Связаны одной нитью: как наладить взаимодействие отделов

Ключевой проблемой развития систем управления в современных условиях является формирование и поддержание взаимодействия между отделами, находящимися на одном уровне организационной структуры управления.

Для решения этой проблемы в теории управления и теории организации был выделен специальный вид связей в организационной структуре управления – горизонтальные связи.

Читайте также: Как достигать целей компании через изменение оргструктуры

Горизонтальные связи – это связи между двумя или более равными по положению в иерархии или статусу частями организации, но принадлежащими различным «ведомствам». Их главное предназначение – способствовать наиболее эффективному взаимодействию частей организации при решении возникающих между ними проблем. Горизонтальное взаимодействие еще называют координационным.

Плюсы горизонтальных связей:

- обеспечивают согласование самостоятельных действий частей организации в интересах достижения общей цели;

- экономят время и повышают качество взаимодействия;

- укрепляют вертикальные связи и делают организацию более устойчивой при различных внешних и внутренних изменениях;

- развивают у руководителей самостоятельность, инициативность и мотивированность, ослабляют боязнь риска.

В отличие от вертикальных, горизонтальные связи, за исключением матричной департаментизации, обычно не формализуются в ходе проектирования организации.

Если передача полномочий низшим уровням осуществляется без закрепления соответствующих ресурсов, то требуется развитие горизонтальных связей. Это необходимо для получения всей информации, относящейся к общим ресурсам и возможностям их использования.

Среди распространенных форм горизонтальных связей можно назвать следующие:

– использование прямых контактов между руководителями, взаимодействующими по поводу решения общей проблемы;

– установление взаимосвязи между двумя подразделениями, имеющими прочные контакты по основным вопросам их деятельности;

– создание временных целевых групп для решения проблем, затрагивающих несколько подразделений;

– создание постоянно действующей группы для решения периодически возникающих межфункциональных проблем.

Прийти к наиболее обоснованным решениям помогает использование группового метода.

1. Система мотивации работников. Степень выполнения общих задач группы, определяется мотивированием работы группы. Состав целевой группы зависит от того, какое значение придается высшим руководством поставленной задаче.

2. Назначение линейных руководителей. Часть группы должна состоять из линейных руководителей, отвечающих за выполнение совместных решений. Для обеспечения участия линейных руководителей в группах организация должна быть спроектирована так, чтобы затраты на горизонтальные связи были отражены в выделяемых руководителям средствах.

3. Участники должны обладать информацией, необходимой для принятия решения. В принятии решения должны участвовать все подразделения. Уровень, на котором должен находиться участник группы, может быть различным в зависимости от подразделения, его связей с другими структурами и степени неопределенности задач, стоящих перед каждым подразделением.

4. Участники должны иметь полномочия, чтобы привлечь к участию в работе свои подразделения. Участники должны использовать ресурсы, необходимые для выполнения определенной поставленной задачи, поэтому группа должна иметь все полномочия по воздействию на подразделения, связанные с данной задачей.

5. Влияние, основанное на знании и информации. Состав группы из сотрудников разных уровней управления ознаменован структурными различиями как между организациями, так и между подразделениями. Для достижения эффективной работы разрабатываются нормы и правила, влияние которых способствует быстрому решению проблем.

6. Горизонтальный процесс управления должен сочетаться с вертикальным процессом. При формировании целевой группы встает вопрос о методах выполнения заданий. В связи с этим работник может быть полностью или частично задействован в группе, также учитывается количество участников в группе.

7. Практика решения конфликтных ситуаций. При возникновении конфликта специалисты обмениваются информацией об оценке варианта решения и ищут альтернативные пути, которые бы удовлетворили большинство подразделений. Или работники сами добиваются принятия альтернативы, которой отдается предпочтение в их подразделении.

8. Руководство . Если проблема касается одного подразделения, то руководитель этого подразделения становится руководителем группы. Когда меняются роли тех или иных подразделений, выбор руководителя становится предметом особого изучения.

Смотрите также: Редизайн оргструктуры МТС

Очевидно, что в XXI веке основное значение для обеспечения эффективности организации будут играть именно горизонтальные связи, которые призваны обеспечить устойчивость функционирования всей системы управления организации.

Фото Pixabay

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна