Что учесть, чтобы управлять удаленной командой
Если раньше на «удалёнке» работали редкие дизайнеры и программисты, то в текущий момент таким форматом сотрудничества уже никого не удивишь. Пандемия внесла свои коррективы, оперативно показав, что и вне офиса команды могут успешно справляться со своими задачами; а затем и в целом, следуя глобальным переменам, удаленная работа стала распространена повсеместно.
Разумеется, при таком формате сотрудничества есть свои нюансы, которые необходимо учитывать. Как построить работу не одного сотрудника, а целой команды, так, чтобы она была максимально эффективной – рассказывает Наталья Филина , создатель и руководитель платформы «Профдепо».
Читайте также: Как повысить энергопотенциал команды?
Будьте готовы к текучке
Как бы ни был хорош ваш проект и зарплата сотрудников в нём, смены сотрудников не избежать. Подготовьтесь к этому заранее: разработайте стандартный документ передачи дел или ТЗ, составьте небольшой «вводный курс» для новых членов команды – это поможет минимизировать энергозатраты, когда будете вводить нового игрока.
По данным ВЦИОМ, в представлениях россиян фрилансеры работают больше, чем наёмные сотрудники (29%); эффективнее (30%) и больше зарабатывают (28%). И это не может не отразиться на привлекательности таких работников для бизнеса. Поэтому работодателям сегодня необходимо перестраиваться на интеграцию в коллектив компании удаленных сотрудников и искать более эффективные способы взаимодействия друг с другом.
Ищите дополнительную мотивацию
От выгорания не защищены ни сотрудники в офисе, ни члены удаленной команды. Людям должно быть интересно и то, что они делают, и те, с кем взаимодействуют. Система бонусов, дополнительных вознаграждений или возможностей для роста и повышения уровня компетенций должны работать в связке, иначе не избежать череды увольнений.
По данным Owl Labs, cнижение расходов на дорогу, питание, отсутствие дресс-кода, отвлекающих факторов – есть разные причины, по которым люди голосуют за «удаленку». 74% работников говорят, что возможность работать удалённо снизит вероятность их ухода из компании.
Позаботьтесь о безопасности данных
Вы должны быть уверены, что в случае необходимости сможете получить безопасный доступ ко всем проектам сотрудника, обсудите эти моменты заранее – где они будут храниться, кто вправе вносить коррективы, как проект перейдет вам в случае завершения работ или увольнения сотрудника. И, разумеется, никто не отменял договор о неразглашении коммерческой тайны – он также должен быть подписан еще до начала работ.
Наладьте взаимодействие между командой и удаленщиками
Создание хорошего климата в коллективе распространяется и на удаленные команды. Все сотрудники должны понимать с кем работают и не чувствовать себя «за бортом» коллектива. Поэтому изначально вы инициируете знакомство всех членов команды, а в дальнейшем интегрируйте командные активности, чтобы человек чувствовал себя частью коллектива, понимал, что он участвует в общем деле.
Выработайте правила коммуникации
Стиль и манера общения у всех разные, а потому, чтобы избежать недоразумений и ненужных трений в коллективе, изначально задайте стандарты: в каком тоне позволительно и непозволительно общение, в какие часы корректно созваниваться, как быстро должны реагировать на электронные письма коллег, в каком формате должны проходить совещания (например, обязательно включенной видео камерой). То, что в обычном офисе «считывается» невербально, в случае удаленной команды лучше определить и проговорить заранее. Причем узнавать о таких стандартах члены команды должны не от коллег, а от вас лично.
Трекинг-звонки
Добавляйте в календарь хотя бы раз в неделю аудио или видеозвонки. И для того, чтобы контролировать ход работ, и для того, чтобы удаленные члены команды не чувствовали свою «оторванность» от проекта. Это поможет избежать недопонимания, ошибок, позволит обсудить сложные моменты. После обсуждения – зафиксируйте в письменном виде тезисы, чтобы они сохранялись не только в памяти и к ним при необходимости можно было вернуться и вам, и сотрудникам .
Несмотря на то, что некоторые считают отсутствие контроля и начальника «в непосредственной близости» фактором снижающим эффективность, 77% сотрудников на удалённой работе говорят, что они более продуктивно работают из дома (по данным CoSo Cloud).
Создайте пространство
То, что вам не придется подыскивать и содержать офисное помещение для своих удаленных сотрудников, еще не означает, что каждый из них будет сам по себе. Задача руководителя проекта – обустроить «виртуальный офис», то есть организовать для команды инфраструктуру, платформу. В этом рабочем пространстве должен проходить обмен задачами и обратной связью между Исполнителем и Заказчиком услуг.
По результатам опроса PwC, в России 25% компаний планируют заместить фрилансерами до 30% работников. И если бизнес уже делает шаги в этом направлении, значит, видит в этом выгоду и эффективность для себя.
Предоставьте доступ к программному обеспечению
Представьте, что арендуя обычный офис, вы попросите сотрудников принести в него свои стулья и компьютеры? Скажем так, это было по крайней мере странно. Поиски необходимых программ и софта не должны становиться задачей сотрудников. Предусмотрите изначально все необходимые компоненты программного обеспечения, если это необходимо. Это необходимо и для того, чтобы унифицировать работу членов команды, задать внутренние стандарты.
Смотрите также: ГК «Илим» внедрила online-сервис самообслуживания для сотрудников «Личный кабинет»
Ставьте измеримые цели
Всем членам команды, в том числе и работающим удаленно, должны быть понятны их цели и задачи. На каждом производственном этапе обозначьте каждому сотруднику конкретное задание и зону его ответственности. То, что в обычном формате можно было бы уточнить у коллег и начальства, мимоходом в офисе, на удаленке может превратиться в снежный ком непонимания. Поэтому только конкретика для каждого: ты должен сделать вот это и это, от и до, за какое время и в каком объеме.
Обозначьте четкие дедлайны
Тоже самое применимо и к срокам выполнения задач. Каждый должен знать, к какому сроку нужно выполнить работу – необходимо фиксировать этот момент графически в специальных программах или в рассылке заданий. Обтекаемые фразы типа «обсудим к концу недели» не сработают и привнесут хаос в работу команды. Дата, время и курирование этих сроков – ответственность руководителя проекта.
Фото Unsplash
При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна
Что Вы думаете об этом?