«JCat Работа» создала для KELLY систему «Мультипостинг» — автоматизированное размещение 2000+ вакансий на специализированных площадках

KELLY — международное агентство, предоставляющее решения по аутсорсингу и управлению персоналом с 1946 года в мире и с 1993 года в России. Под его задачи компания «JCat» на платформе «JCat Работа» внедрила проект «Мультипостинг».

«Мультипостинг» — это ежемесячное автоматизированное размещение 2000+ вакансий на  специализированных площадках, сбор откликов, контроль за распределением квот и сбор аналитики для 300+ пользователей из одного окна. Также настроена интеграция с международной ATS BullHorn (CRM для учета кандидатов, работы с ними и сбора данных) и сервисами промежуточной обработки откликов.

Кейс представляет Александр Федюнин , руководитель платформы «JCat Работа».

Проект «Мультипостинг»  для компании KELLY претендует на победу в номинации Digital Solutions бизнес-премии WOW PRO .

Читайте также: Массовый рекрутмент производственного персонала в период пандемии – кейс компании Avon

Цели и задачи проекта

Задачи, которые сформировали на старте:

• Регулярная обработка: размещение, обновление и удаление из ATS базы, превышающей 2000 вакансий.
• Автоматическое взаимодействие с личными кабинетами заказчика на сайтах по поиску работы и карьерном сайте заказчика.
• Оформление вакансий по стандартам KELLY  (описание компании, логотип и прочее)
• Создание «Единого окна» для обработки и аналитики по откликам с сайтов. Исключение дублей.
• Интеграция с международной ATS bullhorn и сервисом предварительной обработки кандидатов.
• Упрощение администрирования – создание доступов к сайтам и квоты на 300+ пользователей

Заказчику было важно:

1. Сократить расходы на услуги сайтов по поиску кандидатов.

2. Создать и развивать собственную базу вакансий, чтобы компенсировать частичный отказ от job-сайтов. Оставить на прежнем уровне использование ручного труда, а в дальнейшем сократить его процент.

3. Автоматически формировать и регулярно анализировать и администрировать работу 300+ сотрудников в режиме «единого окна».

4. Сконцентрироваться на продающих текстах и скорости дальнейшего взаимодействия для поиска кандидатов на массовые позиции.

5. Работать с откликами для привлечения «теплых кандидатов» по масс-вакансиям.

На старте предполагалась интеграция проекта с международной АТS, с карьерными сайтами и с международными сервисами промежуточной обработки откликов; гибкость и полная кастомизация базовых процессов, а также возможность развития сервиса на основе новых запросов.

Чтобы удовлетворить требования по кастомизации, пришлось отказаться от стандартных решений и разрабатывать детали кейса самостоятельно

IT-инструменты –  идеальное решение для тех задач, когда требуется автоматизировать и синхронизировать  сложные процессы:

- 2000+ вакансий на 8 площадках

- 300+ пользователей

- интеграция с рядом ИТ-решений для HR

Подготовка к реализации проекта

На этапе подготовки мы собрали бизнес-требования заказчика, провели их анализ и предложили варианты решения. Проведя сравнительную аналитику результатов, скомпоновали и проверили демоверсию платформы.

Над проектом со стороны платформы «JCat Работа» работала команда из 12 человек: продуктовые менеджеры, разработчики, тестировщики, служба поддержки, аналитики

Работа над кейсом проходила поэтапно:

• Разработка демо-версии и ее тестирование на платформе «JCat Работа».
• Согласование ТЗ по интеграции с bullhorn.
• Запуск первых пользователей в «JCat Работа».
• Согласование  второго ТЗ, запуск второй группы пользователей.
• Согласование третьего ТЗ. Платформа обрабатывает 526 вакансий.
• Согласование заключительного ТЗ, запуск в работу согласованного количества пользователей (300+). Платформа обрабатывает 2000+ вакансий  ежемесячно.

Время реализации проекта: август 2020  –  май 2021

Для оперативного решения возникающих вопросов создали рабочий чат. Еженедельно проходили созвоны нашей команды и представителей заказчика по онлайн-видеосвязи. Для работы над каждым этапом технических заданий и обсуждения результатов использовали облачную документацию,  с общим доступом для нас и заказчика. Регулярно проводили промежуточные демопрезентации функционала. Разработчики из «JCat Работа» анализировали обратную связь и корректировали процесс.

Сложности реализации проекта

Кейс, в большей или меньшей степени, затрагивал работу всех отделов  компании заказчика. С каждой «инстанцией» проводилось поэтапное согласование функционала.

Трудности возникли из-за недостаточной гибкости международной ATS. Приходилось подстраиваться под алгоритмы ее работы. Для решения задачи по интеграции с международными IT-сервисами обработки кандидатов, мы тщательно изучили документацию и подключили международных технических специалистов.

Внедрением кейса занимался отдел разработки JCat.

Основной сложностью у  заказчика была дополнительная нагрузка по адаптации к новой рабочей модели.

Результаты проекта

Проект помог решить все поставленные задачи:

1) Сократили время на администрирование многопользовательских кабинетов на job-сайтах.

2) Размещение вакансии на восьми площадках  «одним кликом» существенно ускорило работу.

3) Процент добавления откликов с сайтов в ATS равен 100% за счет автоматизации процессов.

4) Вырос уровень соблюдения стандартов в части отправки приглашений/отказов кандидатам (рост индекса вежливости).

5) Стандартизирован процесс оформления вакансий – теперь автоматически применяется брендированный шаблон с лого.

Произошла автоматизация массовых процессов, результатом которой стали экономия труда и времени сотрудников. Взвешенные решения принимаются на основе регулярной аналитики, что приводит к оптимизации затрат.

Смотрите также: Массовый подбор персонала в ПАО «Совкомбанк»: +5000 за год

Итоги в цифрах:

• 300+ сотрудников работают с международной ATS в режиме «единого окна», что экономит трудозатраты.
• Ежемесячно в автоматическом режиме 2 000+ вакансий попадают на необходимые источники привлечения.
• К заказчику ежемесячно поступает 20 000+ откликов из источников привлечения, по каждому из них автоматически формируется рабочий файл.
• Каждый созданный файл заказчик может оперативно обработать.

Благодаря «Мультипостингу» выросла осведомленность сотрудников о новых каналах привлечения кандидатов. Кейс послужил дополнительным стимулом для пользователей –  растет количество новых идей по работе с вакансиями в «Candidates Journey» и рационализации рабочих процессов.

Решение платформы «JCat Работа» может быть растиражированно для широкой аудитории, а также кастомизированно под задачи конкретного заказчика.

Фото «JCat Работа»

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Если ваша компания разработала и внедрила интересный и эффективный продукт, расскажите об этом на конференции WOW PRO 2021 .

{@ tpl tpl="feedback-form.tpl"}