HR: как правильно расставить приоритеты

Какие профессиональные «фишки» помогут HR-у не только все успеть, но оперативно и качественно справляться с делами, что это за действенное средство  – to-do-list, и какую силу в тайм-менеджменте имеет обыкновенная шоколадка – порталу HR-tv.ru  рассказала HR-директор Объединённой Аутсорсинговой Компании Кристина Косинова .

Какими принципами руководствоваться в деле расстановки приоритетов? Конкретного ответа здесь дать невозможно. Всё зависит от сферы деятельности компании, её потребностей на текущий момент. Задачи могут быть и несложными, но их решение повлечёт благотворные последствия: расширит список клиентов, увеличит прибыль или прибавит доверия бренду.

Читайте также: 4 нормы ненормированного рабочего дня

Приоритеты на долгосрочную перспективу, безусловно, расставляет руководство. В соответствии с его стратегией и необходимо планировать свой трудовой год. К примеру, определить 4-5 профессиональных целей, осуществление которых поспособствует процветанию предприятия. Не стоит держать их в голове, запишите в рабочем блокноте (бумажном или электронном). Плюс — на листе формата А4. Его ещё называют to-do-list — и правда, действенное средство повышения личной эффективности.

План разместить на видном месте. И обязательно определить время на выполнение каждого пункта — дедлайны, а также желаемые результаты. Каждый месяц хорошо подводить предварительные итоги и корректировать своё «глобальное видение». Такая гибкость помогает оперативно реагировать на текущую ситуацию, без чего в современных реалиях никак.

Планирование на ближайшие 30 дней не менее важно, чем на 12 месяцев. Здесь обязательно отражают периоды, когда предполагается максимальная нагрузка — чтобы подготовиться к «хардкору». Hr-ы, как правило, часто очень загружены осенью. Именно в сентябре-ноябре многие соискатели после отдыха в отпуске начинают подыскивать себе новое место. Да и работодатели активизируются. Потому менеджерам по персоналу тоже за лето надо позаботиться о себе.

Неделю желательно планировать в два этапа. Сначала составить список дел, которые необходимо выполнить, а потом определить приоритетность каждого из них. Для этого обычно используют методы, основанные на принципе Парето: 20% усилий приносят 80% результатов, а 80% — только 20% . Планами на день большие, важные, сложные задачи разбивают на подзадачи, тем самым снижая стресс от масштаба предстоящей работы.

Каждое утро хорошо уделять пять минут текущему планированию, просмотру списка дел и определению тех из них, решение которых приблизит к достижению главной цели. А затем — просто задуманное шаг за шагом выполнять. По возможности — не отвлекаясь. Не нервничать, верить в успех. В конце дня — вычеркивать сделанное, хвалить себя. Возможно, даже покупать себе небольшие подарки. Элементарная шоколадка поднимет настроение и укрепит боевой дух. Оставшиеся пока невыполненными задачи — переносить на завтра. С них начинать следующий день.

Делать будни продуктивными также помогают профессиональные «фишки». Так, опытные hr-ы знают, что собеседования на линейные позиции лучше проводить в первой половине дня. В таком случае «доходимость» кандидатов выше, а они сами, как правило, — бодры и активны.  Просмотр резюме и телефонные интервью с последующими приглашениями удобнее отложить на вторую половину дня. А вот когда работать над позициями ТОП-персонала, принципиального значения не имеет.

Чтобы задачи не накапливались, нужно периодически уделять внимание каждой из них. Поможет правило 20 минут. Попробуйте в течение этого времени делать что-то с максимальными вовлечённостью и концентрацией. Увидите, как много успеете. Позже можно перейти на 30-минутные «рабочие броски». Только не забывайте устраивать после них перерывы. Даже 5-минутная прогулка по офису даст переключиться и накопить силы для эффективного решения следующего вопроса. Постоянный цейтнот же только навредит. Тут и до профессионального выгорания недалеко.

Если вы одновременно получаете запросы из разных источников, на какой реагировать сначала (телефон, почта, коллега обратился лично…)? Трубку телефона, если вы не заняты общением с важным клиентом или соискателем, поднять никогда не сложно. Почту можно проверять в перерывах между задачами или по мере получения оповещений о поступлении новых писем.

Другое дело — с каким вопросом к вам обратился коллега. Если по поводу работы, и это очень важно и срочно, обязательно выслушайте и помогите. Если же человек просит дать ему совет в связи с какими-то личными затруднениями, лучше перенести разговор на более удобное для обоих время. Можно встретиться позже, за обедом или кофе-паузой.

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна