Время организовать невозможно, а вот пространство в своей голове вполне реально

О том что такое на самом деле time-менеджмент, и как не стать механическим исполнителем и рабом галочки в ежедневнике рассказал HR-tv.ru Захаров Сергей, сооснователь SmartProgress...

Что такое вообще GTD и каковы его ключевые принципы и правила?

Когда речь заходит о GTD, большинству приходят на ум супермены, которые даже спят в идеальных костюмах (или вообще не спят) и живут по книгам типа «7 навыков высокоэффективных людей», у которых есть списки дел и списки списков дел. То есть, такие андроиды-достигаторы.

Вы уже чувствуете, что где-то здесь должно быть «но»? Правильно: но, это не так, и сам изобретатель системы GTD (Getting Things Done), Дэвид Аллен, против такого подхода.

«Люди часто думают, что я маниакальный трудоголик с ОКР, которому важны только результаты. А ирония в том, что я и придумал эту систему, как-раз чтобы иметь поле для маневров, чтобы иметь возможность быть спонтанным, расслабленным. Свободным. Смысл в свободе, а не в том, чтобы стать рабом списка дел, как многие думают.»

Более того, Дэвид Аллен не называет GTD системой тайм-менеджмента. Он предпочитает думать о ней, как о системе управления пространством, а не временем, потому что время просто есть, им невозможно управлять.

Таким образом, GTD это система управления пространством в голове. Суть системы GTD в двух словах — очистить разум от всего, что мешает думать и принимать решения.

Принципы

Система GTD построена на пяти базовых принципах.

1. Сбор

2. Обработка

3. Организация

4. Обзор

5. Действия

Да, в русской интерпретации они звучат чересчур официозно, но на самом деле они просты и абсолютно логичны. Я бы перевел их по-своему:

1. Зафиксировать

2. Выяснить

3. Упорядочить

4. Оценить

5. Приступить
   

1. Зафиксировать
Прежде всего, задачу нужно зафиксировать, то есть, собственно, сформулировать.

Составить список всего, что занимает ваше внимание. Сюда попадут и важные дела, и неважные, и срочные, и несрочные. Суть в том, что часто внимание расходуется на мелочи, особенно, если это срочные мелочи. Вроде, это логично, но на самом деле, эти мелочи могут отнять время у важных дел.

Люди интуитивно сопротивляются этому, когда они держат дела в голове, они ощущают чувство ложного контроля. К этому еще примешивается страх узнать как все на самом деле плохо, похоже на то, как люди не ходят к врачу «вдруг он найдет у меня рак».

В общем, когда вы вынули все эти дела и задачи из вашей головы, только тогда вы можете понять, тем ли вы заняты, и что из этого действительно важно.

2. Выяснить

Второй шаг — выяснить, какую пользу принесет выполнение каждого пункта, и что будет если его не сделать. То есть, понять, какой вам нужен результат. Нужно ли вам это вообще? Если да, то какой вам нужен результат? Эта задача выполнима на практике, или это что-то абстрактное? Если это практическая задача, какой следующий шаг для ее реализации?

Мы невольно предпочитаем избегать подобных размышлений, потому что они трудоемкие, и требуют немедленных решений и действий.

Многим проще продуктивно прокрастинировать, то есть, занимать себя всякими делами, только бы не браться за эту тяжелую работу. Вроде как, я лучше пойду переберу носки, вместо того, чтобы заполнить эту чертову налоговую декларацию.

3. Упорядочить

После того, как вы разобрались со списком, пришло время разделить все эти дела на три категории: список простых дел (купить кошачий корм, отнести камеру в ремонт), список проектов (дописать книгу за лето, сделать сайт по продаже пряжек для ремней), и календарь (встретиться с другом, позвонить маме).

Люди избегают и этого, разве что, они отмечают дела в календаре, предпочитают помнить остальное. Но наши мозги не приспособлены для этого, я раз в две недели не могу вспомнить, закрыл я дверь или нет, как можно полагаться на такую несовершенную систему?

4. Оценить

Теперь настало время понять, что из этого можно сделать прямо сейчас, что нужно разбить на части, что можно делегировать, а что можно вообще не делать.

5. Приступить

Теперь мы можем приступить к выполнению пунктов, в зависимости от нашего настроения, срочности дел, уровня энергии и так далее. Ключевое здесь — принятие решения. Иногда решение может заключаться в том, чтобы не делать ничего.

Вас попросили возглавить проект, но прогнав его через систему GTD вы поняли, что пользы вам от него минимум, и вообще он вам не интересен, а взялись вы только потому, что было неудобно отказаться. Теперь вы можете сказать «нет», в этом тоже немалая польза от GTD — очистить вашу жизнь от ненужных лично вам дел.

Масштабирование GTD

Польза GTD не только в том, чтобы не забыть купить пакет молока по дороге домой, система помогает в упорядочивании не только сиюминутных дел, или проектов протяженностью в год. Эти принципы можно и нужно применять для достижения глобальных целей, даже если это поиск ответа на основной вопрос жизни, вселенной и всего такого.

Помимо пяти базовых принципов, в GTD есть модель для масштабирования системы:

1. Текущие дела

2. Текущие проекты

3. Круг обязанностей

4. Ближайшие годы (1–2 года)

5. Пятилетняя перспектива (3–5 лет)

6. Жизнь.

Подробности лучше изучить в книге Дэвида Аллена, но список дает общее представление о шестиуровневой модели — с высоты «птичьего полета», т.е. шестого уровня, видна вся жизнь, на пятом уровне пятилетняя перспектива, и так далее, вплоть до текущих дел.

Сколько времени необходимо для того чтобы начать применять принципы GTD и как это влияет на жизнь человека?

Давайте сразу определимся. GTD это не волшебная палочка для превращения закоренелого лентяя в суперпродуктивного, всё успевающего Джонни Мнемоника. GTD это средство, но цель вы должны поставить сами. Цель — взять под контроль свою собственную жизнь.

Основная проблема внедрения принципов GTD в том, что мы, люди, очень не любим менять свои привычки, они дают нам хоть иллюзию, но всё же, стабильности.

Конечно, нужно привыкать к тому, чтобы выписывать все свои дела, задачи и проекты в столбик, но вы должны сами понять и решить, что вам нужен контроль над вашей жизнью, от этого никуда не деться. Никто не сделает это за вас.

Но когда вы приняли это решение, остальное, как говорится, дело техники — сейчас существует достаточное количество инструментов, чтобы напомнить вам о вашем проекте даже во сне, не говоря уже о просмотре новостей за утренней чашкой интернета.

Чаще всего можно услышать «я же как-то жил до этого без всяких систем, на черта мне сейчас что-то переделывать, у меня всё и так хорошо».

Тут мы снова вернемся к утверждению о том, что GTD это не система управления временем, и не система для повышения личной эффективности. Getting Things Done это система для очищения разума.

Конечно, можно держать всё в голове, и записывать только дни рождения друзей и родственников, и можно «как-то прожить», но это всё равно что идти по тёмному переулку освещая себе путь телефоном. Может пронесет, а может и нет. Лучше, всё-таки, видеть куда ты идешь, и планировать маршрут заранее.

Животные помнят свою жизнь в среднем на 20 секунд назад, и планируют наперед максимум на 3. Вот это настоящее выражение девиза «будь здесь и сейчас»! Но люди немного отличаются от животных умением и необходимостью планировать.

Поэтому, будет это GTD, Do It Tomorrow или любая другая система управления делами, не важно, важно, чтобы она работала именно для вас.

Потому что совершенно определенно одно — наши мозги плохо приспособлены для того, чтобы хранить большие списки дел, задач и приоритетов, а если всё же умудритесь держать всё это в голове, вряд ли в ней останется место для чего-то еще.

Отвечая на вопрос, «что мне даст GTD» одной строкой — свободу, спокойствие и контроль над делами, задачами и целями, как текущими, так и глобальными.

Как эффективно справляться с большим потоком задач?

Это самая частая проблема у тех, кто уже начал пользоваться системой — слишком большой поток задач.

Здесь, опять же, нет никакой волшебной пули, но, благодаря тому, что этот вопрос задан миллион раз — что делать с большим потоком задач, ответ на него известен давно — лучшее, что вы можете сделать, чтобы справиться с большим потоком задач — делегировать часть из них. В первую очередь это касается, разумеется, тех, которые кто-то может выполнить лучше чем вы. Конечно, вы можете возразить: «но ведь это породит еще задачу, теперь уже по контролю выполнения».

Да, конечно, но тут это уже зависит от вас, сможете ли вы найти человека и поставить ему задачу так, чтобы не нужно было «стоять у него над душой». С другой стороны, проконтролировать почти всегда легче, чем сделать.

Второй шаг, который можно предпринять, чтобы снизить нагрузку — выполнить задачи, которые потребуют от вас меньше десяти минут. Это не только разгрузит ваш список, но и придаст сил от «быстрых побед», главное, чтобы вы не ограничились только этими «быстрыми победами», иначе это будет не более, чем прокрастинация.

Третий шаг — отделить важные дела от срочных. Часто мы попадаем в ловушку собственного сознания, и расходуем свое время и силы на срочные дела. Но срочные не значит важные, особенно когда речь идет о ваших личных проектах.

Четвертый по счету, но не по эффективности — разбить большие задачи на маленькие действия, вплоть до того, что оставить только по одному следующему действию от каждой, иначе, есть риск что объем будет на вас подсознательно давить, и вы опять займетесь «продуктивной прокрастинацией», сосредоточившись на простых и срочных делах а не важных.

И еще один способ вернуть себе контроль над списком дел, хотя он звучит абсолютно контр-интуитивно.

Марк Форстер, автор другой системы, Do It Tomorrow, утверждает, что в первую очередь нужно делать самые не срочные дела. Звучит бредово, но он объясняет это тем, что срочные дела делятся на две категории:

1. Действительно срочные дела

2. Запущенные дела

С действительно срочными всё понятно, это такие, которые возникли вот только что. Запущенные дела, это такие, которые стали срочными потому что вы игнорировали их сколько могли, например, потому что они были вам неприятны, или за них было страшно браться.

Таким образом, если вы будете делать не срочные дела в первую очередь, вы полностью избавите себя от срочных дел, кроме тех, которые возникли только что.

Часто спрашивают «А как же быть с реально срочными делами?», на что я отвечаю «вам ведь не нужна система или список дел, чтобы понять, что если вы не стащите кота с перил балкона, он может упасть?»

Частой проблемой является материальная организация задач и контроля их реализации. Просьба рассмотреть и сравнить плюсы и минусы.

Разумеется, вы не ограничены рамками программных продуктов, никто не запрещает вам вести дела в ежедневнике, но скажите честно, вам правда хочется управлять системой управления временем?

То есть, следить за технической частью исполнения этой системы — вести отдельные списки трех типов, потом отдельные списки для шести уровней системы (дела, проекты, обязанности, ближайшие годы, пятилетки, жизнь)?

Или вам просто нравится картинка — вы с бумажным ежедневником, исписанным вдоль и поперек, с чашечкой кофе на Монмартре, мимо окон пробегают парижане, прячась от дождя под сложенными вдвое газетами? Или вы из тех людей, кто признает только бумажные книги, бензиновые двигатели и бургеры из натуральных коров?

Как бы там ни было, скорее всего, вы потратите больше времени на поддержание этой системы в рабочем состоянии, чем на свои дела, другими словами, станете тем самым рабом системы.

Пусть потеет машина, вы удивитесь каких высот достигли программные продукты, вдохновленные GTD и другими системами управления делами.

Автор: Захаров Сергей, сооснователь SmartProgress