Должностная инструкция: как составить и что не забыть

Должностная инструкция и реальные процедуры часто как небо и земля, которые никогда не сойдутся. А ведь если подходить к составлению и изменению этого документа серьезно, это позволит избежать множества неприятностей. Можно ли брать шаблоны ДИ из Сети, как составлять и как часто менять, порталу HR-tv.ru рассказал Альберт Мицевич , руководитель отдела по работе с персоналом МФК «Честное слово».

- Альберт, в Интернете много шаблонов всевозможных инструкций. Какими из них можно руководствоваться (брать за основу), а какие отсекать?

Должностная инструкция (ДИ) представляет собой нормативный документ, который регламентирует следующие области практической деятельности должностного лица в компании:

- процесс управления самим работником, и на кого распространяется его управление как должностного лица;

- формат взаимодействия с руководством и подчиненными;

- отчетность перед руководителем и получение отчетов от подчиненных;

- перечень внутренних нормативных документов и законодательных актов РФ, которыми сотрудник руководствуется в своей деятельности.

Если в форме ДИ учтены все указанные выше пункты, то ее смело можно брать как шаблон.

Важно, чтобы ДИ была тесно связана с трудовым договором сотрудника: иногда некоторые части должностной инструкции, особенно параграфы о функциональных обязанностях, включают в трудовой договор. В случае открытия трудового спора с работником компания должна четко указать на то, какие пункты трудового договора/должностной инструкции работник не выполнял.

Читайте также: HRD, ты в ответе за все

- Что обязательно должно быть в инструкции? Какие элементы.

Важнейшим признаком грамотно составленной должностной инструкции является абсолютная ясность и «прозрачность» всех ее информационных блоков:

Дата, место подписания ДИ , должности лиц, визирующих документ со стороны работодателя (обычно – генеральный директор).

Общие положения : наименование должности, чьи указания обязан выполнять работник (и в какой последовательности), кто замещает работника на время болезни или отпуска, общие указания, какими внутренними документами и законодательными актами РФ руководствуется сотрудник в своей каждодневной деятельности.

Квалификационные требования: к образованию и стажу работы в должности, к профессиональным знаниям, навыкам и умениям, углубленные требования к знанию внутренних документов компании и законодательным актам РФ, требования к объемам знаний того или иного иностранного языка.

Должностные обязанности: подробно описанный реальный функционал работника. Слово «реальный» выделено не зря – это важнейшая часть инструкции, все описанные обязанности должны быть именно теми, которые работник выполняет каждый день. Здесь не нужно общих фраз: все четко, лаконично и по делу.

Права работника: описывает, какими правами сотрудник компании наделен при исполнении своих обязанностей, к каким ресурсам работодателя имеет доступ.

Ответственность работника : описывает уровень ответственности сотрудника, какие последствия могут для него наступить при несоблюдении тех или иных обязанностей, уточняет ответственность за разглашение конфиденциальной информации о деятельности компании.

Доступ к ресурсам: уточнение, к каким конкретно информационным ресурсам (CRM-системы, базы данных, документы) и в каком объеме работник обращается в рамках выполнения своей трудовой функции.

Взаимодействие с отдельными сотрудниками и другими подразделениями компании: если того требует служебная функция, то необходимо точно и подробно описать формат взаимодействия работника с коллегами.

Подписи: должностную инструкцию обязательно визируют непосредственный руководитель работника, работник службы персонала.

- А чего быть категорически не должно, иначе это не инструкция?

- Не должно быть двоякого толкования обязанностей работника, размытых формулировок в описании требований к специалисту, заведомо невыполнимых функций или ложных сведений о выполняемой работе.

Должностная инструкция как документ должна быть действующим инструментом для правильной организации работы сотрудников, а потому должна постоянно дорабатываться исходя из реальных обязанностей работника и изменений бизнес-процессов внутри компании.

- Каков сам процесс подготовки инструкции, опишите. Кто должен проверять/подписывать?

Обычно форму должностной инструкции разрабатывает служба персонала. Ответственность за наполнение ДИ лежит как на HR-специалистах, так и на непосредственном руководителе работника. По мере подготовки проекта должностной инструкции его согласовывают все заинтересованные лица, а финальный вариант документа утверждает и подписывает первый руководитель компании. Далее ДИ передают на ознакомление работнику.

Читайте также: Герой или чужой? 12 статусов для определения вовлеченности

- И каков процесс ознакомления сотрудника с инструкцией?

Ознакомление с должностной инструкцией может быть организовано либо службой персонала, либо непосредственным руководителем сотрудника. Последний ставит свою подпись на специальном листе ознакомления, который прикреплен к инструкции.

- Могут ли вноситься коррективы в должностную инструкцию по инициативе сотрудника?

Да, это возможно. Более того, если процесс инициировал сам работник, то это показывает его ответственное отношение к своим обязанностям, культуру его работы.

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна