Как эффективно управлять внутренними коммуникациями

Эффективные внутренние коммуникации - одна из основных задач любой организации. О том, как взять общение сотрудников под контроль, рассказал Гамазинов Тарас, руководитель проектов по развитию HR-бренда.

- Прежде всего, определим один важный момент. Мы не обсуждаем, нужно или нет организовывать внутренние коммуникации. Если этого не делать – коммуникации организуются сами – в курилках и в другом неформальном общении. А атмосфера в компании сформируется по настроениям самых нелояльных сотрудников. Плохо? Хотите это победить – возглавьте!

Чтобы развивать коммуникации внутри компании, нужно отталкиваться от целей. Согласитесь, вы начинаете работать с внутренними коммуникациями совсем не ради того, чтобы все узнали о достижениях Васи из соседнего отдела. Вы хотите, чтобы ваша команда стала  дружнее и сплоченнее, а в результате организация в целом – сильнее.

Читайте также: Переспорить самого себя: 5 способов ведения внутренних коммуникаций

Как определить цели и целевые аудитории? У каждой компании свои задачи. Где-то пришла новая управленческая команда, и нужно объяснять сотрудникам логику ее решений. В другом случае организация приняла стратегию развития с очень амбициозными целями, и ваша задача – мотивировать команду на их достижение. Бывают более узкие направления, например, снизить производственный травматизм или познакомить участников локального проекта друг с другом.

Наконец, компания может решать интересную специфическую задачу. Например, «ЭР-Телеком Холдинг» - одна из самых быстрорастущих телекоммуникационных компаний страны. Мы выходим в новые регионы и на новые рынки, в том числе, путем объединения с местными операторами связи. В результате в холдинге формируется уникальный сплав корпоративных культур. Задача внутренних коммуникаций – взять из них лучшее, что делает нас сильнее, и распространить на всю семью «ЭР-Телеком».

Определив цели внутренних коммуникаций, выбираем каналы распространения информации. Как вся команда может узнавать новости? Например, через рассылку по электронной почте, если все работают за компьютерами. Для больших производственных компаний с распределенным рабочим персоналом более эффективными могут быть плакаты и системы корпоративного телевидения или радио – в местах отдыха, столовых или прямо в цехах. Многие выпускают регулярные корпоративные СМИ – на бумаге или в виде приложений для мобильных устройств. Корпоративные мероприятия – тоже элемент внутренних коммуникаций.

Как выбрать нужные для вас инструменты? Есть несколько отправных точек – количество сотрудников, география, бюджет. Если в команде работает  буквально несколько человек, лучшим каналом коммуникаций может стать личное общение. Для больших компаний нужны более массовые каналы. География тоже важна. Ваша компания большая? Она работает в одном или нескольких зданиях, городах, регионах или даже странах? В зависимости от ответа набор коммуникаций может быть разным. А бюджет определяет ваши возможности – одни каналы условно бесплатны (письмо по электронной почте), другие требуют серьезных затрат (пример – корпоративное телевидение).

Проведите опрос команды, соберите фокус-группы. Вы поймете, где и как разным сотрудникам привычно и удобно получать информацию. Кстати, ключевое слово здесь – разным. Если компания большая, скорее всего, нужно настроить отдельный набор каналов для разных регионов, направлений бизнеса и категорий сотрудников.

Подумайте не только над вопросом «Где?», но и над тем, кто будет распространять информацию. Некоторые каналы способны функционировать централизованно (например, рассылки по электронной почте или ведение корпоративного сообщества в социальных сетях). А вот плакаты в столовой производственного участка в нескольких тысячах километров от центрального офиса компании должен напечатать и развесить кто-то из местных сотрудников.

Есть еще один важный и авторитетный канал распространения информации – слухи. В работе с ним можно вновь вспомнить совет: «хочешь что-то победить – возглавь это». Найдите амбассадоров распространения «правильной» информации внутри компании. Это могут быть неформальные лидеры, активные сотрудники, к которым прислушиваются в коллективе. Делитесь с ними новостями – и скоро все в компании будут о них знать. Вообще личное общение – один из ключевых элементов в построении внутренних коммуникаций.

Следующий важный момент – о чем говорить. Делайте внутренние коммуникации полезными для сотрудников. Они не будут добровольно читать об участии генерального директора в выставке в далекой экзотической стране, если в этом сообщении не будет для них какого-то практического смысла. Также вы не заставите коллег установить ваше приложение на личный смартфон или вступить в группу в социальной сети – у вас достаточно конкурентов за внимание ваших людей.

Какой контент «зацепит» сотрудников? Спросите у них! Можно напрямую – провести исследование или проанализировать лайки и дизлайки разных сообщений. Можно менее заметно – собрать обратную связь в личном общении.

Сотрудникам нравится узнавать о том, что им близко – о друзьях и знакомых, об изменениях в их личной работе или новостях их городов. А как же задачи компании?

Определите ключевые тезисы (вспоминаем о целях внутренних коммуникаций) и аккуратно встраивайте их в сообщения на интересные сотрудникам темы. Например, вы пишете о том, как сотрудник бухгалтерии Мария из филиала в Оренбурге выиграла местный чемпионат по спортивным танцам. Эта новость, скорее всего, заинтересует многих бухгалтеров по всей компании (потому что коллега), большинство сотрудников филиала в городе (потому что местная) и сотрудников-спортсменов всей организации (потому что спорт). Охват уже хороший. Дополните, новость тезисом о том, как компания поддерживает здоровый образ жизни команды, какие для этого создает условия (возможно – корпоративные скидки на фитнес). Вы решите одну из задач ваших коммуникаций, а сотрудники поделятся новостью, увеличив охват.

Смотрите также: Как компания Shell помогает сотрудникам справляться со стрессом

И последнее – нельзя построить внутренние коммуникации в компании один раз и навсегда. Компания меняется, внешние условия меняются, интересы сотрудников меняются – и ваши коммуникации должны меняться вместе с ними. Так вы всегда сможете быть актуальными и создавать в своей компании лучшую команду.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна