Как быть, если сотрудник отпрашивается с работы?

Рабочее время – ключевое понятие трудовых отношений. На нем строятся все процессы для сотрудников, рассчитывается зарплаты . Но и многие бытовые вопросы приходится решать в течение дня: забрать ребенка из школы, навестить родственника в больнице, вызвать мастера. А так как это происходит в рабочее время, надо отпрашиваться: устно или письменно. Как правильно и законно поступать сотруднику и действовать работодателю?

Прежде всего, в ТК РФ нет понятия «отпрашиваться». Так что самая распространенная практика – устная договоренность. Однако такой подход может иметь негативные последствия. Если с сотрудником произойдет несчастный случай, его могут отнести к производственному, ведь по документам-то он на работе. Как компания докажет, что человек занимался личными делами? Будут сложности с учетом и оплатой таких часов. Иногда сотрудников отпускают и просят отработать часы. Но отработка считается сверхурочным трудом, то есть отдельно оформить и оплатить. В противном случае компания получит штраф в 50 тыс. рублей по ст. 5.27 КоАП РФ.

Читайте также: Две главные задачи HR в условиях правовой неопределенности

Другое правило – каждое действие документировать: фиксировать, как отпрашиваться с работы в разных случаях. Сделать это можно в правилах трудового распорядка, приложении к договору, локальном акте. Также пригодится заявление от работника. Причем обеденное время не требует таких правил. Напомню, что в обед работник свободен от обязанностей, он может тратить это время на любые личные цели. Правда, вы должны определить документально время обеда, чтобы правильно оформить, если человек задержится.

Особенно важно оформлять отсутствие, если человек отпрашивается более чем на 4 часа. Именно это число является «границей» для определения прогула. Меньше и ровно четыре часа суды не считают прогулом. Более того, непрерывно: если человека не было 2 часа, а потом еще 2,5 часа – это тоже не прогул. Причем отсутствовать он должен по уважительной причине. И к этому надо подходить осторожно. Недавно в одном из кейсов работника уволили за прогул, т.к. он ушел днем забрать решение суда, хотя компания это не согласовала. Его восстановили, поскольку дело связано с защитой трудовых прав, а режим работы у суда и компании совпадают.

Когда работник отлучается нечасто, но надолго, можно оформлять это отпуском – в счет оплачиваемого или за свой счет. Да, у оплачиваемого отдыха свои правила, в т.ч отпускные за три дня до начала. При внезапной просьбе сотрудника выполнить это будет трудно. Альтернатива – отпуск за свой счет. Закон его не запрещает, и оформляется он как и обычный, только не требует оплаты. Более того, иногда сотрудники по закону имеют право взять такой отдых: работающие пенсионеры, инвалиды, в случае рождении ребенка, регистрации брака.

Если сотрудник уходит регулярно, изучите введение неполного рабочего дня. Например, уменьшить часы каждый день, освободить один из дней и т. д. Закон это также не запрещает. Более того, некоторые категории имеют право на неполную работу, если попросят: беременные женщины, один из родителей ребенка до 14 лет и ряд других. Главное – подписать соглашение, указав детали: начало и окончание работы, время отдыха, разделение дня на части. Оплата труда считается пропорционально отработке, а трудовой стаж, отпуск и другие права не уменьшаются.

Смотрите также: TIME MANAGEMENT: как эффективно управлять своим временем

Возвращаясь же к уважительности прогула, оценка причины отсутствия нужна, когда компания планирует расторгнуть договор с сотрудником или у него уже есть взыскания. Так или иначе, именно для HR важно оформлять любое отсутствие – и краткое, и длительное. Только так кадровый документооборот будет полностью открытым и легитимным, а компания – защищена в случае конфликта и суда. Если сотрудник умело манипулирует и обманывает, вы сможете его наказать за грубый проступок. А если у него важные обстоятельства, вы еще раз покажете, что являетесь ответственной компанией и уважаете работников.

Фото Unsplash

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательно