Зрелость процессов как основа повышения эффективности

Какие есть способы повышения эффективности, почему деятельность HR в этом направлении сводится к двум неверным шагам, какие 5 моделей уровня зрелости нужно учитывать и в чем важность здравого смысла, порталу HR-tv.ru рассказала директор по персоналу ICL Services Алсу Глинская .

Современные реалии оказывают все большее давление на компании, заставляя их искать новые способы повышения эффективности.  Совершенно очевидно, что в борьбе за нее весомый вклад должен исходить от HR и это могло бы стать их звёздным часом. Но... почему-то из раза в раз деятельность HR в сфере повышения эффективности сводится к:

1. концентрация на улучшении планирования деятельности;
2. HR-трансформации.

Надо сказать, что ни то, ни другое не получается особо хорошо. Но обиднее то, что стремление к более точному планированию не ведет к увеличению эффективности. Это связано с изменениями, которые происходят слишком часто, а точные планы актуальны лишь на месяц-два, к тому же дотошная детализация – это излишнее время и трудозатраты. Уже успевшая набить оскомину HR-трансформация, реализация которой оказывается зачастую лишь реструктуризацией, как правило действительно ведет к снижению затрат, и часто это становится не афишируемой целью. Но снижение затрат не ведет однозначно к повышению эффективности.

Возможно, пора вновь стать проще и обратить внимание на процессы, по которым HR работают. Когда я говорю «вновь стать проще» я имею в виду ту простоту, что по ту сторону сложности. Помните?

«Мне совершенно безразлична простота, которая предшествует сложности, но за простоту, которая достигается преодолением сложности, я готов отдать жизнь» (Оливер Венделл Холмс)

Представим, что мы, обретя более глубокие знания, решили найти простое решение там, где до этого исчерпали все возможности. Поговорим о повышении эффективности HR-процессов через оценку зрелости HR процессов.

На вопрос: «Вы делали оценку зрелости ваших HR-процессов?» редко приходится ожидать положительный ответ. А зря. Сегодня есть несколько широко используемых моделей для оценки зрелости процессов, например: модель зрелости процессного управления компании Gartner, модель оценки уровня зрелости процессов, связанных с разработкой программного обеспечения, СММ (Capability Maturity Model), интегрированная модель оценки уровня зрелости процессов CMMI (Capability Maturity Model Integrated), являющаяся обобщенным подходом к любым технологическим процессам, модель уровней зрелости процессов в международных стандартах ISO.

Смотрите видео: Видеоконтроль качества бизнес-процессов

Эти модели, за исключением некоторых особенностей, описывают уровни зрелости следующим образом:

0     уровень.  Процесс не существует.

1 уровень. Деятельность осуществляется хаотически, от случая к случаю без единого подхода. Руководство не организовано.

2 уровень. Одинаковые задачи решаются разными людьми сходными методами. Но формальных процедур распределения ответственности нет. Высокая зависимость от отдельных сотрудников, что повышает вероятность ошибок.

3 уровень. Процедуры стандартизованы и документированы. Однако отклонения от процедур не всегда отслеживаются. Процедуры формализуют существующую практику.

4 уровень. Руководство контролирует и измеряет процесс и принимает меры, если процесс неэффективен. Могут использоваться инструменты автоматизации процесса.

5 уровень. Процесс развит до уровня хорошей практики в результате постоянных улучшений и сравнений с другими компаниями. Соответствует целям заказчика.

Для оценки зрелости HR-процессов накладываем на эту схему основные точки процесса и на пересечении получаем соответствующее описание. Впрочем, проще найти готовые модели. В основном, правда, англоязычные.

Для чего измерять зрелость процесса?

Здесь все просто. Знание текущего уровня зрелости дает ориентиры для перехода на следующий. Также эту информацию о высокой зрелости HR процессов можно выгодно использовать как преимущество для отстройки вашей компании от других. Однако важно понимать, что сама по себе высокая зрелость HR процесса не дает гарантии его эффективной работы в любой ситуации. Зато дает определенную степень уверенности. Т.е. чем выше зрелость, тем больше вероятность того, что процесс эффективен.

Как измерить текущую зрелость процесса? Самый простой способ – внутренний опрос ключевых пользователей процесса.

Читайте также: Как составить эффективную матрицу зон ответственности

Сама по себе измеренная цифра ни о чем не говорит. После того, как мы определили текущую зрелость, надо ответить на вопрос: А какой уровень зрелости нам нужен?

Эффективность работы процесса, конечно, зависит от уровня его зрелости, но это не линейная зависимость. Также нужно понимать, что затраты на обеспечение зрелости растут тоже не линейно, а по экспоненте. Т.е. поднять уровень зрелости с уровня 1 до 2 стоит не очень дорого, а вот поднять зрелость с 4 до 5 выйдет дороже. Каких-то универсальных методик для расчета целевого уровня зрелости процессов нет. Однако в этом вопросе помогает старый добрый здравый смысл, который позволяет нам увидеть очевидные закономерности:

1. В мире ограниченных ресурсов имеет смысл сконцентрироваться на развитии критически важных для компании процессов. Для растущей компании, очевидно, более важны процессы привлечения и найма, нежели процесс оформления увольнений.
2. Учитывая стоимость поддержки, не имеет смысла удорожать поддержку не слишком критичного процесса.
3. Нет смысла развивать зрелость одного процесса, не принимая во внимание зрелость связанных процессов. Плохо, когда в компании отлично развит процесс найма, но отсутствующий или очень начальный уровень процесса адаптации.
4. Ну и, конечно же, необходимо ориентироваться на уровень зрелости потребителя HR-услуг. Существует соответствие, хотя и нестрогое, между стадиями жизненного цикла компании и уровнями зрелости процессов. Как минимум странно развивать процесс до высокого уровня, если в компании в принципе еще нет культуры управления на основе полученной аналитики.
5. Возможно, что-то еще забыла, но ваш здравый смысл не подведет.

Таким образом целевую зрелость HR-процессов мы будем определять, исходя из таких критериев, как:

- Текущий уровень зрелости
- Критичность процесса для компании
- Уровень зрелости связанных процессов
- Уровень зрелости потребителя HR-услуг.

Такой подход используем мы в компании. Работает. Проверено.

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна