Внутрикорпоративные продукты для бизнеса: почему их стоит использовать

Мы, как и все, начинали с парочки небольших утилитарных автоматизаций для решения внутренних задач компании. Со временем это переросло в целую систему, которая сегодня ежедневно помогает компании экономить свои ресурсы. Все наши сервисы рассчитаны на несколько сегментов пользователей — «Все сотрудники», «Руководители», «Новички», «HR».

Развивать их нам в первую очередь помогает обратная связь коллег. Мы получаем от сотрудников заявки, в которых они пишут, чего не хватает, что хотелось бы улучшить. Все эти просьбы и предложения мы рассматриваем и приоритезируем. Например, смотрим на потенциальный эффект от внедрения той или иной инициативы, какому количеству сотрудников она реально будет полезна. Также мы проводим тест-интервью в процессе разработки — набираем группу людей, собираем обратную связь и дорабатываем продукт перед выкладкой.

Чтобы понять, нужно ли в компании автоматизировать HR-процессы, необходимо взглянуть на размер предприятия, набор HR-процессов и сложность их пути. Лучше всего рассмотреть каждый блок и просчитать, какую выгоду мы получим в случае его автоматизации, каков будет срок окупаемости. Например, если автоматизировать отправку документов, и компания будет экономить на этом 50 тысяч ежемесячно, а через два года выгода составит уже больше миллиона, то, скорее всего, такое решение стоит внедрить.

К любой автоматизации нужно подходить с точки зрения оценки проекта. Смотреть на то, что можно сделать, какой выхлоп это даст и устраивают ли сроки окупаемости. Однозначно сказать, какие решения для кого больше подходят, — нельзя. Например, маленьким компаниям, которые показывают небольшой рост год к году, не стоит тратиться на автоматизацию просто потому, что им проще будет нанять малобюджетного специалиста, который будет вручную создавать и рассылать те же самые письма и документы. Но если компания активно растет, тогда целесообразно инвестировать в автоматизацию, чтобы все процессы были отлажены к тому моменту, когда сотрудников станет в несколько раз больше.

Для быстрорастущих и крупных компаний есть базовый набор инструментов. Мастхэв — это автоматизация оценки и обучения персонала, а также различных заявок в HR. Автоматизация позволит обеспечить непрерывность этих процессов, потому что адаптация и обучение — это цикличные вещи, а на заявки всегда есть массовый спрос. Всё остальное зависит уже от компании.

Что касается бюджета, стоит ориентироваться на среднюю стоимость коробочного решения на рынке. Если планируется писать программу внутри компании, оценивать нужно по ФОТ команды с учетом косвенных расходов и сроков внедрения.

У нас автоматизирован процесс награждения лучших сотрудников корпоративной валютой за достижения начиная с появления напоминалки и заканчивая выпуском печатной продукции и награждением. Ручной только копирайтинг. Так, у руководителя есть возможность выбрать в программе сотрудника и то, за что его награждают. Эта отметка приходит HR на рабочий стол, ее согласовывают и при необходимости редактируют. После этого новость о награждении автоматически появляется на корпоративном портале с уже сформированной грамотой и бейджем с достижениями, а сотруднику начисляется корпоративная валюта «Виткойн».

Главная задача этого сервиса — оптимизировать трудозатраты HR и руководителей на этот процесс. Они очень много времени тратили на то, чтобы скопировать ссылку на профиль каждого сотрудника, его личные данные, внести это всё в табличку. Затем HR вручную всё это разбирали, составляли посты, отбирали картинки, грамоты. Если раньше на это у отдела уходило 3 дня, то с введением автоматизации процесс ускорился до 2 часов. В деньгах экономия составила 120 тысяч рублей ежемесячно, разработка окупилась за две недели.

Также у нас есть сервис, который помогает новым сотрудникам адаптироваться. На портале для каждого новичка формируется лендинг дирекций. Например, ты — сотрудник розницы, и тебе для работы нужно получить только актуальную информацию по своему департаменту. Ты просто выбираешь нужный лендинг, где собраны все регламенты, информация по обучению и карьерному росту, структура, вакансии, дни рождения сотрудников из департамента и так далее. Раньше новым работникам приходилось искать информацию по своей дирекции в общей базе, что занимало много времени. Новый сервис получил много хороших отзывов, когда мы оценивали уровень счастья сотрудников.

Из других интересных автоматизаций — задачник «Цели дня». В нем сотрудники ставят себе цели на день, неделю и месяц, а уже их руководители отслеживают, как выполняются эти задачи. Этот сервис синхронизирован с Google-календарем, отчёты автоматически направляются руководителям и HR.

Помимо прочего, у нас есть аналог «госуслуг» для своих сотрудников. Через этот сервис можно коммуницировать не только с кадрами, но и со всеми дирекциями — бухгалтерией, отделом обеспечения, обучения и так далее. В заявке можно настроить исполнителей, оформление, уровни согласования. Это своего рода конструктор. Сейчас мы видим, что на сервисе создается до 30 заявок в день. Это отличный показатель востребованности решения.

Конечно же, пробуя все эти процессы выстраивать самостоятельно, нельзя обойтись без ошибок. У нас есть яркий тому пример. Мы автоматизировали лист прохождения испытательного срока, потратили на это практически месяц разработки, но им никто не стал пользоваться. Почему это произошло? Потому что мы не собрали обратную связь от руководителей, не спросили, нужно ли им это. Автоматизация была навязанной, ее использование никто не контролировал.

Поэтому если есть желание внедрить какую-то разработку, нужно выслушать не только требования, но и узнать у потенциальных конечных пользователей, нужна ли она им? Если нет, то почему? И как ее лучше всего сделать? Если это вещь не совсем добровольная, нужно сперва продумать инструменты контроля за тем, как она будет выполняться пользователями. Но всё равно регулярно собирать обратную связь, чтобы сделать максимально удобный функционал. Всего этого не было в истории с листом испытательного срока, поэтому мы его просто закрыли как раздел на портале, а деньги на разработку улетели «в трубу».

Есть еще примеры подобных факапов, но, к счастью, их было не так много. Теперь мое золотое правило — сперва соотнести запрос заказчика с целями компании, а затем проверить его гипотезу. То есть, если заказчик предполагает, что какая-то разработка сэкономит бюджет, он должен это доказать — сделать свои расчеты, привести эксперта или показать аналог на рынке. Кроме того, к этому правилу относятся инструменты контроля или элементы продвижения после выпуска разработки, чтобы ей действительно пользовались. А также регулярный сбор обратной связи и доработки по улучшению.

Что касается инсайтов, то если это своя разработка, то будет круто дополнить её дизайн-системой. Мы однажды прописали дизайн-элементы в библиотеке и больше нам не понадобилось их разрабатывать — теперь мы просто берем готовые макеты и вставляем в новые разработки. Например, у нас уже есть отрисованная кнопка и мы её не будем заново писать каждый раз, а просто скопируем код и вставим туда, куда нужно. Это может сократить время на разработку в два раза.

Также мы заметили, что пользователи положительно воспринимают геймификационные вещи, которые вовлекают персонал. У нас практически всем доступны внутренние достижения — «ВИшки». Сотрудники за них чуть ли не дерутся, часто пишут, если «ВИшки» вдруг за что-то не начислили. Этот инструмент «полунематериальной» мотивации работает хорошо. Еще мы недавно попробовали ввести квест для новичков на портале — сделали анимашки с подсказками, которые ведут по страницам портала и знакомят с ними пользователей. Это и адаптация, и повышение просмотров, и веселье, потому что квест — это интересно и запоминается.

Если резюмировать всё вышесказанное и сформулировать это в три главных совета для тех, кто планирует автоматизировать HR-процессы в своей компании, то выглядеть они будут так:

1. прежде чем приступать к автоматизации поймите, что дешевле — автоматизация или найм малобюджетного специалиста, который будет выполнять время от времени эти функции;
2. спросить конечного пользователя, а так ли нужен ему данный сервис, как вы думали;
3. соответствует ли автоматизированное решение стратегическим целям компании и будет ли работать на их реализацию.

Только после этого вы сможете рационально ответить на главный вопрос о необходимости внутрикорпоративных продуктов и их реальной пользе для вашей компании.