Проект S8 Capital: обучающая платформа «S8 Академия»

Обучающая платформа «S8 Академия» представляет собой единое цифровое пространство адаптации, обучения, развития и оценки сотрудников с доступом ко всем обучающим функциям. Его цели – повышение уровня экспертности сотрудников холдинга, их информированности о системе обучения, вовлечённости в T&D и достижение поставленных бизнес-целей. Платформа обучения позволяет автоматизировать все обучающие процессы, уменьшить клиентский путь сотрудников до обучающих курсов, интегрировать индивидуальные планы развития и систему оценки персонала.

До внедрения проекта обучающие функции были реализованы в нескольких системах, что приводило к ряду проблем. Например, чтобы добраться до самого обучения, сотрудникам приходилось искать информацию о нём, контакты ответственных лиц в разных источниках, переходить на новые сайты и записываться через электронную почту. Новичкам было сложно ориентироваться в информационном пространстве и запомнить, на какой ресурс надо зайти для получения нужного сервиса. Нам важно было объединить все это в единую систему, предоставить сотруднику весь возможный объём информации в комфортном и интуитивно понятном для него интерфейсе, едином корпоративном стиле, создать привлекательные обучающие форматы. При этом нужно было сократить клиентский путь до обучения, скорость обработки заявок от сотрудников и руководителей, снизить все человеческие факторы риска при взаимодействии и увеличить количество вовлечённых в процессы обучения и развития сотрудников.

Платформу было решено создать на основе корпоративного портала – наиболее посещаемого ресурса компании. Мы выбрали IT-инструменты для реализации нашего проекта по нескольким причинам.

Во-первых, цифровизация обучения – один из главных трендов последних десятилетий. Во-вторых, автоматизация всех процессов и включение их в единый контур позволяет оперативно анализировать развитие сотрудников, давать актуальную обратную связь и повышать эффективность подразделений. В третьих, современные ИТ-решения и комфортный интерфейс повышают привлекательность продукта и помогают сотруднику отслеживать собственную траекторию развития в режиме онлайн.

Мы стартовали с ежегодного опроса по качеству обучения – именно он позволил выделить цель и определить функционал будущей площадки. Затем продумали логику, составили карту движения проекта, описали принципы работы всех функций на платформе, согласовали техзадание и приступили к реализации.

В процессе создания проекта мы привлекали провайдера для реализации основных настроек и интеграции платформы в наши существующие системы, далее реализация и администрирование осуществлялись своими силами.

Реализация проекта с момента запуска технического задания до открытия общего доступа всем сотрудникам холдинга и реализации бесшовного входа ко всем сервисам заняла 3,5 месяца. Затем в течение трёх месяцев проводилось внедрение дополнительного функционала и тестирование на фокус-группах, корректировка платформы и инструментов по результатам обратной связи.

Мы не останавливаемся на достигнутом постоянно внедряем дополнительные обучающие проекты на базе платформы, модернизируя раздел.

Проектная команда состояла из шести сотрудников из отдела управления обучением и развития персонала, создавших общую структуру и контентное наполнение платформы. Также они предлагали идеи по вовлечению сотрудников и внедрению новых сервисов и создававших часть сервисов самостоятельно. Техническую реализацию и поддержку ресурса осуществляли наши специалисты Центра развития Web-решений ИТ-дирекции при помощи провайдера.

Основная трудность заключалась в интеграции трех разных систем в единую точку входа для всех компаний холдинга, в которых работают тысячи сотрудников. Так как в портфель S8 Capital входит несколько компаний, то было сложно было выстроить различные образовательные треки для разных компаний и подразделений. Для нас стало вызовом сформировать путь, по которому все сотрудники могли бы получать доступ к образовательному и информационному контенту за наименьшее количество действий и быстрее получать нужный результат.

Кроме того, «привыкли» пользоваться разными площадками и использовать разные данные для входа на каждый ресурс. Поэтому все изменения сопровождались широкой коммуникационной кампанией о плюсах использования новой платформы, анонсированием доступного функционала, а также публикацией самых ярких комментариев по результатам обратной связи от лидеров общественного мнения. Вся информация о платформе была собрана на корпоративном портале.

Запуск информационной кампании после внедрения платформы, а также первые опросы по удобству её использования и качеству предоставляемой информации помогли собрать продуктивную обратную связь: сотрудники высоко оценили структурированность сервисов, комплексный подход к вопросам обучения и развития, простоту поиска и использования нужной информации, а также предложили идеи по развитию платформы и реализации нового функционала. Так, например, по результатам обратной связи часть информационных страниц по внутреннему обучению трансформировалась в интерактивные, с возможностью онлайн-записи на смежные по профилю курсы.
Повышение вовлечённости сотрудников отметили провайдеры обучения, на онлайн-курсы и трансляции стало подключаться гораздо больше человек. «Внешние» преподаватели также оценили удобство платформы, которая полностью покрыла техническое обеспечение электронных курсов и вебинаров.

Обучающая платформа стала, с одной стороны, личным кабинетом для сотрудника, с другой – цифровым помощником для руководителей, отразив весь EJM их команд и позволяя оперативно отслеживать и корректировать пути развития как отдельных сотрудников, так и целых подразделений для достижения стратегических целей.

Теперь любой сотрудник может легко подать заявку на внутреннее или внешнее обучение, пройти обучение по профилю должности, воспользоваться богатой библиотекой внутренних электронных курсов, записаться на актуальные внутренние обучающие и развлекательные мероприятия, подключиться к прямым трансляциям спикеров, пройти опросы компании, изучить книги онлайн-библиотеки и даже повысить свою квалификацию с помощью дополнительного профессионального образования.

Индивидуальные планы развития больше не размещаются в таблицах Excel – они автоматически формируются в профиле сотрудника и доступны ему и его руководителю. За каждую активность на платформе сотрудник получает баллы, которые может потратить в корпоративном магазине поощрений. Такой комплексный подход помогает нам постоянно повышать уровень вовлечённости и мотивированности персонала.

Реализация 3D-туров по нашим офисам, объединение всех вводных курсов и внедрение дистанционной траектории адаптации позволили систематизировать и упорядочить знакомство новичка с компанией, рабочим функционалом, коллективом, а также значительно ускорить этот процесс.

На каждое из действий сотрудник тратит не больше трёх кликов – раньше для доступа к дистанционным курсам необходимо было совершить 9 кликов. Объединение площадок и точек доступа позволило облегчить доступ к обучению, а также повысить информированность сотрудников о доступных им возможностях.

Благодаря созданию платформы нам удалось вдвое повысить количество входов на портал обучения: 84% сотрудников холдинга регулярно заходят на площадку. Новый формат адаптации позволил повысить ее на 24%, до 98%. Появился инструмент оценки прохождения адаптации.

Внедрение нового формата индивидуального плана развития для внутренних сотрудников позволило увеличить его выполнение до 92%. Ранее его прохождение не превышало 40%. На сегодняшний день в два раза вырос процент использования всех инструментов обучения и развития: от 30% до 70% по различным функциям.

Обучение и развитие сотрудников – одна из ключевых задач холдинга. И созданная цифровая платформа обучения – лучший и всеобъемлющий инструмент для её реализации.