так, чтобы они полностью отвечали требованиям закона.

Фото Unsplash

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна