Дистанционный работник: инструкция по эксплуатации

Сотрудники, работающие вне офиса, – один из трендов последних лет. Помимо существенной экономии на организации и обслуживания рабочего места, компании освобождаются от целого рядя организационных вопросов. Например, не надо делать спецоценку, медосмотры, что сразу избавляет от массы хлопот. И вообще, в таком случае не надо регистрировать представительство в регионе, где у вас реально работают один-два человека.

Но здесь, в первую очередь, важно разделять – надомный и дистанционный труд. В первом случае речь идет о работе из дома на основании того же самого трудового договора. Значит все обязанности работодатель должен соблюдать. А вот дистанционный труд – работа вне офиса и с использованием интернета – это отдельная форма трудового договора, и именно она дает ряд привилегий. Однако, кроме преимуществ есть и нюансы, учесть которые удается не всегда.

Читайте также: «Где у него кнопка»: как взаимодействовать с удаленным работником

Основной из них – это эффективное управление и контроль. В случае с дистанционной работой работодатель фактически лишается инструментов для оперативного управления через офис. Если сотрудник, работающий в офисе, допускает какие-то нарушения, то мы можем его в любой момент пригласить для разговора, подготовить какие-то документы. Переходя на дистанционный труд, мы фактически теряет эту возможность.

Помощником в такой ситуации должен стать ваш документальный фонд. Я имею ввиду трудовой договор и должностную инструкцию, где надо предусмотреть средства контроля. Именно от них зависит многое, когда у вас в штате есть удаленный персонал. Прежде всего, в документах следует определить список задач (обязанностей), а его прямой руководитель должен составлять планы работы – недельные, месячные, квартальные. Это не значит, что установить планы надо каждому. Но если возникнет необходимость, вы начнете спокойно контролировать сотрудника.

Также надо указать порядок и сроки предоставления отчетов о работе. Согласно Трудовому кодексу РФ, в договоре следует прописать, как мы обмениваемся отчетами. Вы, например, можете узаконить электронную систему документооборота, указав сдачу отчетов через электронную почту. Рекомендую так же утвердить форму отчета: если ее не будет, то работника не получится наказать за «отписки», если он назовет это отчетом. Если же определенная форма утверждена, можно наказать за невыполнение должностных обязанностей по заполнению должностного отчета.

Практика показывает: установите ответственность за достоверность данных в отчете. Недостаточно прописать обязанность его направлять, надо, чтобы он был достоверным. Поэтому в трудовом договоре и Правилах внутреннего трудового распорядка укажите конкретную фразу об ответственности работника за недостоверную или необъективную информацию в документе. Если, допустим, медицинский представитель напишет, что был у врача Иванова в поликлинике № 5 с 11:00 до 11:40, а у вас будут доказательства, что не был (предположим, этот врач уже не работает в поликлинике), то мы наказываем сотрудника за недостоверность предоставленного отчета.

Далее, обязательно перечислите, как именно осуществлять связь с работником и что будет для этого использоваться: телефон, e-mail и т.д. А в трудовом договоре надо обязательно закрепить адрес электронной почты. Таким образом, вы фиксируете, что обмениваетесь всеми документами с работником по почте, уточняете нюансы сотрудничества при изменении данных, и в случае спора в суде спокойно предоставите доказательства этого. Еще один немаловажный момент – обязанность сотрудника являться в место и время, которое вы назначите. Кроме того, для управления удаленными работниками обяжите их читать электронную почту. Причем лучше всего установить периодичность ее чтения, например, ежедневно, до 12:00.

И финальный «аккорд» проекта – понять, как установить контроль за рабочим временем человека, который трудится дистанционно. Как вариант, он может сообщать о начале дня по телефону, СМС или e-mail сообщением и определенным образом отчитываться по итогам работы за день.

Смотрите также: Гибкость в вопросах управления людьми

По сути, расставить флажки, по которым работник будет бежать и в случае, если он свернет, законно его за это наказать. Если это будет сделано грамотно, то отдача в работе после перевода на дистанционный труд будет выше, чем в офисе с обычными работниками.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна