4 случая неудачного распределения обязанностей

В чем ошибка руководителей, неверно разграничивающих зоны ответственности сотрудников, чем это грозит и как избежать негативного сценария развития событий – порталу HR-tv.ru рассказала Наталья Деревянкина , руководитель отдела персонала компании Auvix.

Любую компанию можно разделить на две части: персонал и процесс. Это ключевые области, в основе которых заложен успех или потенциальные проблемы в развитии предприятия. Поэтому  для успешного развития важно уделять внимание обеим составляющим. Тема грамотной организации рабочих процессов сейчас довольно популярна – ей посвящено большое количество издаваемой литературы и проводимых мероприятий, а изучению работы с персоналом, в большинстве своем, уделяют время только профильные специалисты. Тем не менее управленческие ошибки совершаются достаточно часто и могут во всех смыслах дорого обходиться.

Один из самых непростых вопросов, находящийся на стыке процессов и персонала – распределение обязанностей: при удачном решении этой задачи в выигрыше окажутся и сотрудник, и компания, в обратном случае все будут нести издержки.

Читайте также: Эффективная матрица зон ответственности: возьмите на заметку!

Классика жанра

Как правило, в корне всех ошибок в этой сфере лежит неправильная оценка организационных, социальных или психологических особенностей сотрудника. "Классические" варианты:

1.  На руководящую должность назначается человек, не обладающий набором качеств, необходимых для руководящей должности. Чаще всего это специалист, работающий в компании и идущий на повышение. В результате такой перестановки компания потеряет специалиста и получит «недоруководителя».

2.  Бывают ситуации, когда на одного специалиста ложится очень разноплановая работа. Например, менеджеру по продажам, ориентированному на работу с людьми, впридачу достается вести документооборот всего отдела. Как следствие, не имея способностей к скрупулёзной работе и быстрому переключению между задачами, сотрудник будет пробуксовывать или и вовсе «заваливать» весь процесс.

3. Иногда сотрудник и обязанности «не совпадают» по уровню ответственности. Тут случаются перекосы в обе стороны: «исполнителю» поручают задачи для самостоятельного решения, и наоборот – «самостоятельного» менеджера загоняют в узкие рамки «исполнителя».

4. Сотруднику, интроверту по натуре, поручают  работу, связанную с большим количеством общения.

Масштаб последствий в случае неправильного распределения обязанностей, как правило, зависит от уровня должности и времени, в течение которого длилась ситуация. Но всегда в результате будут сбои в рабочем процессе, деморализация команды или отдельных сотрудников, а также дополнительная работа HR-отдела и, как следствие, дополнительные расходы. Если в ситуацию продолжительное время не вмешиваться, то риск для компании усугубляется.

Приведу два примера из практики , связанные с неправильным распределением обязанностей.

Первый пример. Ключевой сотрудник компании, работающий со дня основания, занимал управленческую должность продолжительное время. Навыки управления целым направлением оказались ниже необходимых, что повлекло за собой последствия, отразившиеся как на бизнесе компании, так и на внутренних процессах. Основные из них:  снижение позиций компании на рынке и вступление конкурентов в нишу, а также угроза увольнения ряда сотрудников. Поскольку сам сотрудник и его вклад ценны для нас, мы решили перераспределить обязанности и изменить структуру компании, в результате чего сохранили команду полностью. Также со временем нам удалось отыграть часть позиций на рынке.

Второй пример также связан с назначением на управляющую позицию: технический специалист узконаправленного подразделения решил, что вырос из должности, и видел свое дальнейшее развитие только в вертикали. Однако на практике возникли сложности, связанные с управлением группой более трех человек, поскольку при принятии  решений руководитель опирался на техническую сторону проблемы, не уделяя внимания компетенциям людей. Все управленческие решения сводились к одному варианту – уволить сотрудников. Компания затрачивала ресурсы на обучение управленческим навыкам, разъяснение и урегулирование конфликтных ситуаций, а также удержание работников, находящихся в его подчинении. Спустя год сотруднику предложили вернуться на ранее занимаемую должность, с полномочиями наставника по своей специальности, но он отказался и уволился.

Читайте также: Как уйти от деструктива к эффективной системе коммуникаций

Рекомендации

Как избежать подобных ошибок?

Перестраховаться от неправильного распределения обязанностей невозможно. В компаниях, которые развиваются и растут, будут возникать подобные случаи неоднократно. Но есть меры,  которые помогут свести их к минимуму. К ним относятся:

1. Работа с персоналом: систематическое тестирование и оценка сотрудников на предмет способностей, склонностей и результатов, достигнутых в процессе работы.

2. Наблюдение за рабочим процессом и своевременное распознавание симптомов, таких, как снижение показателей деятельности, наличие жалоб или конфликтных ситуаций с коллегами и клиентами.

3. Автоматизация процессов в компании.

4. Анализ  опыта мировых экспертов в области работы с персоналом и адаптация его под бизнес и специфику компании.

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна