Проект от «Росбанка»: People Sharing для правильной расстановки сил

Разработанная автоматизированная платформа People Sharing позволяет руководителям заявлять о своих нуждах в дополнительных человеческих ресурсах через удобный интерфейс приложения и оперативно получать обратную связь от руководителей подразделений, которые готовы предоставить сотрудников.

В программе People Sharing реализован качественный клиентский путь для сотрудников для быстрого обучения, лёгкой адаптации и выхода на эффективность во время перехода в другое подразделение.

События февраля 2022 года оказали влияние на предпочтения клиентов, изменив их приоритеты в выборе банковских продуктов и услуг. По этой причине прогнозируемый объем работы у части подразделений не совпал с новой реальностью. Это привело к тому, что у части подразделений сформировалась неполная загруженность, а у других подразделений объем работы увеличился. Следовательно, мы наблюдали следующую ситуацию:

- В одних подразделениях сотрудников было больше, чем задач -> отсутствие бизнес-основания для содержания штата в текущем объеме.

- В других подразделениях сотрудников стало резко не хватать -> невозможность справиться с объемом загрузки и нанять квалифицированных сотрудников в кратчайшие сроки.

Мы хотели быстро разработать и внедрить кастомное эффективное решение с фокусом на автоматизацию и прозрачность, поскольку существовавшие практики на рынке не могли быть применены у нас:

- Когда сотрудников больше, чем необходимо для решения задач, это приводит к сокращению сотрудников или сокращению их ставки. Такой подход не соответствуют корпоративной культуре Росбанка «Важен каждый».

- Если возникла краткосрочная потребность в дополнительных ресурсах, то первое, что обычно приходит в голову — найм сотрудников по срочному трудовому договору. Такой подход приводит к дорогому и долгому поиску подходящих кандидатов и необходимости глубокой адаптации новых сотрудников.

Нашей критически важной задачей было сохранить и поддержать команду в непростое время, не теряя направленность на бизнес-эффективность.

В реализации проекта приняли участие 16 человек: команда HR-проектов из 3 человек – 50% времени; Сompensation & Benefits из 2 человек – 40% времени; команда HRBP из 6 человек – 75% времени; команда обучения: 2 человека – 30% времени; IT-команда из 3 человек – 70% времени. Решение было разработано своими силами, без бюджета и привлечения внешних подрядчиков, только при участии кросс-функциональной команды «Росбанка».

Проект создавался поэтапно:

- февраль 2022 (24.02 по 28.02)

В части направлений банка объем работы снизился до критического минимума или встал на паузу, а в части подразделений возрос и требовался срочный приток рабочих сил. В рамках концепции корпоративной культуры «Важен каждый» стали оперативно прорабатываться возможные решения. Команда HR предложила концепцию People Sharing – временного обмена сотрудниками между подразделениями по инициативе руководителей.

- март 2022 (01.03 по 16.03)

Старт разработки автоматизированной платформы, позволяющей руководителям заявлять о своих нуждах в дополнительных ресурсах с помощью удобного интерфейса и получать онлайн обратную связь от руководителей подразделений, которые готовы предоставить ресурсы.

- Инструменты: Построение EJM.

- Подготовка нормативной базы

- Разработка программ обучения и адаптации для работы сотрудников в новой роли вне своего подразделения.

Для освоения каждой роли была создана отдельная программа в онлайн-формате, состоящая из теоретических вебинаров и практической отработки инструментов с ментором (действующие сотрудники принимающего подразделения).

На корпоративном портале обучения в виде собранных траекторий под разные роли были собраны материалы для самостоятельного изучения (дистанционные курсы, видео, статьи, гайды и чек-листы).

- с марта по июнь 2022

17 марта запустилась онлайн-платформа People Sharing. В этой системе руководители стали создавать заявки на потребность в дополнительных сотрудниках или откликались на заявки коллег, предоставив возможность своим сотрудникам временно переместиться на выполнение других функций.

-с июня по декабрь 2022

Ситуация стабилизировалась и баланс спроса на банковские услуги восстановился, сотрудники в полном объеме вернулись в свои подразделения. В июне программа People Sharing трансформировалась в дополнительный инструмент внутренней мобильности для создания временных проектных команд.

Проект People Sharing не только решил изначально поставленную задачу в короткие сроки, но и помог в достижении других параллельных целей в работе с командой. Мы смогли комфортно трансформировать People Sharing из антикризисного инструмента в инструмент, которым теперь пользуются многие руководители в рутинной работе, собирая проектные команды из действующих сотрудников «Росбанка».

Все поставленные задачи были решены:

- удалось обеспечить бизнес необходимыми ресурсами в кратчайшие сроки. 11 доменов из 20 существующих воспользовались программой для организации эффективного и бизнес-оправданного использования рабочего ресурса (высвобождение и привлечение);

- организовать технологичный и прозрачный процесс временного перевода сотрудников на функционал более загруженных подразделений из менее загруженных. 43% от общего числа вакансий были закрыты с помощью этого инструмента в сложный постфевральский период. Срок перевода сотрудника по программе People sharing составил не более 24 часов при согласии сотрудника;

- обеспечить удобный клиентский путь сотрудников, приступивших к новому функционалу в новых командах (рескиллинг/обучение, адаптация). 100% участников программы прошли через рескиллинг. Было создано более 20 обучающих программ, включая дистанционные курсы, видео, статьи, гайды и чек-листы. 89% удовлетворённость процессом рескиллинга среди сотрудников, 87% - среди руководителей;

- не просто сохранить вовлеченность сотрудников, но и повысить ее в 2022 году. 80% сотрудников считает, что компания достаточно поддерживает сотрудников в период изменений.

Также благодаря проекту удалось сэкономить около 50 млн рублей бюджета компании, что стало приятным бонусом.

Все эти показатели означают, что несмотря на высокую социальную неопределенность, наш подход к работе с командой является благоприятным, стабилизирующим жизненным элементом и источником моральной поддержки для сотрудников Росбанка.