«Frontline user experience» для сотрудников производства – кейс Pepsico

Внедрив автоматизацию HR-процессов и собрав в единую экосистему всех участников, компания Pepsico запустила проект «Frontline user experience» для сотрудников производства. На протяжении шести месяцев Agile-команда работала над различными инструментами и идеями с целью погрузить производственный персонал в диджитализацию.

Проект Pepsico претендует на победу в номинации Level Up бизнес-премии WOW!HR 2022 .

Читайте также: Кейс HEINEKEN: Что дает цифровизация HR-процессов и с чего начать

О реализации проекта рассказывает Елена Белова , HRBP компании Pepsico.

Предпосылки создания проекта

Команда HR начала трансформацию в 2020 году. В рамках создания новой модели компания внедрила автоматизацию всех HR-процессов на базе BRM-системы, которая позволила собрать в единую экосистему участников HR-процессов и подписывать все документы электронной подписью.

Офисные сотрудники охотно используют автоматизированные процессы. Однако производственный персонал консервативен, сотрудникам комфортно использовать бумажный документооборот и обращаться за помощь к руководителям. Проектной команде необходимо было разработать план изменений в культуре пользования HR-сервисов и получить позитивный отклик от сотрудников, которые уже начали пользоваться автоматизированными HR-процессами, а также привлечь тех, кто еще сомневается в эффективности.

Чтобы вовлечь персонал в технологии и внедрить культуру пользования автоматизированными процессами, компания запустила проект «Frontline user experience» для сотрудников производства.

Суть проекта

За шесть месяцев Agile-команда разработала различные инструменты, чтобы погрузить производственный персонал в диджитализацию: от создания роли амбассадоров HR-сервисов до рассылки смс-уведомлений о необходимости действия на HR-портале.

Кроме того, команда запустила эффективную обучающую кампанию для сотрудников производства. Короткие сессии, визуальные материалы с QR-кодами, простые инструкции по диджитал-активностям, установленные киоски на производственных площадках – все это было направлено на повышение уровня digital-знаний персонала.

Цели и задачи проекта

Целью проекта поставили популяризацию среди производственного персонала диджитал-процессов и электронно-цифровой подписи. Также важно было сформировать самостоятельный пользовательский опыт сотрудников цепочки поставок и высвободить время руководителей на решение бизнес-задач.

Фокус проекта был направлен на удобный пользовательский опыт, коммуникационную кампанию и простые обучающие материалы, доступные всем.

Команда проекта

Agile-команда была создана из экспертов HR с привлечением спонсоров из бизнеса. В команду вошли 10 человек.

Лидерская команда производства  Pepsico  поддержала проект.

Сложности в реализации проекта

Сложности внедрения заключались в масштабности и диверсификации функции производства. В производстве Pepsico задействованы 24 площадки по всей России, на которых трудятся более 16 тысяч сотрудников.

• У персонала наблюдался очень консервативный взгляд на автоматизированные процессы, у некоторых, например, нет личных мобильных устройств для быстрого доступа к HR-сервисам.
• Сложные корпоративные стандарты удлиняют процесс активизации учетных записей для входа в систему.
• Высокая загрузка сотрудников не позволяет уделять много времени обучению, выдаче ЭЦП и т.д.

Результаты проекта

Проект начался в 2021 году, будет продолжаться в 2022 году. Цель проекта- 100% вовлечение производственного персонала в автоматизированные процессы.

За шесть месяцев вовлечено более 30% производственного персонала в digital HR-процессы.

Сотрудники самостоятельно начали пользоваться HR-сервисами, не прибегая к помощи руководителей или администраторов смен.

Бенефиты - экономия бюджетов на бумагу, расходные материалы, транспортные и командировочные расходы.

Высвободилось время руководителей для повышения эффективности процессов.

Смотрите также: Автоматизация HR-процессов на 80% снизила нагрузку на кадровую службу

Имидж работодателя, как компании с высокотехнологичными процессами, повысился.

Сотрудники стали экономить время на визиты к HR-администраторам.

Временные ресурсы экономятся пропорционально росту вовлечения в digital HR-процессы – сотрудники делают заявки, подтверждают или подписывают документы удаленно, со своих мобильных устройств, без визитов в офисы.

Фото Unsplash

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Если в вашей компании были реализованы не менее интересные и эффективные проекты, расскажите о них на конференции WOW!HR 2022 .