Надежда Макова: «Знания — это актив компании, который важно бережно хранить и расширять»

Каждая команда рано или поздно сталкивается с проблемой управления интеллектуальными активами. Меняются бизнес-процессы, приходят новые сотрудники, и, как следствие, увеличивается объем информации и затраты на ее хранение. Решением проблемы может стать создание единого хранилища экспертизы, куда каждый член команды будет вносить свой вклад. Почему максимально важно работать над собственной базой знаний в компании любог о масштаба, как эту базу создать и поддерживать, делится СЕО просветительского проекта «Теории и практики» и образовательного ИТ-сервиса K-AMPUS Надежда Макова .

Знания представляют собой интеллектуальный капитал компании, который необходимо сохранить и размножить для всей команды. Правильно подобранная база знаний автоматизирует эти и другие задачи HR-специалиста и руководителя, удовлетворяя потребности команды в новых знаниях.

Читайте также: Не просто курсы: новые возможности онлайн-обучения

3 причины, почему важно создавать базу знаний

1. Это единое хранилище общих знаний команды на случай прихода новых сотрудников (для быстрого онбординга) или ухода старых (для сохранения знаний внутри).

2. Это важный инструмент в формировании непрерывного развития (каждый день по 10–15 минут изучение новой полезной информации, помимо прохождения профессиональных курсов 2 раза в год).

3. Формирование общности интересов, обмена опытом и мнениями — укрепление командного взаимодействия, что особенно актуально в период дистанционной работы.

Что такое управление знаниями?

Концепция управления знаниями, или knowledge management, была сформулирована в 90-е годы XX века. Американский академик и автор книг по управлению знаниями Томас Дэвенпорт описал ее как «процесс сбора, распространения и эффективного использования знаний».

Позже Gartner Group расширила это определение до «системы, которая предполагает интегрированный подход к поиску, сбору, оценке, восстановлению и распространению всех информационных активов бизнеса. В состав таких активов могут входить базы данных, документы, политики, процедуры, а также знания и опыт отдельных работников, которые ранее не фиксировались».

Основные проблемы, связанные с отсутствием базы знаний в компании:

- Потеря знаний и ценной экспертизы , которая связана с ротацией опытных сотрудников.

- Потеря времени на повторное решение стандартных задач . Когда нет единой удобной базы знаний, сотрудники тратят много времени на анализ и многократное решение одних и тех же вопросов. Данные IDC показывают, что «работник умственного труда тратит примерно 30% рабочего дня на поиск информации. Большую часть времени он все еще не может найти сведения, необходимые для быстрого выполнения своей работы. Кроме того, зачастую данные недоступны или устарели».

- Потеря первоисточников и искажение фактов. Мы все разные, и у нас разные способы понимания и интерпретации вещей. Если мы не документируем проблемы и их решения, важная информация теряется и иногда воспринимается совершенно иначе.

- Демотивация новых сотрудников. Компаниям с налаженным процессом адаптации удается повысить удержание новых сотрудников на 82%, а производительность — более чем на 70%.

Зачем вам база знаний?

- Обучить новых сотрудников, организовать обучающую среду , по казать новичкам примеры отчетов, образцы договоров и прочее, не отвлекая от работы других членов команды.

- Сэкономить время на поиск и получение нужной информации, минимизируя лишние или повторяющиеся вопросы. Здесь поможет тегированная база знаний, когда каждой единице контента присваивается тег, по которому легко найти материал по нужной тематике (например, #креативность, #язык программирования, #договор).

- Объединить сотрудников на удаленке, организовать совместную работу с документами, презентациями и отчетами, поддержать общность интересов и сплотить команду в период снижения бюджетов.

- Сделать коллективные знания собственностью компании , а не отдельных сотрудников.

С чего начать?

Для начала проведите аудит — четко определите, какие знания уже есть в вашей команде. Ответьте на вопрос, какие навыки и компетенции важны для вашей компании, ее устойчивого развития. На этом этапе вы сможете четко понять, каких знаний не хватает, а какие избыточны. Определить их — трудоемкая, но очень полезная практика, которая позволит взглянуть на себя и команду с точки зрения необходимых компетенций. После внутреннего аудита можно приступать к выбору платформы.

Как и где хранить информационные активы компании?

Чтобы использовать знания и управлять ими наилучшим образом, важно создать единое хранилище данных. Важно, что, помимо основной функции — хранения и систематизации информации о процессах и практиках, принятых в компании, — в идеале база должна служить платформой для общения и получения обратной связи.

Однажды сформировав базу знаний, важно всегда поддерживать ее в максимально актуальном состоянии. Это крайне трудоемкий процесс, в котором на помощь могут прийти новые технологии, аутсорс команды и удобные сервисы. Самую комплексную работу с базой данных предлагает облачный сервис K-AMPUS , который сейчас бесплатно могут протестировать компании и их команды в течение 14 дней. Он предоставляет не только безопасное и крайне удобное в использовании хранилище для любых материалов компании, но и готовую и постоянно обновляемую базу знаний, состоящую из более 3000 единиц промаркированного по навыкам и отфильтрованного профессиональными методологами контента. Сервис дает возможность отслеживать, какие материалы изучают коллеги, какие отзывы и рекомендации оставляют, помогает легко делиться знаниями друг с другом и адаптировать новичков через общий сервис обучения и развития команды.

Другие примеры менее функциональных и без готового контента платформ — привычный многим Google Disk или специальные приложения Notion, Confluence, WikiWorks, главная цель которых — помочь новичкам найти существующее описание способа решения какой-либо проблемы предметной области.

Как создать собственную базу знаний?

1. Выбирайте платформу, одинаково удобную для всех сотрудников и с понятным интерфейсом . Однажды известный маркетплейс взял на работу в техподдержку сразу 400 новых разработчиков. На этапе адаптации они задавали вопросы своим наставникам, другим коллегам, пытались разобраться в хранилищах и дисках. В то время информация хранилась хаотично в разных источниках — Confluence, Google Docs, Word. Для системы техподдержки и разработчиков были удобными OneBar и Stack Overflow, которые при этом не подходили сотрудникам HR и бизнес-представителям. В итоге компания вернулась к Confluence, которая сочетает в себе удобный и понятный интерфейс для всех участников процесса.

2. Ценность базы знаний — в ее актуальности и постоянном расширении . Крупные компании нередко приходят к нам в Центр корпоративного обучения и развития «Теории и практики» с запросом актуализировать базу знаний внутреннего корпоративного портала и дополнить ее новыми обучающими и просветительскими материалами. На регулярной основе мы создаем десятки единиц полезного контента в разнообразных форматах для удобства всех типов восприятия: лонгриды, инфографики, скрайбинги, подкасты. На собственном опыте мы видим, что сегодня все больше компаний понимают важность собственной базы знаний не только как хранилища документов, но и непрерывного развития сотрудников.

3. Обратите внимание, есть ли опция делиться обратной связью и предлагать улучшения после ознакомления с материалом. Технически это реализовано в виде оценок пользователей, комментариев, лайков, рекомендаций. К тому же важно не просто создать базу знаний, но и вовлекать в ее улучшение сотрудников, как поступили специалисты компании BIOCAD. Они понимали, что база знаний — это продукт, который должны поддерживать реальные люди. Мотивируйте сотрудников самим добавлять материалы в базу. Это привнесет элемент геймификации и будет способствовать развитию в них привычки учиться.

4. Используйте принцип «одного окна». Все процессы организации обучения, адаптации, онбординга должны храниться в одном месте : от заявок и планирования до аналитики и отчетности. Так поступили в компании Tinkoff: сначала в базу знаний загружали записи конференций и обучения, но затем стали вносить в нее и полезные документы. «Обмен знаниями — это катализатор развития, он улучшает процесс, сподвигает сотрудников к росту и делает их жизнь интересней, а работу — эффективнее», — рассказывает тест-менеджер Tinkoff Мария Палагина.

Смотрите также: Корпоративное образование с удаленным доступом

5. Немаловажной будет функция с возможностью выбирать индивидуальные планы развития . Умная система диагностики K-AMPUS определит точки роста для каждого сотрудника и сформирует индивидуальные подборки материалов для развития.

База знаний давно перестала быть никому не нужным разрозненным складом документов, который время от времени аудирует команда HR. Это ключевой инструмент укрепления командного взаимодействия и формирования развивающей среды в компании любого масштаба. Пренебрежение использованием или недооценивание может лишить ваш бизнес большого конкурентного преимущества.

Фото K-AMPUS

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна