Проект АО ФАРМСТАНДАРТ: создание функционального пространства «Офис 2.0»

Мы динамично развиваемся: растет число проектов, мы строим новые производственные площадки и, как следствие, растет наша команда.

В 2022 году перед компанией остро встал вопрос того, как организовать дополнительные рабочие места. В головном офисе операционного блока не осталось свободных площадей для аренды, а существующих рабочих мест уже катастрофически не хватало.

С текущей локацией нас связывает богатая история: более 10 лет наш офис находится в городе Долгопрудный, здесь же расположен наш логистический центр. Часть сотрудников работает в этом офисе с момента его открытия. Нам было важно одновременно организовать достаточное количество рабочих мест и сохранить команду, которую мы собирали долгие годы, так как переезд в новое место мог привести к потере тех сотрудников, для которых новая локация окажется не удобна. Также мы не хотели распределять команду по нескольким офисам, так как это могло бы снизить эффективность интеграции новых сотрудников в бизнес-процессы и помешать слаженной работе всех функций. При этом мы понимали, что подход, который применялся раньше, не учитывает потребности и особенности работы той или иной функции.

Так и была сформулирована задача: превратить существующий офис в максимально гибкое, кастомизированное и эргономичное пространство, дающее больше возможностей бизнесу. При создании нового офиса мы хотели выделить рабочие места и инфраструктуру для каждого из направлений, исходя из реальных потребностей и графика присутствия сотрудников.

Дизайн-проект разработал наш подрядчик — студия дизайна интерьеров при участии нашей проектной командой, в которую входили представители разных отделов.

Мы детально проанализировали существующую эффективность использования офисных площадей и подготовили прогноз потребности в площадях для каждого нашего департамента на ближайшие 5 лет. Мы сопоставили данные о фактическом присутствии всех сотрудников в офисе и то, сколько дополнительных рабочих мест понадобится в перспективе, с учетом увеличения коллектива. Была подготовлена бизнес-модель, в рамках которой мы предложили решение, позволяющее комфортно разместить увеличившийся штат на текущих площадях с глобальным изменением подхода к офисному пространству. Расчетный срок окупаемости нашего проекта составляет 3 года.

Все строительно-монтажные работы были проведены под руководством наших коллег из департамента эксплуатационного и технического обеспечения — у них есть богатый опыт строительства и реконструкции фармацевтических предприятий, но еще никогда мы не строили офисы такого класса.

Все необходимое оснащение в рекордно короткие сроки было закуплено нашими коллегами из департамента некоммерческих закупок.

Большой вклад в проект внесли коллеги из IT отдела. Получив успешный опыт удаленной работы во время пандемии, мы продолжили автоматизацию бизнес-процессов и развитие цифровых решений, позволяющих сотрудникам компании комфортно работать в дистанционном или гибридном режиме без потери эффективности. Был разработан и внедрен ряд информационных решений, позволяющих повысить комфорт работы и эффективно управлять офисным пространством.

Подготовительный этап:

По итогам проведенной аналитической работы, среди персонала были выделены 3 категории: руководители, сотрудники с постоянным местом работы и коллеги на гибридном формате. Для каждой категории были разработаны стандарты рабочего места: комплект мебели, оборудование и метраж.

Основой проекта стало отсутствие закрепленных за каждым сотрудников рабочих мест и кабинетов, гибкость пространства. При этом мы предполагали, что такой формат может вызвать неоднозначную реакцию со стороны сотрудников, поэтому запустили информационную кампанию «Офис 2.0», в ходе которой рассказывали об этапах реализации проекта и знакомили с новыми возможностями, которые предлагает такое решение.

Первый этап:

Наш офис занимает два этажа в бизнес-центре – третий и четвертый. Первым был реконструирован третий этаж. Была полностью изменена планировка, снесены стены и заново создана логика офисного пространства, дающая возможность разместить 163 сотрудника. Раньше тут «помещалось» 115 рабочих мест. Во многом благодаря уменьшению количества метров на человека с 8,3 кв.м. до 4,1 кв.м. При условии сохранения прежней модели размещения сотрудников – в кабинетах – нам на те же цели потребовалось бы 1 359,4 кв.м.

Через 1, 3 и 6 месяцев после начала работы в обновленном офисе, мы провели опросы удовлетворенности сотрудников, чтобы понять, насколько людям комфортно в новом офисном пространстве и что еще мы можем сделать лучше, приступая к реконструкции второго этажа. Опираясь на отзывы коллег, мы что-то добавляли, что-то меняли. Например, добавили разделение и обозначение для шкафных групп на курящие/не курящие. На каждом этапе реализации проекта путем опросов мы собирали обратную связь. Положительные отзывы стали наградой для всей проектной команды!

Второй этап

Затем мы приступили к реконструкции офисов, располагающихся на четвертом этаже. Они так же, как и офисы на третьем этаже, занимают 667 кв.м., где на тот момент размещалось 192 сотрудника. При условии сохранения прежней модели размещения, нам бы потребовалось увеличить аренду до 1 601,3 кв.м. В итоге и тут было организовано динамичное пространство, а количество метров на человека уменьшилось с 8,3 до 3,5 кв. без потери комфорта.

В рамках проекта все рабочие места на двух этажах были обеспечены докстанциями, которые позволяют быстро и комфортно подключить ноутбук. Гибридный график был зафиксирован в трудовых договорах с сотрудниками и правилах внутреннего трудового распорядка. На уровне внутренних локальных нормативных актов закреплена «политика чистого стола».

Наша IT-команда разработала и запустила онлайн систему бронирования рабочих и парковочных мест. Это позволило нам предложить сотрудникам возможность выбора места на любом этаже офиса. В зависимости от стоящих бизнес-задач, у представителей разных функций появилась возможность объединяться в единые рабочие группы на одной территории, чтобы быстрее решать кросс-функциональные задачи.

В те дни, когда любой сотрудник посещает офис, он может быть уверен в наличии свободого парковочного места в рамках выбранного временного слота, а система распознавания номеров, интегрированная в решение, позволяет быстро попасть на территорию и найти его. Для удобства сотрудников система бронирования существует и в формате приложения для мобильного телефона.

В рамках проекта была проведена реконструкция офисных пространств на двух этажах общей площадью около 1330 кв.м.

Мы работали «по живому». Ремонтировали и реорганизовывали офисы не останавливая рабочий процесс, поэтому пришлось «ужаться» и «уплотниться» на какое-то время. Те, кто мог, временно перешли на 100% удаленный режим работы. Ситуация требовала от нас быстрых и эффективных действий. И соблюдение коротких сроков реализации – особая гордость нашего проекта, потому что никто не верил в поставленные руководством компании сроки. Мы защитили экономическую эффективность, но экономическая эффективность начинает работать только с момента запуска проекта в жизнь. При реорганизации нашего первого этажа, с момента принятия решения до переезда людей в новый офис прошло всего 2,5 месяца. Второй этаж был реконструирован быстрее – за 2 месяца. И, честно говоря, спустя время, даже не верится, что это было возможно сделать так быстро. Но, тем не менее, мы это сделали благодаря слаженной работе всей проектной команды: строительные работы, закупка мебели, стандартизация подходов, внедрение ИТ-решений – мы двигались параллельно.

Отказавшись от системы коридоров и кабинетов, мы получили открытое пространство, где много воздуха и естественного света, а также смогли организовать комнаты для переговоров, телефонные кабины для проведения ТС, кофе-пойнты и комнаты отдыха, где можно переключиться с рабочего процесса и пообщаться с коллегами в неформальной обстановке. Мы продумали максимум деталей: зелень в интерьере, гардеробные зоны, индивидуальные локеры для хранения вещей и много другое. Теперь офис оборудован по последнему слову техники системами проведения совещаний и конференций, у всех сотрудников новые комплекты оборудования.

Любой бизнес говорит языком цифр. На пути к созданию удобного и современного офиса, где было бы комфортно создавать новые проекты и воплощать их в жизнь, мы смогли решить поставленные перед проектной командой бизнес-задачи. Мы считаем, что офисное пространство сейчас используется максимально эффективно. Высокое качество реализации проекта подтверждено анонимными опросами всех сотрудников, работающих в рамках концепции «Офис 2.0», а это 355 человек. По их результатам, более 90% сотрудников довольны работой в новом офисе и чувствуют себя в нем комфортно.

При этом было выведено из аренды более 1 500 кв.м. – это «запас прочности» нашего офиса, позволяющий нам разместить еще столько же сотрудников на его терриитоии. Таким образом, мы «расшили» возможности текущего офисного здания, сохранив команду. И реализовали проект в действительно амбициозные сроки.