Проект LIGA: Карманный HR-сервис для упрощения обмена документами

Суть проекта - внедрение сервиса «единого окна» для максимального упрощения таких HR-процессов компании, как кадровый документооборот, а в будущем и оптимизация работы с финансовыми документами. Вторая глобальная цель - минимизация прямых обращений сотрудников компании в бухгалтерию и HR-департамент. Проект назвали «Карманный HR-сервис». При внедрении проекта мы хотели оперативно перейти на КЭДО с минимальной сервисной поддержкой.

Стремительный рост компании и численности сотрудников, открытие новых обособленных подразделений в различных регионах России, увеличение кадрового документооборота (который вел всего 1 сотрудник) - факторы, которые спровоцировали необходимость повышения эффективности труда.

Порядка 80% сотрудников работают дистанционно или имеют разъездной характер работы, есть специалисты из регионов. Чтобы подать заявление на отпуск, необходимо было планировать поездку в офис, распечатать документы, заполнить их и подписать. Оригиналы документов отправляли почтой России в ЦО г. Москвы, затем оформляли авансовые документы, чтобы вернуть почтовые затраты.

В определенный момент мы увидели, как значительно выросли расходы на бумагу и почтовые услуги, увеличились трудозатраты и объемы работ сотрудников бэк-офиса, сроки обработки кадровых запросов, время на консультирование и т. д.

Основная цель, которую мы поставили - перевод на КЭДО 100% сотрудников!

Базовые задачи:

• упростить, сократить и автоматизировать работу бэк-офиса
• создать сервис «единого окна» для всех сотрудников компании
• сократить затраты и сроки на документооборот компании.

Была поставлена задача оптимизировать следующие расходы:

• обработка кадровых документов (240 000 руб. в месяц)
• упущенная прибыль (так как сотруднику необходимо было вместо выезда к клиенту раз в месяц приехать в офис для подписания документов – 1 840 000,00 рублей)
• почтовые расходы (около 200 000 руб.).

Затраты на интеграцию проекта - 0 рублей!

Реализация «Карманного HR-сервиса» стала одной из ключевых задач компании, а главным вызовом проекта были амбициозные сроки.

Именно поэтому были использованы лучшие ресурсы.

HR- и ИТ-специалисты, а также штатные сотрудники всего за две недели смогли реализовать все поставленные задачи проекта.

Как мы действовали:

• Собрали рабочую группу из 4 человек, в которую вошли два IT-сотрудника и два HR.
• Определили цель и задачи проекта.
• Определили вопросы, которые нужно решить в рамках проекта: перевести 100% сотрудников на обмен кадровыми и финансовыми документами в ЭДО.
• Нам было важно, чтобы для соблюдения информационной безопасности и закона о защите персональных данных в сервисе предусматривалась двухфакторная авторизация: для входа нужен номер телефона и код из СМС — заодно сотруднику не придется запоминать пароли.

Работа была разбита на несколько этапов:

1. Выбор поставщика услуг. Изучив предложения на рынке, мы приняли решение использовать имеющуюся у нас платформу 1С.
2. Мобильное приложение. Выбрали бесплатное приложение и адаптировали под себя.
3. Составили необходимые локально-нормативные документы для перехода на КЭДО.
4. За ДВЕ НЕДЕЛИ внедрения получили 100% согласий сотрудников по переходу на КЭДО.
5. Сформировали группу тестировщиков «Амбассадоры проекта» из 10 человек, которыми стали рядовые сотрудники офиса, выездные сотрудники, сотрудники региональных подразделений, а также их непосредственные руководители.
6. Тестировали все кадровые процессы и смотрели, как они отражаются, каким образом приходят уведомления, как происходит процесс согласования документов и т. д.
7. Подготовили презентационные материалы для сотрудников.
8. Объяснили, рассказали и обучили сотрудников пользоваться новым инструментом.
9. 1 сентября 2022 года все сотрудники в 10 утра получили ссылку на приложение, личный код для входа в приложение и подробную инструкцию по работе с программой.
10. Каждый из сотрудников самостоятельно создал себе электронную подпись.
11. Получили обратную связь от пользователей и на основании нее сформировали план доработок.

Единственная сложность заключалась в сжатых сроках, у нас было всего 2 недели на поиск провайдера, составление ТЗ, внедрение и реализацию проекта.

Благодаря сплоченности команды и отзывчивости сотрудников, все сложности были преодолены.

На сегодняшний день в нашей компании 100% сотрудников являются пользователями электронного документооборота. Каждый новый сотрудник, приходя в компанию, автоматически подключается к КЭДО.

С помощью созданного сервиса сотрудники, используя свой телефон (iOS, Android) или компьютер, могут:

• подать заявление на отпуск (ежегодный отпуск, отпуск без сохранения заработной платы)
• ознакомиться с графиком отпусков, датами переноса отпуска и получить информацию по оставшимся дням отпуска на заданную дату
• оформить отсутствие: больничный, командировка, учебный отпуск и т. д.
• получить справки с места работы, справку 2НДФЛ
• ознакомиться и получить расчетный лист
• подать заявление об изменении персональных данных (паспортных данных, адрес места регистрации и места жительства, семейное положение, телефон и т. д.), подписать дополнительные соглашения об изменении
• подписывать электронной подписью все кадровые документы
• ознакомиться с приказом и подписать согласие на работу в выходной день или сверхурочно
• ознакомиться и подписать графики сменности
• ознакомиться и подписать локально-нормативные документы.

Уже сейчас мы можем сказать, что HR-сервисы были с позитивом приняты пользователями. Сотрудники активно пользуются ими, так как каждую неделю мы получаем до 50-70 новых заявок на нашей платформе.

Сервис позволил проще и в разы быстрее обрабатывать документы, избегать ошибок в заявлениях, а также сократить расходы.

Хочется отметить, что мы регулярно получаем отзывы и предложения от сотрудников компании!

Например:

Орлов Данил Олегович - Ведущий региональный менеджер по продажам Отдела комплексного снабжения

Елена, благодарю за внедрение данного приложения!!! Это действительно удобное приложение, не нагруженное лишней информацией: отчет по заработной плате, заказ справок, больничный, отпуск, подписание документов и все в 1 клик! Это действительно круто, это будущее, и оно уже здесь!

Медведев Александр Николаевич - Региональный менеджер по продажам Обособленного подразделения г. Екатеринбург

Благодарю сотрудников персонала за то, что ввели приложение! Удобно в использовании, быстрый обмен информацией, файлами, а главное - не надо ждать неделю, чтобы получить подписанный оригинал.

Также можно легко и быстро уйти в отпуск, видеть все расчеты по зарплате и вычеты в налоговую службу! Ускорились процессы подписания бумаг, плюс они сохраняются в кабинете сотрудника. Бумажной волокиты меньше!

Не надо искать, кто тебе эту справку сделает и передаст, все в одном месте. Благодарю за развитие и облегчение рабочих процессов!

Браташова Нина Викторовна - Ведущий администратор Обособленного подразделения г.Кузнецк

Кабинет сотрудника считаю очень полезным, т. к. с его помощью ускоряются внутренние процессы согласования кадровых документов. Очень удобно, что доступ в кабинет можно иметь круглосуточно за счет наличия приложения в телефоне и планировать свои отгулы / отпуска / отсутствия в свободное от работы время. Система избавила нас от большого количества бумаги, распечатывания, перепечатывания, ожидания подписанта (вылавливания его), теперь каждый сотрудник визирует свои документы самостоятельно!

Проект был, безусловно, непростой!

Но нам помог четкий и детальный план, а также обратная связь от группы тестировщиков – наших сотрудников из регионов. С помощью обратной связи мы смогли оперативно внести изменения в первоначальный дизайн системы, а также в пути согласования документов.

На основании предложений, полученных от сотрудников, мы стали постепенно переносить в цифровое пространство всё новые процессы и в дальнейшем планируем автоматизировать:

• начисления, согласования и выплаты премий
• адаптацию персонала (ознакомление и прохождение листов испытательного срока)
• отправку, подписание, согласование авансовых отчетов
• согласование и выдачу доверенностей на прием груза и т. д.
• массовую отправку и подписание документов.

Но об этом подробно мы расскажем уже в следующем году!