Три дня за 30 минут. Как эффективно автоматизировать кадры

"За 160 лет работы число бумаг так возросло, что трудно было понять, зачем нужна каждая". Как избавиться от лишней "макулатуры", резко сократить время на согласования и получить четко работающий кадровый механизм, в рубрике "Вкалывают роботы!" портала HR-tv.ru рассказала начальник отдела обучения и развития персонала ООО "Балтийский завод – Судостроение" Татьяна Паклинская .

- Что подтолкнуло заняться автоматизацией? Какие процессы были долгими, нудными, что вообще не устраивало?

- Раньше на нашем предприятии функция подбора персонала была у отдела кадров. Два года назад этот процесс передали в отдел подбора и развития персонала. Мы заметили, что со времени одобрения кандидата до его трудоустройства проходит много времени, которое может растягиваться до месяца. Где кандидат, на каком этапе оформления, было трудно определить.

Другая причина, по которой мы инициировали автоматизацию процесса трудоустройства, - "хождение" по заводу из службы в службу соискателя и сопровождающего менеджера по персоналу, чтобы заполучить "метку" о согласовании. Временные затраты и количество заполняемых бумаг зашкаливало.

Читайте также: Опыт автоматизации с повышением оборота на 50%

- Кто был инициатором изменений?

- Инициатор изменений – отдел подбора и развития персонала. Мы поняли, что наша производительность низкая (не успеваем закрывать заявки на подбор персонала). Нам нужно было создать такую программу, где бы каждый менеджер по персоналу, включая руководителя отдела подбора и развития персонала и непосредственного руководителя подразделения-заказчика, видел объем заявок, ответственных за вакансии, закрыта или нет вакансия, на каком этапе оформления кандидат.

- Кого вы привлекли для анализа ситуации?

- Для анализа процесса мы создали рабочую группу, в которую вошли те, кто принимает непосредственное участие в трудоустройстве кандидатов. Пригласили поработать с нами сотрудников, владеющих технологиями бережливого производства. Они и помогли нам картировать процесс трудоустройства, проанализировать рисковые зоны, ответить на вопросы, что и каким образом можно улучшить, оптимизировать.

- Чего удалось достичь и были ли споры в процессе?

- Сам процесс трудоустройства сократили в 4 раза. Роль "ног" и "бумаг" теперь выполняют соответствующие кнопки в специально созданной автоматизированной программе.

Споры были. В первую очередь с теми, кто привык работать в бумажном виде. Были и забавные истории. Наша идея по автоматизации понравилась "айтишникам" и главному инженеру. Они внесли в процесс разумные предложения, однако блокирующие работу менеджеров по подбору персонала. Получалось, что пока их подразделения не закупят компьютеры, "сизы", столы и стулья для новых работников, заявка на подбор даже не попадала в наш отдел. После обсуждений в рабочей группе этот неожиданный "затор" преодолели, процесс изменили.

Читайте также: ТАК вы будете развиваться быстрее конкурентов

- Как претворяли решение в жизнь?

- Этапы работы следующие:

1. Картирование и анализ процесса со специалистами по бережливому производству.

2. Разработка новой схемы процесса, его описание. На этом этапе присоединяются бизнес-аналитики и программисты.

3. Обсуждение, согласование со всеми задействованными в процессе подразделениями, внесение изменений, снова обсуждение, снова согласование.

4. Программирование процесса и апробация. Внесение корректировок.

5. Введение в эксплуатацию.

Были технические трудности с объединением данных разных компьютерных программ, используемых в отделе кадров, медсанчасти и отделе пропусков. Тем не менее, сейчас все работает.

Другого рода трудности – это сопротивление сотрудников на стадии внедрения. Даже сами менеджеры по персоналу поначалу сопротивлялись. Почему? Потому что в процессе внедрения нужно было исправлять ошибки, что неправильно работало. Желающих (из других подразделений) сделать идеальным автоматизированный процесс оформления на работу было много. Каждый высказывал свое мнение, но не каждое мнение работало на процесс с позиции его улучшения. Ну а сейчас, когда сложности внедрения позади, все участники радуются легкости процесса.

- Чем в итоге можете похвастаться?

- Во-первых, процесс трудоустройства стал прозрачным – и исполнитель заявки на подбор, и "автор" вакансии видят, на каком этапе исполнение заявки и на каком этапе оформление кандидата. Во-вторых, сократилось время "хождения" соискателей по заводу, а вместе с этим высвободилось время менеджеров по подбору персонала. В-третьих, количество бумаг уменьшилось в разы!

В-четвертых, отдел кадров получает уже "полуфабрикат", так как персональные данные кандидатов на трудоустройство в компьютерную программу заносит менеджер по персоналу, инициирующий процесс согласования. Процесс, который раньше занимал 1-3 дня, теперь занимает 30 минут. В-пятых, можно сделать выгрузку отчетов, чтобы проанализировать процесс и еще что-то улучшить.

- На что повлияли изменения в целом?

- Нашему предприятию 160 лет. Завод не однажды переживал периоды спадов и бурного роста. В эти периоды в процесс оформления на работу вводились новые требования, приумножалось количество бумаг, всевозможных служебных записок, бланков и в какой-то момент уже никто не мог вспомнить, почему мы так делаем , какую ценность несет тот или иной документ, когда и с какой целью он был создан. Автоматизация помогла "отреставрировать" процессы, с годами "поросшие мхом". При помощи картирования процесса мы увидели "болевые" точки , с которыми сталкиваются соискатели и менеджеры по подбору персонала, расставили зоны ответственности и закрепили исполнителей.

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна